Những điều kế toán cần chú ý khi quyết toán thuế (đặc biệt)

Sau mỗi giai đoạn hoạt động, thông thường là 5 năm, cơ quan thuế có những quyết định thanh tra kiểm tra doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp phải chuẩn bị toàn bộ sổ sách để giải trình với cán bộ thuế. Vậy khi đó, những điều kế toán cần chú ý khi quyết toán thuế đặc biệt cho công ty của mình sẽ gồm những gì, nên đặt trọng tâm vào phần nào? Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ với bạn đọc một số lưu ý trước khi doanh nghiệp của bạn nhận được quyết định quyết toán thuế.

Trong quá trình quyết toán thuế, thuế TNDN là phần mà loại thuế được cơ quan thuế kiểm tra chặt chẽ nhất vì đây là phần thường xuyên xảy ra các sai phạm cũng như hành vi trốn thuế của Doanh nghiệp. Khi kế toán của doanh nghiệp thực hiện bút toán ghi nhân doanh thu và chi phí của doanh nghiệp thường xuyên phải cân nhắc hạch toán cho đúng để tránh việc cơ quan thuế bóc tách chi phí hay ghi nhận thêm doanh thu, dẫn đến khoản thuế TNDN phải nộp thêm. Cấu thành nên thuế TNDN thì gồm chủ yếu là hai phần doanh thu và chi phí trong đó đa phần doanh nghiệp đều gặp rắc rối với hai vấn đề: doanh thu và chi phí được trừ.

I. Chi phí được trừ.

Trên thực tế Doanh nghiệp luôn có các khoản chi phí mà được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Tuy nhiên, vì sự thiếu sót trong lúc chuẩn bị các chứng từ để chứng mình các khoản chi phí này, dẫn đến việc cơ quan thuế bóc các khoản chi phí đó ra dẫn đến thuế TNDN tăng lên. Trong các khoản chi phí được trừ, các bạn kế toán cần chú ý các chi phí sau

– Các khoản chi khoán bằng tiền mặt không có hóa đơn GTGT: Đây là các khoản chi phí mà doanh nghiệp chi người lao động: công tác phí ăn trưa, lương theo doanh số. . . .  Các khoản chi bắt buộc phải có trong quy định của quy định do doanh nghiệp ban hành, nếu không cơ quan thuế sẽ bị áp mức tối thiểu theo quy định. Mức áp dụng này thường hơn so với chi phí thực tế của doanh nghiệp, dẫn đến việc phát sinh số thuế phải nộp.

–  Chi phí hàng hóa hủy do bị hư hỏng, hết hạn sử dụng:

+ Hàng hóa hết hạn sử dụng, thay đổi do quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường dẫn đến bị hư hỏng nằm trong định mức do doanh nghiệp tự xây dựng và được tính vào chi phí được trừ.

– Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung ngành nghề vận tài, xuất một vài hóa đơn về vận tải để hợp lý hóa phần chi phí này.

–  TSCĐ khi mua sắm cần phải hợp lý hóa sử dụng cho các bộ phận sử dụng để sao cho tài sản đó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của DN, nếu không cũng bị loại trừ.

– Chi phí khấu hao TSCĐ: nếu đã áp dụng phương pháp nào là phải áp dụng thống nhất từ tất cả các kỳ kinh doanh, không được thay đổi giữa chừng khi cảm thấy việc tiêu hao chi phí TSCĐ cho một kỳ nào đó quá lớn mà không có hồ sơ tài liệu chứng minh. Nếu muốn thay đổi cần phải làm các thủ tục thay đổi gửi cơ quan thuế.

– NVL vượt mức định mức đã đăng ký với cơ quan thuế: Cần phải xây dựng định mức lớn hơn mức tiêu hao NVL thực tế từ 10-15% để tránh bị vượt mức. Trường hợp đã qua thời kỳ kế toán cần phải căn chỉnh lại sao cho mức tiêu hao thực tế nằm dưới định mức đã đăng ký. Ngoài ra còn cần phải tìm hiểu thêm về định mức của ngành, của vùng. . . để xây dựng mức hợp lý. Ví dụ về mức tiêu thụ xăng cho đơn vị vận tải.

