Công dân có quyền tham gia quản lý nhà nước và xã hội, tham gia thảo luận và kiến nghị với cơ quan nhà nước về các vấn đề của cơ sở, địa phương và cả nước theo Điều 28 Hiến pháp 2013. Khi công dân thực hiện kiến nghị, cơ quan có thẩm quyền cần thực hiện tiếp nhận và xử lý theo đúng quy định pháp luật.

Một trong những hình thức xử lý kiến nghị của công dân là trả lời bằng văn bản. Vậy Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân như thế nào? Bài viết này sẽ có những chia sẻ giúp Quý độc giả làm rõ.

Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân là gì?

Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân là mẫu văn bản phản hồi, trả lời cho kiến nghị bằng văn bản của công dân trước đó.

Ví dụ văn bản trả lời đơn kiến nghị của công dân

Ông Hoàng Ngọc Hảo, trú tại xóm Nà Nghiềng, xã Sóc Hà, huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng viết đơn kiến nghị Ủy ban nhân dân huyện xem xét, giúp đỡ con dâu là Bế Thị Hằng, Giáo viên Trường Mầm non Mông Ân, huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng được chuyển công tác về huyện Hà Quảng do con còn nhỏ, chồng (ông Hoàng Văn Huấn, con trai ông Ông Hoàng Ngọc Hảo) cũng đang công tác xa nhà (Giáo viên tại Trường Hồng An, huyện Bảo Lạc, tỉnh Cao Bằng), bố chồng là thương binh, tuổi cao, sức yếu, hay ốm đau, gia đình neo người. Sau khi xem xét nội dung đơn và các quy định liên quan đến việc giải quyết chuyển công tác cho viên chức ngành giáo dục, Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng có văn bản trả lời kiến nghị của ông.

Khi nào cần soạn văn bản trả lời đơn kiến nghị của công dân?

Khoản 4 và 5 Điều 3 Văn bản hợp nhất 4620/VBHN-BTP hợp nhất Nghị định về tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính do Bộ Tư pháp ban hành quy định 

Nội dung phản ánh, kiến nghị có thể bao gồm:

– Những vướng mắc cụ thể trong thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của cán bộ, công chức.

– Sự không phù hợp của quy định hành chính với thực tế.

– Sự không đồng bộ, không thống nhất của các quy định hành chính.

– Quy định hành chính không hợp pháp.

– Quy định hành chính trái với các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập.

– Những vấn đề khác liên quan đến quy định hành chính.

– Sáng kiến ban hành mới quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống nhân dân…

Các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính được thực hiện thông qua một trong các hình thức: văn bản, điện thoại, phiếu lấy ý kiến.

Khi công dân thực hiện kiến nghị bằng văn bản thường soạn đơn kiến nghị. Cách thức xử lý thường là ban hành văn bản trả lời đơn kiến nghị của công dân.

Nội dung Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân

– Phần mở đầu:

+ Tên cơ quan ban hành văn bản

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

+ Số hiệu văn bản và khái quát nội dung văn bản Về việc trả lời đơn đề nghị của ……

+ Địa điểm, thời gian ban hành văn bản

+ Kính gửi chủ thể đã có đơn kiến nghị

– Phần nội dung:

+ Tóm tắt nội dung kiến nghị được trả lời

+ Nội dung trả lời kiến nghị cụ thể

– Phần kết thúc:

+ Nơi nhận, lưu văn bản

+ Người đại diện cơ quan có văn bản trả lời ký và ghi rõ họ tên.

Tham khảo Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân

Quý vị có thể tham khảoMẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân dưới đây:

Kính gửi: Ông/ Bà………………………………………………………

Ngày 10 tháng 5 năm 2021, Ủy ban nhân dân huyện Hà Quảng nhận được đơn thư kiến nghị của Ông/ Bà…………………………………………………………………………………………

Nội dung chính của đơn: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Sau khi xem xét nội dung đơn và các quy định liên quan đến việc giải quyết………………………………………………………………………………….., …………………………………………………………….. trả lời như sau:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Trên đây là ý kiến trả lời của …………………………………….. đối với đơn thư kiến nghị của ông/ bà……………………………………………………………………………………./.

