Xuất hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng đối với kế toán. Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng nắm được thời điểm lập hóa đơn, xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ cung cấp tới quý bạn đọc một số nội dung liên quan tới vấn đề: Thời điểm xuất hóa đơn theo yêu cầu của pháp luật.

Thời điểm xuất hóa đơn theo yêu cầu của pháp luật

Căn cứ quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì về thời điểm xuất hóa đơn theo yêu cầu của pháp luật, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả các trường hợp hàn hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.

Bên cạnh đó bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Đối với các hóa đơn đầu vào (hóa đơn Giá trị gia tăng) bị sai thời điểm có nguy cơ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, cụ thể:

– Ngày ghi trên hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Ngày ghi trên hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thi tiền…

– Ngày ghi trên hoa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Ngày lập hóa đơn đối với hành hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm

Căn cứ quy định tại khoản 3 – Điều 11 – Thông tư số 10/2014/TT-BTC, quy định hóa đơn xuất sai thời điểm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng. Cụ thể:

– Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.

Bên cạnh mức xử phạt, chúng ta cần lưu ý tới vấn đề khấu trừ thuế Giá trị gia tăng. Đối với các dự án xây dựng, căn cứ vào Công văn 2104/TCT-KK của Tổng cụ thuế hướng dẫn Cục thuế Thành phố Hà Nội, cụ thể:

Nguyên tắc và các quy định bắt buộc, không bắt buộc trên hóa đơn khi lập hóa đơn

– Đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Không được tẩy xóa, sửa chữa.

– Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.

– Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè chữ lên chữ in sẵn.

– Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

– Căn cứ theo Điều 6 – Nghị định số 119/2018/ND-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nội udng cơ bản sau:

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.

+ Tên, đại chỉ, mã số thuế của người bán.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế Giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Tổng số tiền thanh toán.

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).

+ Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

+ Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Phí, lệ thuộc ngân sách Nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bên cạnh đó, một số trường hợp thì nội dung của hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ đúng theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ tài chính.

Như vậy, thời điểm xuất hóa đơn theo yêu cầu của pháp luật đã được chúng tôi trình bày cụ thể trong bài viết phía trên. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã phân tích một số nguyên tắc liên quan tới vấn đề lập hóa đơn.