– NVL tiêu hao không đúng công năng kỹ thuật cũng sẽ bị loại. Ví dụ doanh nghiệp vận tải chỉ có xe chạy bằng dầu nhưng lại lấy hóa đơn xăng, thuế sẽ kiểm tra từ hồ sơ kỹ thuật của xe và sẽ loại trừ các hóa đơn xăng này.

– Các chi phí dưới 200.000đ quá nhiều và cho những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.

– Tiền thù lao HĐQT cho thành viên HĐQT: Doanh nghiệp cần có một biên bản họp của Hội đồng cổ đông nhất trí cử các thành viên đó tham gia trực tiếp vào hoạt động điều hành doanh nghiệp hoặc nếu là thù lao kiêm nhiệm của thành viên Hội đồng quản trị thì nên cộng gộp vào lương để hợp lý hóa.

– Chi phí điện nước của văn phòng đi mượn(không phải là văn phòng thuê) nhưng không mang tên công ty. Do vậy cần hợp lý hóa bằng cách thuê VP với mức giá thấp và có đóng thuế nếu chi phí điện nước này lớn.

– Chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê, chi phí để có được TSCĐ không thuộc TSCĐ (bằng sáng chế tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ. . .) cần được phân bổ trong 3 năm nếu phân bố vượt quá 3 năm thì phần vượt đó bị loại trừ vào các năm từ năm thứ tư trở đi.

– Các khoản tiền vay của các đối tượng là cá nhân nếu vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do NHNN quy định thì sẽ bị loại, do đó cần phải hợp lý hóa bằng cách tăng gốc vay lên để giảm mức lãi suất xuống

– Do chi chiết khấu nằm trong loại chi phí bị khống chế 10% cho nên lúc xuất hóa đơn tính luôn giá đã có chiết khấu hàng bán để tránh hiện lên chi phí này.

– Các loại chi phí bị khống chế 10% lúc thực hiện nên biến tướng thành những loại chi phí tương tự nhưng không bị khống chế như: khảo sát thăm dò, trưng bày sản phẩm, tổ chức hội chợ. . . .

– Các khoản chi nhỏ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản thường đưa vào chi phí của các năm chưa hình thành tài sản, tuy nhiên sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý. Do vậy cách chúng ta ghi chép sổ sách sao cho đó không phải là chi phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản.

– Các hóa đơn giảm trừ doanh thu từ các khách hàng phát hành vì giảm khối lượng công việc hoàn thành, hoặc các đại lý gửi hàng xuất cho phần chiết khấu . . . kế toán cần để ý để ghi giảm chi phí tương ứng với phần hóa đơn điều chỉnh đó.

-Chi phí lương theo doanh thu phải có quy chế rõ ràng và mỗi lần tính lương cần phải có các bảng tính toán kèm theo tương ứng với doanh thu ghi nhận trong kỳ hoặc số tiền nộp về trong kỳ. Tránh tình trạng lương tính theo doanh thu thực tế, doanh thu tính theo hóa đơn xuất ra, hoặc là tiền thu về chỉ có trên ngân hàng.

– Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tài sản hiện có, nếu không có loại tài sản theo hóa đơn sửa chữa thì cần yêu cầu người xuất hóa đơn ghi linh động theo tài sản mình hiện có. Nếu người xuất hóa đơn không đồng ý xuất thì không nên đưa vào.

– Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí liên quan đến việc mua TSCĐ cần phải được tính vào tiền mua hàng, TSCĐ, không được đưa vào chi phí trong kỳ. Trường hợp không sửa được số liệu thì cần phải điều chỉnh lại câu chữ, cách ghi chép sao cho đó là chi phí trong kỳ chứ không phải chi phí thu mua.

– Nếu không có hoạt động của công đoàn cấp trên thì không nên trích phần kinh phí công đoàn vì cq thuế sẽ loại khoản này ra.

