Trong hàng loạt các quy trình, quy chế tồn tại trong hoạt động của doanh nghiệp thì quy trình tạm ứng và thanh toán là một trong những quy trình quan trọng.  Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quy trình trên.

Tạm ứng và thanh toán là gì?

Tạm ứng – thanh toán là quá trình mà doanh nghiệp ứng ra trước một khoản tiền hoặc nguyên vật liệu để thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán thông qua giấy thanh toán.

Trong đó người nhận tạm ứng là người lao động của doanh nghiệp. Việc tạm ứng thực hiện bằng văn bản hay còn gọi là giấy đề nghị tạm ứng. Đây là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục kế toán và xuất quỹ để người lao động thực hiện công việc của doanh nghiệp  (tạm ứng thanh toán) hoặc cho mục đích cá nhân của người đó (tạm ứng lương).

Đối với các chủ thể thực hiện nhận tạm ứng thường xuyên (thường làm việc tại bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) thì phải được chủ thể có thẩm quyền chỉ định bằng văn bản.

Quy trình tạm ứng và thanh toán là các việc thực hiện quá trình tạm ứng thanh toán một cách chuyên nghiệp, cụ thể thông qua những bước xác định.

Vai trò quy trình tạm ứng và thanh toán?

Quy trình tạm ứng và thanh toán có vai trò rất quan trọng trọng hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể

+ Tạo sự chuyên nghiệp, đồng thời rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự, đặc biệt nhân sự liên quan tới công việc kế toán. Các quy trình cụ thể giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt được nội dung công việc cũng như tăng cường sự hợp tác, đoàn kết, phối hợp giữa các phòng ban nhưng vẫn đảm bảo phân định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong việc thanh toán, đảm bảo việc thanh toán diễn ra nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian và hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.

+ Giúp lãnh đạo được “làm đúng công việc của mình” bởi lẽ những quy trình sẽ là căn cứ để nhân viên tự nhìn vào đó và đối chiếu thực hiện sao cho đúng nhất từ đó những người điều hành sẽ có nhiều thời gian hơn để hoạch định chiến lược phát triển, thay vì phải ngồi giải quyết sự vụ và trở thành trợ lý của nhân viên dù đáng lẽ đó không phải việc của mình. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi quy trình được thiết kế linh hoạt, phù hợp với hoạt động riêng của mỗi công ty, doanh nghiệp.

+ Quy trình thanh toán được thực hiện bởi sự phối hợp của nhiều phòng ban, cá nhân, tạo ra những nút kiểm soát giúp kiểm soát giúp đánh giá công việc, kiểm soát hiệu quả sử dụng tiền trong kinh doanh.

+ Là căn cứ để tham chiếu, giải trình các số liệu kế toán, kê khai báo cáo thuế về các khoản chi phí của doanh nghiệp, giúp công ty kiểm soát nội bộ hiệu quả cũng như giúp việc thu chi trở nên hợp lý, hợp lệ hơn, tránh sai sót về hoá đơn, chứng từ, … và kiểm soát việc sử dụng chi phí theo các quy định và kế hoạch của công ty.

Các bước cơ bản trong quy trình tạm ứng – thanh toán

Thứ nhất: Các bước tạm ứng

Bước 1: Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp để thực hiện công việc công ty phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2:Trình ký duyệt

Sau khi làm Giấy đề nghị tạm ứng, người lao động trình trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận duyệt và ký sau đó giám đốc xem xét và ký duyệt cho tạm ứng

Bước 3:Thủ tục duyệt chi

(i) Kiểm tra và viết phiếu chi

+ Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng thì nhân viên Kế toán thanh toán và viết phiếu chi tạm ứng theo mẫu của công ty.

+ Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng

(ii) Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi

(iii) Chi tiền tạm ứng cho người lao động

Sauk hi nhận được phiếu chi có đầy đủ chữ ký của: người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc thì thủ quỹ sẽ thực hiện chi số tiền bằng với số tiền đề nghị trên giấy tạm ứng cho nhân viên.

Bước 4: Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

+ Kế toán có trách nhiệm thanh toán hạch toán vào tài khoản kế toán và ghi chép sổ sách theo đúng đối tượng.

+ Giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành phần tham gia nói trên được lưu văn thư theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.

Thứ hai: Các bước thanh toán tạm ứng

Bước 1: Nhân viên kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh trong quá trình đề nghị thanh toán để tính toán tổng số tiền đã thực chi hết bao nhiêu đồng thời phải kiểm tra, rà soát xem những hóa đơn chứng từ này đã hợp lý, hợp pháp hay chưa.

Bước 2: Kiểm tra lại và ký duyệt

Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán sau đó trình giám đốc ký

Bước 3: Thanh toán tạm ứng

Căn cứ các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thực hiện hoàn ứng cho nhân viên.

Nếu số tiền tạm ứng sau khi sử dụng vẫn còn thì có thể xảy ra các trường hợp sau:

+ Hoàn ứng lại số tiền còn thừa trong trường hợp vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này.

+ Chuyển số dư sang đợt tạm ứng kế tiếp.

Nếu số tiền thực chi đã vượt quá số tiền tạm ứng thì thể xảy ra các trường hợp sau:

+ Người lao động thực hiện xin tạm ứng vào đợt kế tiếp trong trường hợp vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này.

+ Chuyển số dư sang đợt tạm ứng kế tiếp.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết quy trình tạm ứng và thanh toán của chúng tôi. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn biết thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ Tổng đài 1900 6557.