Tải (Download) Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân

Cách soạn Mẫu trả lời đơn kiến nghị của công dân

Quý vị điền đầy đủ nội dung theo mẫu chúng tôi cung cấp, dưới đây là văn bản trả lời kiến nghị của công dân cụ thể để Quý vị tham khảo:

Kính gửi:   Ông Hồ Minh Xuyến, thường trú tại thôn Hồng Thịnh, xã Xuân Giang, huyện Nghi Xuân, tỉnh Hà Tĩnh.

      Ngày 02/4/2021 UBND xã Xuân Giang nhận được Công văn số 504/UBND-VP, của UBND huyện Nghi Xuân, về việc chuyển nội dung đơn Đề nghị của ông Hồ Minh Xuyến, thôn Hồng Thịnh, xã Xuân Giang với nôi dung  như sau : “ Gia đình ông có thửa đất thuộc một phần thửa đất số 107, tờ bản đồ số 03, bản đồ 299 xã Xuân Giang, đo đạc năm 1986, diên tích 500 m²( đất ở 200 m², đất vườn 300 m³, thời hạn sử dụng lâu dài); sau này thuộc thửa số 26, diện tích 778,9 m², tờ bản đồ số 41, bản đồ địa chính đo đạc năm 2014, được cấp giấy nhận QSD đất ngày 16/8/2016 với diện tích 778,9 m²( đất ở 200 m², thời hạn sử dụng lâu dài; đất trồng cây lâu năm 578,9 m²thời hạn sử dụng đến ngày 15/10/043. Nay kiến nghị cở quan có thẩm quyền giải quyết công nhận lại  cho gia đình ông diện tích 500 m² đất ở tại thửa đất nêu trên theo quy định tại điểm b, khoản2, Điều 6, Quyết định số 37/QĐ-UBND ngày 01/12/2020 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về ban hành Quy định một số nội dung của Luật Đất đai và các văn bản hướng dẩn  thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh để thực hiện trên địa bàn tính Hà Tĩnh”( Nội dung cụ  thể có Đơn đề nghị công nhận lại diện tích đất ở có vườn ao ngày 08/3/2021 và biên bản làm việc với công dân ngày 01/4/2021).

Sau khi được đơn của ông Hồ Minh Xuyến do UBND huyện chuyển về, UBND xã đã kiểm tra thực tế hiện trạng và nguồn gốc đất theo một số nội dung đơn kiến nghị ông Hồ Minh Xuyến, Ủy ban nhân dân xã Xuân Giang đã tiến hành thẩm tra, xác minh nguồn gốc sử dụng đất của chủ hộ. UBND xã Xuân Giang xin trả lời cho ông Hồ Minh Xuyến với nội dung cụ thể như sau:

1. Kết quả kiểm tra các thông tin liên quan đến thửa đất có  Đề nghị:

Căn cứ vào hồ sơ, sổ sách lưu trữ tại UBND xã  qua các thời kỳ, và thửa đất gia đình ông Hồ Minh Xuyến;

– Thửa đất của ông Hồ Minh Xuyến, vị trí tại thôn Hồng Thịnh, có nguồn gốc sử dụng do UBND xã cấp, có thời điểm sử dụng trước ngày 15/10/1993,được thể hiện tại bản đồ 299, sổ mục kê đất đai lập năm 1986, thửa số 107, tờ bản đồ số 3, diện tích 1.731 m², loại đất Lúa Màu( LM) do UBND xã quản lý,

+ Theo sổ sổ 05, lập năm 1996, số thứ tự số 98,  thửa số 107, tờ bản đồ số 3, diện tích 500 m², loại đất ở 200 m², đất vườn 300 m², chủ sử dụng đất ông Hồ Xuyến,

+ Theo giấy CNQSD đất đã cấp ngày 15/11/ 1998, thuộc thửa số 107, tờ bản đồ số 03, diện tích 500 m², loại đất ở 200 m², đất vườn 300 m², chủ sử dụng đất ông Hồ Xuyến, nguồn đất UBND xã đã cấp cho chủ hộ một phần diện tích thửa đất này khoảng 1992 và được UBND huyện Nghi Xuân cấp Giấy chứng nhận QSD đất năm 1998 mang tên ông Hồ Xuyến đứng tên,