–  Cần phải cân đối số vốn đăng ký kinh doanh: nếu không chi phí đi vay sẽ không được tính ở phần tương đương vốn góp chưa đủ, vì vậy doanh nghiệp cần có giấy tờ về tiến độ góp vốn của doanh nghiệp để hợp lý chi phí này

–  Xác định những hóa đơn bị mất không xin được sao y bản chính thì loại luôn ra khỏi chi phí tổng giá trị hóa đơn đó, trường hợp xin được sao y bản chính thì đưa phần thuế GTGT của hóa đơn đó vào chi phí.

– Trường hợp hóa đơn xuất ra trước ngày có hóa đơn đầu vào thì cần thu thập các chứng từ bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng. . . Tuy nhiên việc này không được tiếp diễn thường xuyên và ngày cách nhau thường không quá 5 ngày mới có khả năng giải trình với cơ quan thuế

– Trường hợp ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu mà đơn vị không có kho bãi chứa và viết hóa đơn 1 lần vào cuối tháng với giá trị lớn, lúc thanh toán cần phải kèm theo các chứng từ chi tiết bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán mỗi lần đơn vị lấy hàng, bảng kê từng ngày nhận hàng có ký nhận của bên bán và xác nhận của bên mua. . . thì chi phí đó mới hợp lý.

– Chi phí dùng thử, khuyến mại, chiết khấu hàng bán, quà tặng khách hàng. . . cần phải được xây dựng chương trình có quy mô, chặt chẽ, số lượng xuất ra cần phải phù hợp với chương trình đã xây dựng. Các chi phí này chi cho 1 người thì chi nên để ở mức dưới 10 triệu để tránh bị đánh thuế TNCN

– Nếu cơ cấu lương vào chi phí thì cần cân nhắc về mức thuế TNCN phải đóng so với mức thuế TNDN phải đóng thì mức nào lớn hơn.

– Chi phí thưởng các dịp lễ, tết hoặc theo doanh số. . . , để đưa vào chi phí thì cần biến tướng sang một loại chi phí khác như hỗ trợ tăng thêm ăn trưa, lương kinh doanh năm.

II.Doanh thu

+ Xuất hóa đơn: thường xảy ra trong doanh nghiệp bán hàng tiêu dùng vì thế sẽ không phải lo về vấn đề xuất hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp sẽ chủ đông được việc xuất hóa đơn đầu ra để giảm được tiền thuế.

Tuy nhiên vấn đề nằm ở chỗ ở các DN này lại thường có hai hệ thống tách biệt là kế toán nội bộ và kế toán thuế. Kế toán nội bộ thường thì cập nhật thường xuyên theo yêu cầu báo cáo, còn kế toán thuế thường làm vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm. . . , lúc bán hàng thực tế là một hàng khác, giá khác, nhưng lúc xuất hóa đơn cho khách theo yêu cầu thì là một mặt hàng khác, giá bán khác.

            Trường hợp 1: Giá bán không đồng nhất, chênh lệch nhau quá lớn mà không có sự kiểm soát cập nhật hàng ngày, dẫn đến cùng một mặt hàng lúc bán với giá rất thấp lúc lại bán với giá gấp 5- gấp 10.

            Trường hợp 2: Do không cập nhật được nhập xuất tồn thường xuyên, bán một mặt hàng viết hóa đơn một mặt hàng nên khả năng xảy ra xuất hàng âm. Điều này thì buộc kế toán phải cập nhật thường xuyên nhập xuất các mặt hàng để tránh xảy ra tình trạng này.

Về Trường hợp này bạn chỉ cần nắm được mấu chốt vấn đề ở 2 trường hợp trên để giảm thiểu những rủi ro.

+  Doanh thu chưa thực hiện: doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sẽ nhận được những khoảng ứng trước của khách hàng và khách hàng yêu cầu phải xuất hóa đơn từng lần thanh toán. Doanh thu này được tính theo doanh thu chưa thực hiện.

Mấu chốt nằm ở chỗ kế toán không phân biệt được lại kê khai vào doanh thu của doanh nghiệp, trong khi đó chi phí chưa thực hiện làm cho lợi nhuận tăng cao, dẫn đến tiền thuế nộp sẽ bị độn lên.

