Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty cần đáp ứng điều kiện gì?

Đối với một doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, địa chỉ trụ sở chính của công ty có thể thay đổi mà không băt buộc phải cố định tại một địa chỉ cụ thể. Doanh nghiệp có thể chuyển trụ sở công ty sang cùng quận, huyện, khác quận, huyện nhưng trong cùng một tỉnh, thành phố và chuyển trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố.

Tuy nhiên khi thay đổi cần đáp ứng về quy định đặt trụ sở của Doanh nghiệp: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Lưu ý:

– Địa chỉ trụ sở công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư;

– Địa chỉ trụ sở công ty nếu là tầng cần ghi rõ số tầng và kèm hồ sơ chứng minh không phải là nhà chung cư hoặc có chức năng kinh doanh, làm văn phòng;

Cụ thể:

– Doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chưng cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng, phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.

– Trụ sở công ty cần có giấy chứng minh hợp pháp về quyền sở hữu,  quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

– Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Hải Dương

Dưới đây chúng tôi hướng dẫn Khách hàng thực hiện Thủ tục thay đổi địa chỉ khác huyện công ty tại Hải Dương

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận tại cơ quan thuế

Trước tiên quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ  thuế đối với cơ quan thuế nếu địa chỉ trụ sở mới khác quận/huyện/tỉnh/thành phố. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế

– Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanhchuyển trụ sở khác quận

– Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở

– Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.

+ Mẫu 08.

+ Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.

+ Giấy giới thiệu/ ủy quyền  cho người đi nộp hồ sơ

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ công ty.

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận/huyện gồm có:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

– Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);

– Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện);

– Giấy ủy quyền cho công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng đăng ký kinh doanh

Thời gian hoàn thành thủ tục: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Sau khi thay đổi trụ sở công ty cần thực hiện thủ tục gì?

Thứ nhất, thay đổi mẫu dấu

Trong trường hợp công ty thay đổi trụ sở khác quận/huyện so với địa chỉ cũ, công ty cần tiến hành thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận/huyện thì không phải tiến hành khắc lại dấu.

Thứ hai, xử lý hóa đơn VAT

Do trong hóa đơn VAT yêu cầu bắt buộc phải có địa chỉ công ty vì vậy những doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn của doanh nghiệp.

Đối với những hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng đã đặt in thì cần thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thứ ba, doanh nghiệp cần thông báo cho các đơn vị tổ chức có liên quan về việc chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp mình để tiện cho việc liên lạc và trao đổi thông tin.

Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội;

Thông báo với đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần báo cáo cơ quan thuế không?

– Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh, cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp sẽ không thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục duy nhất tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mà không cần thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế quản lý.

– Trường hơp thay đổi trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Khác với trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận, huyện, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, huyện nhưng trong cùng một tỉnh, thành phố hoặc thay đổi trụ sở khác tỉnh, thành phố sẽ dấn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý. Bên cạnh thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ và nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế.