Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trước khi sử dụng hóa đơn doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo phát hành/sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Vậy thông báo phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày thì được sử dụng?

Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để có lời giải đáp.

Doanh nghiệp cần phát hành hóa đơn trước khi sử dụng?

Trên thực tế, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử, còn hóa đơn giấy đang dần bị “khai tử”. Tuy nhiên, dù sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử doanh nghiệp đều phải có trách nhiệm thông báo và đăng ký sử dụng hóa đơn. Cụ thể:

Trách nhiệm của doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn giấy

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn giấy và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Bên cạnh đó, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trách nhiệm của doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Theo đó, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế trước 01 ngày trước ngày sử dụng hóa đơn.

Phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày thì được sử dụng?

Thông báo phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày thì được sử dụng là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp phát hành hóa đơn lần đầu.

Như đã đề cập ở trên, dù sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đều có trách nhiệm phải thông báo/đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế.

Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hóa đơn giấy hợp lệ thì doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành.

Đối với hóa đơn điện tử, sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký sử dụng hóa đơn hợp lệ thì doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng hóa đơn đó trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, có lẽ việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đối với họ là tương đối khó khăn. Nguyên nhân là vì chưa có kinh nghiệm đăng ký sử dụng hóa đơn cũng như không nắm rõ được các quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Theo đó, doanh nghiệp thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử tại website của các cục thuế.

Doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn giấy đến ngày 30/6/2022

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ được Chính Phủ ban hành vào ngày 19/10/2020 và sẽ bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Tại Nghị định này có một số nội dung đáng lưu ý, trong đó nổi bật nhất là các doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn giấy đến ngày 30/6/2022 đối với hóa đơn đã được thông báo phát hành trước ngày19/10/2020. Điều này cũng có nghĩa là sau ngày 30/6/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Cụ thể, Khoản 1 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về điều khoản chuyển tiếp như sau: “1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này được ban hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này được ban hành đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP…

Trường hợp từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng…”.

Khoản 2 Điều 60 Nghị định này cũng quy định về việc áp dụng hóa đơn đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022 như sau:

– Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập doanh nghiệp trong thời gian từ ngày 19/10/2020 đến này 30/6/2022, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

– Nếu chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, doanh nghiệp được sử dụng hoá đơn giấy đến ngày 30/6/2022 đối với những hóa đơn đã phát hành trước ngày 19/10/2020 sau đó phải chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là nội dung bài viết “Thông báo phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày thì được sử dụng?” mà chúng tôi gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.