Con dấu công ty là vật thể được khắc nổi hoặc khắc chìm các nội dung của công ty nhằm tạo nên một hình dấu cố định trên các văn bản khi ra quyết định, giao dịch. Khắc con dấu và quản lý con dấu là một trong những công việc bắt buộc khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thành lập công ty.

Vậy, pháp luật có quy định như thế nào về con dấu công ty? Cùng Đại Lý Thuế Gia Lộc tìm hiểu một số vấn đề về quy định con dấu công ty trong bài viết dưới đây.

Quy định của Luật Doanh nghiệp về con dấu công ty

Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp có quy định về con dấu như sau:

– Thẩm quyền quyết định con dấu công ty:

Thẩm quyền quyết định về số lượng con dấu, hình thức con dấu và nội dung con dấu là Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị và một số chủ thể khác theo quy định của Điều lệ công ty.

– Mẫu con dấu, số lượng con dấu công ty:

Đối với mẫu con dấu bao gồm hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực và số lượng con dấu sẽ do các chủ thể có thẩm quyền nêu trên quyết định.

Trước khi đưa vào sử dụng phải thông báo mẫu con dấu với cơ đăng ký kinh doanh để đăng thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty.

– Nội dung con dấu công ty:

Con dấu công ty phải có nội dung về mã số công ty và tên công ty theo đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, công ty có thể bổ sung thêm các từ ngữ, hình ảnh khác vào nội dung con dấu của mình.

Lưu ý, nội dung con dấu không được vi phạm điều cấm theo quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ – CP. Cụ thể nội dung con dấu không được sử dụng:

+ Quốc huy, quốc kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Đảng kỳ của Đảng Cộng sản Việt Nam.

+ Tên, hình ảnh, biểu tượng của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị công an, đơn vị quân đội, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp.

+ Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh có vi phạm đến truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.

– Quản lý và sử dụng con dấu công ty:

Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nội dung ghi trong Điều lệ của công ty. Công ty chỉ bị hạn chế quyền quyết định của mình trong một số trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Trong giao dịch với khách hàng, đối tác, việc có sử dụng con dấu hay không sử dụng con dấu trong các văn bản sẽ do Điều lệ công ty quy định và do sự thỏa thuận của công ty và đối tác.

Làm con dấu công ty như thế nào?

Theo quy định của pháp luật thì làm con dấu công ty là một trong những công việc mà công ty phải làm khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập.

Công ty cần xác định chính xác về mẫu con dấu trước khi thực hiện khắc con dấu cả về hình thức bao gồm số lượng con dấu, loại con dấu (hình tròn, hình vuông, hình đa giác,…), kích thước con dấu, cả về nội dung con dấu theo quy định trên.

Sau đó, công ty sẽ tìm kiếm đơn vị, công ty có cung cấp dịch vụ khắc con dấu để tiến hành khắc con dấu.

Công ty cần có sự cân nhắc, tham khảo trước về các đơn vị khắc con dấu dịch vụ để đảm bảo về uy tín, chất lượng, không tiết lộ thông tin cho người khác và giá cả hợp lý.

Khi thực hiện khắc con dấu, công ty cần chuẩn bị bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thành lập và bản mẫu hoặc bản phác thảo con dấu của công ty.

Nếu công ty chưa có bản mẫu, bản phác thảo con dấu thì khi đến làm việc với đơn vị khắc con dấu cần trình bày rõ thông tin của con dấu để đơn vị nắm được các yêu cầu khi thực hiện.

Hoặc công ty cùng đơn vị đó phác thảo sơ bộ về mẫu con dấu để đảm bảo khi khắc con dấu, con dấu có nội dung và hình thức đúng như yêu cầu, quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty.

Sau khi đã khắc con dấu xong thì công ty cần gửi hồ sơ thông báo mẫu con dấu để cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty, đăng ký doanh nghiệp.

Kích thước con dấu công ty?

Hiện nay, các văn bản quy định về kích thước con dấu của Bộ Nội vụ hay Bộ Công an đều đã hết hiệu lực thi hành và không có văn bản thay thế về nội dung .

Do đó, con dấu của công ty có kích thước tùy theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền của công ty. Con dấu công ty có thể nhỏ như nắp chai bia hoặc to như miệng cốc.

Tuy nhiên, các chủ thể có quyền quyết định về mẫu con dấu cũng cần cân nhắc để quyết định mẫu con dấu, không nên sử dụng mẫu con dấu quá to hoặc quá nhỏ, mẫu con dấu vừa phải, vừa đủ để thể hiện các nội dung cần thiết của con dấu.

Vì vậy, khi công ty có nhu cầu sử dụng con dấu theo các loại khác cần lựa chọn kích thước cho phù hợp hoặc công ty có thể tham khảo ý kiến, xin ý kiến từ phía cơ quan có thẩm quyền để không phải sửa lại mẫu nếu có sự không phù hợp trong kích thước của con dấu.

Khi có sự thay đổi về kích thước của con dấu, công ty cần tiến hành thủ tục thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở để cập nhật thông tin của con dấu trên cổng thông tin quốc gia.

Thủ tục làm lại con dấu công ty bị hỏng

Với cách hiểu thông thường thì khi con dấu công ty bị hỏng, bị mòn, không còn nguyên vẹn thì công ty có thể khắc lại con dấu mới và sử dụng bình thường.

Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu việc thay đổi con dấu khi con dấu hỏng không đơn giản như thế.

Khi thay đổi dấu công ty do bị hỏng thì công ty cần thực hiện khắc lại con dấu mới tại đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu.

Sau đó, công ty gửi thông báo mẫu con dấu thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh.

Nội dung thông báo bao gồm:

– Thông tin của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty: Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty.

– Thông tin về con dấu công ty: Số lượng con dấu, mẫu con dấu, hiệu lực của con dấu.

Mẫu thông báo thay đổi con dấu của công ty được quy định tại phụ lục II – 9 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT – BKHĐT.

Sau khi mẫu con dấu mới được đăng tải trên cổng thông tin quốc gia thì mẫu con dấu của các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực nữa.

Quý độc giả còn vấn đề gì thắc mắc về quy định pháp luật về con dấu công ty vui lòng liên hệ cho chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6557 để được tư vấn và giải đáp.