+ Đến năm 2014 thực hiện việc đo đạc lại bản đồ địa chính, để cấp đổi lại giấy chứng nhận QSD đất cho các hộ gia đình cá nhân trên địa bàn toàn xã thì  thửa đất này thuộc thửa đất mới là thửa số 26, tờ bản đồ số 41 với diện tích được thể hiện trong giấy chứng nhận QSD đất 778,9 m² . Sau khi chủ hộ kê khai hồ sơ cấp đổi lại gấy chứng nhận QSD đất.  Năm 2016 UBND huyện Nghi Xuân đã cấp đổi lại giấy chứng nhận QSD đất  với diện tích 778,9 m², trong đó đất ở 200,0 m², đất trồng cây lâu năm 578,9 m², thời hạn sử dụng đất ở lâu dài, đất trồng cây lâu năm đến ngày 15/10/2043 được thể hiện trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp ngày 16/8/2016.

2. Về hiện trạng sử dụng đất thửa đất ông  Hồ Minh Xuyến đang có đơn Đề nghị.

– Thửa đất của ông Hồ Minh Xuyến, vị trí tại thôn Hồng Thịnh, có nguồn gốc sử dụng, có thời điểm sử dụng trước ngày 15/10/1993, Hiện trạng thửa đất chưa làm nhà ở, đang trồng cây lâu năm và cây hàng năm.

– Qua xác minh thực tế hiện nay thửa đất này ông Hồ Minh Xuyến đã tách thửa đất, và chuyển nhượng QSD đất cho 2 hộ gia đình Nguyễn Việt Cường và hộ ông Nguyễn Đình Dũng đã làm thủ tục chuyển nhượng QSD đất theo Luật định ( Đã được UBND  xã Xuân Giang chứng thực Hợp đồng chuyển nhượng QSD đất số 81 và số 82 ngày 05/4/2021).

3. Đánh giá, kết luận:

-Căn cứ Quyết định số 37/QĐ-UBND  tỉnh Hà Tĩnh ban hành ngày 01/12/2020, Quyết định Ban hành Quy định một số nội dung của Luật Đất đai và các văn bản hướng dẩn thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh để thực hiện trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh. Tại Điều 6, Hạn mức công nhận diện tích đất ở đối với thửa đất ở có vườn ao; Tại Khoản 1,Hạn mức công nhận diện tích đất ở đối với trường hợp thửa đất có vườn, ao mà người đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Khoản 1,2,3, Điều 100 Luật Đất đai 2013, Điều 18 Nghị Định số 43/2014/NĐ-CP  ngày 15/5/2014 của chính phủ và Khoản 16, Điều 2 Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06/01/2017 của Chính phủ cụ thể: Điểm a quy định Trường hợp giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại khoản 1 Điều này có ghi rõ diện tích đất ở( hoặc thổ cư) thì diện tích đất ở được công nhận thực hiện theo quy định tại khoản 2,Khoản 3 Điều 103 Luật Đất đai năm 2013.    

–  Căn cứ vào Quyết định trên thì thửa đất của ông Hồ Minh Xuyến có đơn đề nghị trên có nguồn gốc sử dụng do UBND xã cấp, có thời điểm sử dụng trước ngày 15/10/1993  và hiện nay gia đình ông Xuyến đã chuyển nhượng QSD đất thửa đất này rồi, cho nên không đủ điều kiện được công nhận diện tích đất ở theo Quyết định số 37/QĐ-UBND Ban hành ngày ngày 01/12/2020 của UBND tỉnh Hà Tĩnh.

