Việc Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh giống như tạo dựng một nền móng vững chắc cho sự phát triển sau này của doanh nghiệp khi có ý định mở rộng thị trường. Vậy Hồ sơ thành lập cần những gì? Thủ tục Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh ra sao? Khách hàng quan tâm theo dõi bài viết để có thêm thông tin hữu ích.

Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ khoản 2 điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, VPĐD ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính. 

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có các chức năng chính sau:

– Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

– Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.

– Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

– Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

– Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

– Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

– Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

– Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. 

Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

Lưu ý:  Văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Việc Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh hay tại bất cứ đâu cũng không làm thay đổi hồ sơ mà Doanh nghiệp cần chuẩn bị để nộp lên cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, hồ sơ thành lập VP Đại diện bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh

Để Doanh nghiệp dễ hình dung trong việc tiến hành thủ tục Thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bắc Ninh dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn dựa trên các bước làm việc cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Quý khách hàng tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên. Hồ sơ hợp lệ thì Doanh nghiệp mới được cấp giấy chứng nhận văn phòng đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp truy cập website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.

Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Đại Lý Thuế Gia Lộc luôn hỗ trợ Doanh nghiệp hết mình trong thủ tục thành lập VPĐD

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập văn phòng đại diện, chúng tôi cam kết hỗ trơ đăng ký thành công văn phòng đại diện từ A-Z giúp Khách hàng tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký. Trong tất cả các dịch vụ chúng tôi đều cam kết thực hiện:

– Nhanh chóng – trọn gói – uy tín- chuyên nghiệp.

– Giúp doanh nghiệp không tốn thời gian đi lại nhiều lần.

Đến với dịch vụ Thành lập văn phòng đại diện công ty tại tỉnh Bắc Ninh, chúng tôi sẽ hỗ trợ Khách hàng các công việc như sau:

– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;

– Soạn thảo, hồ sơ thành lập vp đại diện

– Hướng dẫn các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;

– Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng

– Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo

Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về Thủ tục Thành lập văn phòng đại diện tại Bắc Ninh. Khách hàng theo dõi bài viết, có vướng mắc khác vui lòng liên hệ hotline Đại Lý Thuế Gia Lộc: 0981.378.999 để được hỗ trợ nhanh chóng, tận tình.

>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Thủ tục thành lập công ty tại Bắc Ninh