Khi thành lập công ty cổ phần việc đảm bảo số lượng thành viên trong công ty, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các thành viên là vấn đề luôn được các cá nhân, tổ chức quan tâm.

Sổ đăng ký cổ đông là một loại giấy tờ rất quan trọng trong việc quản lý công ty cổ phần. Bài viết sau sẽ hướng dẫn về mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất?

Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Sổ đăng ký cổ đông là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty. (Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020)

Quy định sổ đăng ký cổ đông

1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

2. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.

4. Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.

5. Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.

Có phải thông báo lập sổ đăng ký cổ đông không?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì sổ đăng ký cổ đông là văn bản, tập dữ liệu điện tử hay có thể là cả hai loại này. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty cổ phần sẽ phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông.

Như vậy pháp luật hiện nay không có quy định về thông báo lập sổ đăng ký cổ đông với cơ quan nhà nước mà hoạt động lập, lưu trữ cổ đông mang tính chất nội bộ, phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Nếu cổ đông khi có sự thay đổi về địa chỉ thường trú thì sẽ phải thông báo cho công ty để cập nhật thông tin vào sổ đăng ký cổ đông.

Song Quý vị cần lưu ý:

+ Khi thành lập doanh nghiệp, người thành lập đã phải nộp kèm trong hồ sơ danh sách cổ đông sáng lập.

+ Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, các cơ quản quản lý nhà nước có thể tiến hành các hoạt động thanh, kiểm tra và sổ đăng ký cổ đông đã lập là một trong những tài liệu cần xuất trình nếu có yêu cầu.

Nội dung sổ đăng ký cổ đông

Nội dung của sổ đăng ký cổ đông gồm:

– Thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

– Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

– Thông tin về tổng số cổ phần đã bán từng loại, giá trị của vốn cổ phần đã góp;

– Thông tin về họ và tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số thẻ căn cước công dân, giấy chứng minh nhân dân hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác nếu cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính nếu cổ đông là tổ chức;

– Thông tin về số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, thông tin về ngày đăng ký cổ phần.

Như vậy công ty cổ phần khi lập sổ đăng ký cổ đông cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung trên.

Ai là người quản lý sổ đăng ký cổ đông?

Các thông tin của sổ đăng ký cổ đăng sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Cổ đông trong công ty có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Khi phát sinh việc thay đổi thông tin của cổ đông như chào bán, chuyển nhượng cổ phần, tặng cho cổ phần thì những thông tin này phải được ghi nhận vào sổ đăng ký cổ đông.

Khi chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu thì các thông tin về cổ đông phải được ghi vào sổ đăng ký cổ đông để chứng thực quyền sở hữu cổ phần của cổ đông ở trong công ty;

Công ty có trách nhiệm cập nhật, thay đổi sổ đăng ký cổ đông trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần. Người nhận cổ phần chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông.

Quá trình này cần được thực hiện liên tục, đầy đủ, chính xác từ thời điểm công ty được thành lập cho đến khi công ty bị giải thể hoặc phá sản.

Mẫu sổ đăng ký cổ đông mới nhất 2023

Hiện nay chưa có văn bản quy định về mẫu sổ đăng ký cổ đông tuy nhiên khi soạn thảo mẫu thì cần lưu ý các nội dung dưới đây:

– Đầu tiên là phần quốc hiệu tiêu ngữ, đây là phần không thể thiếu trong các văn bản. Dưới quốc hiệu, tiêu ngữ là ngày, tháng năm.

– Bên trái của phần quốc hiệu tiêu ngữ là tên công ty cổ phần, số;

– Tên sổ cụ thể là SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG;

– Tiếp đó là nội dung của sổ: Trong phần này gồm tên công ty cổ phần, thông tin về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, do phòng đăng ký kinh doanh cấp ngày….; thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Thông tin về vốn điều lệ, tổng số vốn…..; tổng số cổ phần, cổ phần cổ đông sáng lập đã mua, cổ phần chào bán….

Thông tin về loại cổ phần: cổ phần phổ thông, cổ phần ưu đãi, mệnh giá cổ phần;

– Thông tin về cổ đông: họ và tên, địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại, thông tin về chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số cổ phần, loại cổ phần, số giấy chứng nhận vốn góp, ngày cấp.

– Cuối cùng đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký tên.

Quý vị có thể tham khảo mẫu sau:

[gview file=”https://luathoangphi.vn/wp-content/uploads/2020/07/Mẫu-sổ-đăng-ký-cổ-đông.doc”]

Mẫu giấy chứng nhận cổ đông công ty

Giấy chứng nhận cổ đông giúp xác nhận được số cổ phần mà cổ đông đang sở hữu trong công ty.

Hiện nay chưa có quy định cụ thể về mẫu giấy chứng nhận cổ đông  công ty. Theo đó khi soạn thảo mẫu này cần có các nội dung sau:

– Phần quốc hiệu, tiêu ngữ; tiếp đó là ngày, tháng, năm;

– Tên giấy chứng nhận: GIẤY CHỨNG  NHẬN CỔ ĐÔNG, tên giấy chứng nhận này phải được viết hoa; dưới giấy chứng nhận là số của giấy chứng nhận;

– Tiếp theo là căn cứ ban hành giấy chứng nhận: Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp; căn cứ vào điều lệ công ty; căn cứ vào hợp đồng chuyển nhượng,…;

– Tên công ty cổ phần cụ thể: công ty cổ phần…chứng nhận ông/bà…..; giới tính, ngày tháng năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân; địa chỉ..,

– Thông tin về số cổ phần sở hữu: tổng số cổ phần sở hữu, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần,.. Kể từ ngày….ông/bà….được hưởng đầy đủ các quyền và nghĩa vụ với vai trò cổ đông công ty theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

– Cuối cùng là chữ ký của người đại diện công ty.

Quý vị có thể tham khảo mẫu sau:

[gview file=”https://luathoangphi.vn/wp-content/uploads/2020/07/Mẫu-giấy-chứng-nhận-cổ-đông.doc”]

Bài viết trên của Đại Lý Thuế Gia Lộc đã cung cấp những thông tin pháp luật về mẫu sổ đăng ký cổ đông, nội dung của sổ đăng ký cổ đông và mẫu sổ đăng ký cổ đông, mẫu giấy chứng nhận cổ đông công ty. Khi cần hỗ trợ tư vấn hãy liên hệ cho chúng tôi theo số điện 0981.378.999.