Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Như vậy, Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; được doanh nghiệp ủy quyền để thực hiện các hoạt động đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh; không được nhân danh chính mình để ký kết hợp đồng kinh doanh; hoặc nhân danh doanh nghiệp của mình thực hiện các nhiệm vụ không được ủy quyền.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bị chấm dứt hoạt động trong trường hợp nào?

Căn cứ theo Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm:

– Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài. Việc thành lập văn phòng đại diện; dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng; và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh. Do đó khi không còn nhu cầu nữa; doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện

– Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia; vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp; là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Vì vậy khi doanh nghiệp đó không còn tồn tại thì văn phòng đại diện đương nhiên cũng sẽ chấm dứt hoạt động.

– Theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Do đó hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn thì văn phòng đại diện sẽ chấm dứt hoạt động.

– Trường hợp khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn thì khi đó văn phòng đại diện cũng sẽ chấm dứt hoạt động

– Bị thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép. Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong 2 năm liên tiếp

– Không gửi báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.

– Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để thành lập văn phòng đại diện.

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Hoàn thành tất cả các nghĩa vụ trước khi chấm dứt hoạt động

Để thực hiện chấm dứt văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ về thuế tại cơ quan thuế nơi quản lý.

Tiếp đến là Hoàn thành các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội cho người lao động; hợp đồng lao động, hợp đồng thuê để làm văn phòng,…

Bước 2 Chuẩn bị Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo mẫu quy định;

– Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

– Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;

– Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;

– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động; (trường hợp văn phòng đại diện trực thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương);

– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương).

Bước 3: Nộp hồ sơ

– Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện; thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện

– Thương nhân nước ngoài hoặc người được ủy quyền nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quy định tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh.