Dấu công ty là gì?

Theo mục giải thích từ ngữ của Nghị định 99/2016/NĐ-CP nêu rõ: “Con dấu là một phương tiện đặc biệt được sử dụng để đóng trên các giấy tờ, văn bản, tài liệu của tổ chức, cơ quan… Con dấu có giá trị xác nhận, xác minh một vấn đề, điều khoản, quyền, nghĩa vụ giữa một tổ chức này với cá nhân hay tổ chức khác”

Quy định pháp luật về dấu công ty như thế nào?

Căn cứ quy định của khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

– Con dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Con dấu công ty sẽ được hiểu như là một dấu hiệu pháp lý của mỗi công ty. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.

– Khi sử dụng văn bản có dấu trên đó sẽ làm cho những văn bản được đảm bảo hơn về mặt pháp lý.

Những trường hợp nào được thay đổi dấu công ty?

Mặc dù Khoản 1, Điều 44, Chương 2, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 quy định các công ty được quyền tự chủ về hình thức và nội dung con dấu nhưng không phải vì thế mà mọi người có thể tự do thay đổi con dấu khi muốn.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, những trường hợp được thực hiện thay đổi dấu công ty bao gồm:

– Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng không thể tiếp tục sử dụng;

– Thay đổi tên công ty;

– Thay đổi đăng ký kinh doanh công ty (trường hợp dấu cũ công ty vẫn thể hiện là số đăng ký kinh doanh mà chưa phải là mã số doanh nghiệp)

– Thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố (trường hợp trên dấu cũ vẫn ghi thông tin quận/huyện/tỉnh/thành phố trên con dấu)

– Thay đổi chất liệu con dấu

– Thay đổi tên doanh nghiệp, tổ chức

– Thay đổi thông tin đã được ghi nhận trên dấu công ty;

– Con dấu bị mất

Quy định pháp luật về số lượng, hình thức, nội dung con dấu doanh nghiệp

Thẩm quyền quyết định

Thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu như sau:

Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân. Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn. Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác (được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP).

Mẫu con dấu công ty

Mẫu con dấu công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Nội dung con dấu

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. 

Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Thủ tục thay đổi dấu công ty như thế nào?

Thủ tục thay đổi con dấu công ty nêu trên hiện nay đã có nhiều thay đổi mới. Cụ thể như sau:

(i) Với các công ty được thành lập trước thời điểm 1/7/2015, dấu Công ty sẽ do cơ quan công an cấp. Do đó, khi có sự thay đổi dấu sẽ chỉ cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ

Với các công ty được thành lập trong giai đoạn dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và cấp dấu (được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu), khi tiến hành thay dấu mới cần phải trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để hủy dấu cũ.

Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới

Doanh nghiệp liên hệ với các công ty khắc dấu để đặt khắc, in dấu mới (lưu ý: Ngành nghề kinh doanh khắc, in dấu mới là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những doanh nghiệp có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật để khắc dấu.)

(ii) Với các công ty được thành lập sau ngày 1/7/2015 đến nay khi cần thay đổi dấu công ty, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu, cung cấp tài liệu sau:

+ Bản sao chứng thực đăng ký kinh doanh công ty;

+ Bản sao chứng thực căn cước công dân người đại diện theo pháp luật;

+ Giấy giới thiệu hoặc hợp đồng từ doanh nghiệp cho cá nhân đi khắc dấu;

Hồ sơ thay đổi dấu công ty gồm những gì?

Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu vì lý do gì (mất, hỏng, đổi tên…) mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

Trường hợp sử dụng dịch vụ (tức uỷ quyền cho một đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp thay mình thực hiện mọi công việc liên quan đến thay đổi mẫu con dấu) mọi người có thể bỏ qua mục này. Còn trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin.

Cụ thể hồ sơ thay đổi con dấu bao gồm:

– Mẫu dấu mới muốn thay đổi;

– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu);

– 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Bản sao công chứng);

– 01 bản sao công chứng căn cước công dân/chứng minh nhân dân của người đại diện theo pháp luật;

Dịch vụ thay đổi dấu công ty của Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc

Được biết đến là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ tư vấn, thực hiện thủ tục thay đổi dấu công ty, Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc đã và đang đem lại sự hài lòng tuyệt đối cho rất nhiều khách hàng.

Đến với chúng tôi, quý khách hàng không chỉ an tâm về chất lượng dịch vụ, thời gian xử lý công việc mà còn đảm bảo chi phí hợp lý.

– Trên cơ sở những tài liệu khách hàng cung cấp, các luật sư, chuyên viên pháp lý của Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ tiến hành xem xét, đưa ra ý kiến tư vấn cũng như đề xuất những thay đổi cần thiết để điều chỉnh hồ sơ, tài liệu, thủ tục thay đổi dấu công ty phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam

– Tiến hành soạn thảo hồ sơ thay đổi dấu công ty;

– Liên hệ với cơ quan khắc dấu để tiến hành làm dấu mới;

– Nhận dấu mới và chuyển cho khách hàng tham khảo và cất giữ;

– Tư vấn các vấn đề khác liên quan (nếu có) sau khi đăng ký thay đổi dấu;

Chi phí thay đổi dấu của Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc

Nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng, Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc cung cấp hai gói dịch vụ liên quan đến việc thay đổi con dấu bao gồm:

– Tư vấn pháp luật về thay đổi con dấu qua Hotline: 0981 378 999

– Thay mặt khách tiến hành khắc dấu pháp nhân mới.

Chi phí dịch vụ thay đổi dấu mới công ty của Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ từ 500.000 VND – 2.000.000 VND (phụ thuộc vào từng yêu cầu của khách hàng về nội dung mẫu dấu mới)

Liên hệ tư vấn, yêu cầu thay đổi con dấu công ty

– Yêu cầu dịch vụ trong giờ hành chính: 0981.393.686 – 0981.393.868

– Yêu cầu dịch vụ ngoài giờ hành chính: 0981.378.999

– Điện thoại: 024.628.52839 (HN) – 028.73090.686 (HCM)

– Email: [email protected]

Như vậy, qua bài viết này quý khách hàng đã hiểu rõ về thủ tục thay đổi dấu công ty. Nếu trong quá trình thực hiện gặp phải những khó khăn hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải quyết. Đại Lý Thuế Gia Lộc xin chân thành cảm ơn quý khách hàng, quý bạn đọc!

Quý khách có thể hỏi đáp nhanh thay đổi dấu công ty

Thời gian thay đổi dấu công ty bao lâu?

Thời gian thay đổi dấu công ty sẽ: 1-2 ngày làm việc sau khi đã thống nhất được nội dung mẫu dấu mới

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng dấu trên hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp không?

Về việc sử dụng con dấu, tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định:
Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng lý doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

Điểm mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 về con dấu doanh nghiệp

Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.

Chữ ký số đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích khái niệm. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.

Doanh nghiệp được quyền tự quyết đối với con dấu

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

– Tên doanh nghiệp;

– Mã số doanh nghiệp.

Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.

Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014).

Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.

Không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay.

Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Thay đổi liên quan đến việc quản lý, lưu trữ và sử dụng con dấu

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Quy định này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, quy định mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.