– Còn thửa đất hiện tại ông Hồ Minh Xuyến đang sử dụng làm nhà ở, có nguồn gốc trước ngày 18/12/1980 lại nay, thuộc thửa số 32, tờ bản đồ số 41, diện tích 1.208,1 m², trong đó đất ở 200,0 m², đất trồng cây lâu năm 1.008,1 m², đủ điều kiện công nhận đất ở theo Quyết định số 37/QĐ-UBND Ban hành ngày ngày 01/12/2020 của UBND tỉnh Hà Tĩnh. Hiện nay danh mục nay chưa có trong bộ thủ tục hành chính của UBND tỉnh về trình tự, thủ tục giải quyết, cho nên đang chờ hướng dẩn bổ sung của UBND tỉnh. Sau khi có hướng dẩn bổ sung của UBND tỉnh, UBND xã  thông báo, hướng dẩn lập hồ sơ công nhận diện tích đất ở cho gia đình ông, bà thửa đất đang làm nhà ở theo quy định.

Vậy, UBND xã Xuân Giang trả lời cho ông Hồ Minh Xuyến được rõ./. 

Nguồn tiếp nhận đơn kiến nghị của công dân

Theo Điều 5 Thông tư số 05/2021/TT-TTCP quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh thì đơn kiến nghị được tiếp nhận từ các nguồn sau:

Khi có đơn kiến nghị của công dân được gửi đến thì cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cần xử lý nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo sự tin tưởng của người dân.

Điều kiện tiếp nhận và quy trình xử lý đơn kiến nghị của công dân

Trước hết, muốn tiếp nhận xử lý đơn kiến nghị của công dân thì các Cơ quan, đơn vị, tổ chức cần phải xác định được đơn nào đủ điều kiện xử lý và đơn nào không đủ điều kiện xử lý.

Cụ thể, tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 05/2021/TT-TTCP quy định về việc phân loại đơn đủ điều kiện xử lý và không đủ điều kiện xử lý như sau:

+ Đơn kiến nghị đủ điều kiện xử lý là đơn đáp ứng các yêu cầu sau đây:

– Đơn dùng chữ viết là tiếng Việt. Trường hợp đơn được viết bằng tiếng nước ngoài thì phải kèm bản dịch được công chứng; Đơn được ghi rõ ngày, tháng, năm viết đơn; họ, tên, địa chỉ của người viết đơn; có chữ ký hoặc điểm chỉ của người viết đơn;

– Đơn kiến nghị, phản ánh ghi rõ nội dung kiến nghị, phản ánh;

+ Đơn kiến nghị không đủ điều kiện xử lý bao gồm:

– Đơn không đáp ứng được các yêu cầu đối với đơn đủ điều kiện xử lý;

– Đơn được gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong đó có cơ quan , tổ chức, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giải quyết;

– Đơn đã được hướng dẫn theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư này;

– Đơn có nội dung chống đối đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; đơn có nội dung chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo; đơn có lời lẽ thô tục, bôi nhọ, xúc phạm danh dự, uy tín của cá nhân, cơ quan, tổ chức, đơn vị;

– Đơn rách nát, chữ viết bị tẩy xóa, không rõ, không thể đọc được

Bên cạnh đó, Điều 20 Thông tư số 05/2021/TT-TTCP quy định về việc tiếp nhận xử lý đơn kiến nghị của công dân như sau:

Như vậy, nếu đơn kiến nghị của công dân thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, đơn vị giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị thụ lý giải quyết. Nếu nhận thấy đơn kiến nghị của công dân không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình thì người xử lý đơn đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét việc chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền để giải quyết.

Do tính chất đặc thù của loại đơn kiến nghị, phản ánh nên không thể áp dụng trình tự, thủ tục như đối với đơn khiếu nại, tố cáo để xử lý được mà các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và càn xử lý trực tiếp.

Thực trạng làm đơn kiến nghị, phản ánh của công dân: 

– Công dân Việt Nam là một cá nhân hoặc một con người cụ thể mang quốc tịch của Việt Nam, có các quyền và các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, vấn đề công dân cũng như quyền công dân ngày càng được chú trọng và bảo vệ hơn, căn cứ để xác định công dân của Việt Nam là quốc tịch của người đó.

– Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân và vì dân. Mọi hoạt động, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước đưa ra nhằm mục đích phục vụ quyền công dân, mang đến cho người dân cuộc sống tốt đẹp. Có thể khẳng định rằng, ở nước ta, quyền công dân, quyền con người rất được coi trọng, nó là cơ sở cho mọi sự phát triển từ kinh tế đến văn hóa, chính trị. Do đó, với bất kì trường hợp nào, công dân thấy chính sách, chủ trương, hoạt động quản lý của Nhà nước ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình, thì họ toàn có quyền kiến nghị, phản ánh.

– Nhà nước Việt Nam luôn đưa ra những chủ trương, chính sách mang tính chất dân quyền, đảm bảo phục vụ quyền và lợi ích của nhân dân một cách tối đa nhất. Các chính sách dân sinh, xây dựng dịch vụ công được Nhà nước tiến hành thường xuyên. Nhà nước luôn khẳng định, mục tiêu lớn nhất trong quá trình phát triển xã hội, xây dựng đất nước là đảm một môi trường phát triển lành mạnh, toàn diện cho người dân. Tuy nhiên, trong thực tế, khi thực hiện công tác trường kỳ này, một bộ phận trong bộ máy quản lý Nhà nước xảy ra sai sót, dẫn đến thiệt hại, tác động tiêu cực đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Trong những tình huống như vậy, người dân phải làm đơn kiến nghị, phản ánh.

– Đơn kiến nghị, phản ánh của công dân có ý nghĩa đặc biệt sâu sắc với quyền công dân của cá nhân và cơ quan Nhà nước. Cụ thể như sau:

+ Đối với công dân: Đơn kiến nghị, phản ánh giúp người dân bảo vệ quyền và lợi ích của mình. Ngay việc làm đơn phản ánh cũng chính là một trong những hình thức để công dân thực hiện quyền của công dân của họ. Đơn kiến nghị, phản ánh là tiếng nói của người dân về những bức xúc, sự không đồng tình với chủ trương, chính sách hay cách thức hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Khi công dân lên tiếng, cơ quan chức năng sẽ phải vào cuộc, xử lý, từ đó đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời để bảo vệ quyền công dân. Hơn nữa, việc làm đơn kiến nghị, phản ánh giúp người dân lấy lại quyền lợi của bản thân, giúp Nhà nước phát hiện ra những sai phạm, hạn chế trong công tác quản lý Nhà nước. Điều này góp phần quan trọng vào tiến trình phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. 

+ Đối với Nhà nước: Đơn kiến nghị, phản ánh giúp Nhà nước nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của người dân. Từ đó, đưa ra những phương án hỗ trợ kịp thời để quyền công dân của mọi người dân được đảm bảo. Bộ máy quản lý Nhà nước chỉ có thể đảm bảo và được vận hành tốt khi những lỗ hổng, thiếu sót của nó được ngăn chặn kịp thời. Đơn kiến nghị, phản ánh là một trong những phương thức khách quan, rõ ràng nhất để Nhà nước phát hiện ra những thiếu sót đó.

Có thể nói, đơn kiến nghị, phản ánh là cách thức đảm bảo sự quản lý khách quan, toàn diện của Nhà nước đối với đời sống nhân dân; phương tiện truyền tải mong muốn của người dân với cơ quan chức năng về quyền lợi của mình. Giá trị đặc biệt hơn hết, nó giúp Nhà nước và nhân dân chung một tiếng nói, chung một chiến tuyến, từ đó cùng nhau phát triển đất nước, đưa Việt Nam đi lên.

– Hiện nay, việc làm đơn kiến nghị, phản ánh của người dân ngày càng nhiều. Bởi những chính sách mà Nhà nước đưa ra, tại một khâu vận hành nhất định xảy ra những sự cố, hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền công dân. Do đó. người dân làm đơn kiến nghị, phản ánh để kiến nghị lên cơ quan chức năng có thẩm quyền để họ đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời, khắc phục những hạn chế còn tồn tại, để bảo vệ, phục vụ lợi ích của người dân một cách tối đa nhất. Đơn kiến nghị, phản ánh ở các địa phương ngày càng nhiều, điều này là căn cứ, cơ sở để Nhà nước vận hành lại công tác quản lý của mình.