+ Hóa đơn xuất khẩu: Các doanh nghiệp có thể có khách hàng là bên nước ngoài hoặc một tổ chức cá nhân nào đó không cần hóa đơn GTGT, tuy nhiên khách hàng đó lại chuyển tiền qua tài khoản của công ty, công việc cung cấp hàng hóa dịch vụ đã thực hiện xong, hợp đồng đã thanh lý và mọi nghĩa vụ giữa hai bên đã kết thúc. Tuy nhiên với những trường hợp đó, Doanh nghiệp lại quên đi việc xuất hóa đơn cho khoản doanh thu đó, dẫn đến số liệu trên sổ sách không phù hợp với doanh thu . Điều này dẫn đến thuế TNDN sẽ tăng lên doanh nghiệp bị cơ quan thuế phát hiện

+ Xuất hóa đơn mặt hàng không có trong giấy phép kinh doanh: Việc xuất hàng hóa không có trong ngành nghề không có trong giấy phép kinh doanh sẽ bị thuế đặt câu hỏi tính hợp lý của khoản doanh thu này và bị đánh thuế trên toàn bộ khoản doanh thu này. Ngoài ra, việc đó còn dẫn đến lỗi vi phạm hành chính: về việc kinh doanh các mặt hàng không có trong giấy phép kinh doanh.

+ Xuất hàng biếu tặng, tiêu dùng nội bộ: Một số DN xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện, tiêu dùng nội bộ. . . nhưng không xuất hóa đơn GTGT nên lúc quyết toán thuế sẽ bị loại khoản này ra khỏi chi phí đồng thời tăng doanh thu các khoản này và tính thuế TNDN trên khoản doanh thu này.

+ Xuất mã hàng khác nhau giữa đầu vào và đầu ra: Một số doanh nghiệp mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT ghi một mặt hàng, nhưng thực chất là một mặt hàng có nhiều hơn một chủng loại, quy cách của mặt hàng đó. Khi DN xuất hóa đơn bán ra khách hàng lại yêu cầu xuất đúng chủng loại quy cách của mặt hàng đó theo số lượng tương ứng. Lúc đó sẽ có sự khác nhau giữa tên hàng mua vào và bán ra nếu không chứng minh được hàng hóa bán ra là chi tiết từ hàng hóa mua vào thì sẽ không- được chấp nhận đầu vào và phải nộp thuế TNDN trên doanh số bán ra này. Kế toán lúc nhận hóa đơn cần phải chú ý.

+ Hàng ký gửi và đại lý bán đúng giá: Một số doanh nghiệp chỉ nhận hàng ký gửi, đại lý bán đúng giá thì doanh thu bán hàng không phải là là số tiền bán hàng của loại hàng hóa đó mà chỉ là hoa hồng được hưởng theo hợp đồng đại lý ký gửi. Tuy nhiên, kế toán có thể xuất hóa đơn cho khách hàng dẫn đến doanh nghiệp phải chịu khoản doanh thu không đúng với thực tế, làm tăng thuế TNDN cũng như sự không phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

+ Hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh: Một công ty tham gia hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh chỉ được phân chia sản phẩm, nhưng là đơn vị đứng ra bán hàng của việc hợp tác kinh doanh này, lúc khách hàng yêu xuất hóa đơn thì lại xuất cho toàn bộ giá trị hàng bán được. Do vậy bị tính thừa doanh thu mà doanh nghiệp không được hưởng, bị nộp thuế trên phần doanh thu không nhận được.

Trên đây là những điều kế toán cần chú ý khi quyết toán thuế đặc biệt về doanh thu và chi phí mà các bạn kế toán cần lưu ý khi chuẩn bị quyết toán thuế cho doanh nghiệp. Trên thực tế, có nhiều khoản chi phí doanh nghiệp được tính những dễ bị loại ra cũng như các khoản doanh thu mà doanh nghiệp không được nhận mà vẫn phải chịu thuế. Vì vậy, khi hạch toán và tính thuế TNDN, các bạn cần lưu ý những điều trên để tránh gây thiệt hại cho công ty.

Chúng tôi hy vọng kiến thức này sẽ giúp ích cho các bạn trước khi quyết toán thuế