Trong quá trình cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… các doanh nghiệp không thể tránh khỏi xảy ra những sai sót khiến khách hàng không hài lòng với doanh nghiệp. Thay vì việc sử dụng ngôn từ trực tiếp để xin lỗi khách hàng thì rất nhiều đơn vị lựa chọn việc gửi thư để xin lỗi khách hàng của mình, nhằm xoa dịu những khó chịu của khách hàng và đưa ra lời giải thích phù hợp cho sự cố đó.

Vậy thư xin lỗi khách hàng là gì? Khi nào cần phải viết thư xin lỗi khách hàng sẽ được Đại Lý Thuế Gia Lộc giải đáp trong nội dung bài viết sau đây.

Thư xin lỗi khách hàng là gì?

Thư xin lỗi khách hàng là mẫu thư tín, email gửi đến khách hàng của doanh nghiệp nhằm đưa ra những lời giải thích và xin lỗi chân thành của công ty, qua đó, công ty sẽ có cái nhìn thân thiện hơn từ phía khách hàng.

Thư xin lỗi khách hàng tức là từ phía doanh nghiệp đã có những lỗi sai hay kể cả lỗi sai có từ phía khách hàng, vì thế cần phải thể hiện được thái độ chân thành trong nội dung thư. Cụ thể khi viết, quý vị cần bám sát những tiêu chí như sau:

Thứ nhất: Không quy đổi sai phạm cho người khác

Để khắc phục những sai sót đã xảy ra, phía doanh nghiệp không nên quy đổi tất cả sai phạm cho khách hàng; không nên sử dụng các từ ngữ như: tại, bị, mà, là. Thay vào đó doanh nghiệp nên chủ động đứng ra chịu trách nhiệm và cam kết khắc phục những sai sót, cam kết không để tiếp tục xảy ra lỗi sai đó cũng như đền bù thỏa đáng cho khách hàng nếu có thiệt hại. Bởi khi khách hàng sử dụng dịch vụ củ doanh nghiệp hay mua hàng hóa đều có quyền phản ánh, phê bình hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Thứ hai: Có thái độ đồng cảm với khách hàng

Cá nhân khi thực hiện viết thư xin lỗi khách hàng phải đứng trên vị trs của khách hàng để cảm nhận và hiểu đc suy nghĩ của khách hàng. Khi hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không đạt chuẩn thì khách hàng sẽ có những phản hồi không tốt về phía doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp phải hiểu và giải quyết vấn đề này theo hướng tốt nhất nhằm bảo đảm quyền lợi cho khách hàng lẫn uy tín của công ty.

Thứ ba: Chú trọng về hình thức của thư xin lỗi

Bên cạnh chú trọng vào nội dung thư thì doanh nghiệp cũng cần phải chỉnh chu về hình thức của thư. Đặc biệt là khi khách hàng đang không hài lòng về doanh nghiệp thì việc một bức thư xin lỗi quá dài dòng, quá ngắn hoặc sai chính tả… sẽ khiến khách hàng càng thêm khó chịu và cảm thấy không được tôn trọng. Chính vì thế, thư xin lỗi khách hàng cần phải được trình bày ngắn gọn, đủ nội dung và phải có hình thức bắt mắt.

Khi nào cần gửi thư xin lỗi khách hàng?

Trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ không thể lúc nào cũng hoàn hảo, vì một lý do nào đó mà có thể giao sai sản phẩm, giao thiếu hoặc dịch vụ chưa được tận tình, thiếu sót… Nhìn chung, khi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chưa đúng so với thỏa thuận với khách hàng hoặc nhận được phản hồi từ khách hàng thông qua các kênh liên hệ thì cần viết thư xin lỗi và gửi đến khách hàng.

Các tiêu chí khi viết thư xin lỗi khách hàng

Khi viết thư xin lỗi khách hàng, cần tuân thủ một số tiêu chí để thể hiện sự chân thành và tránh làm tổn thương hơn nữa đến mối quan hệ với khách hàng. Dưới đây là các tiêu chí cần lưu ý khi viết thư xin lỗi khách hàng:

+ Chân thành: Thể hiện sự thành thật và chân thành trong lời xin lỗi, hiểu rõ lỗi của mình và thể hiện sự tiếc nuối.

+ Nhận trách nhiệm: Chịu trách nhiệm cho lỗi của mình, không đổ lỗi cho người khác.

+ Làm rõ sự cố: Cung cấp đầy đủ thông tin về sự cố và giải thích rõ ràng để khách hàng hiểu rõ tình huống.

+ Đề xuất giải pháp: Có thể đề xuất giải pháp để giải quyết vấn đề hoặc đề nghị bồi thường (nếu cần thiết).

+ Tôn trọng khách hàng: Thể hiện sự tôn trọng và lấy khách hàng làm trung tâm trong quá trình giải quyết vấn đề.

+ Thái độ ân hận: Bày tỏ sự xin lỗi và tỏ vẻ ân hận về sự cố và tình trạng xảy ra.

+ Kết thúc thư bằng lời cảm ơn: Kết thúc thư bằng lời cảm ơn vì sự thông cảm và trân trọng của khách hàng.

Lưu ý rằng, viết thư xin lỗi khách hàng cần tránh các câu nói phân trần, vô lý, tôn trọng khách hàng và không xin lỗi một cách chân thành, hoặc viết quá dài dòng.

Mẫu thư xin lỗi khách hàng về chất lượng sản phẩm

Đối với những tổ chức, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, sản phẩm có thể do lỗi trong quá trình sản xuất, do nguyên liệu chưa đủ yêu cầu… mà có thể dẫn đến chất lượng sản phẩm bị kém chất lượng, không đủ điều kiện đưa ra thị trường. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty và hoạt động kinh doanh của họ. Chính vì thế, khi phát hiện sản phẩm chưa đáp ứng được chất lượng thì doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi và có thư xin lỗi khách hàng.

Quý vị có thể tham khảo mẫu thư như sau:

Thân gửi chị T, gửi những bà mẹ mua hàng tại AZ Mart!

Vào ngày 15/ 11/2022 chị T có chia sẻ trên trang facebook cá nhân của mình về việc mua sữa tại AZ Mart và thắc mắc tại sao sản phẩm có tem tiếng Việt, 2 tem vỡ. Khi mua hàng chị có thắc mắc thì nhân viên giải thích chưa rõ ràng. Sau khi về cho bé sử dụng chị thấy rằng sữa nhẹ mùi và bé 2 ngày sau có hiện tượng đi ngoài, chị nghi hoặc không biết đây có phải là sản phẩm chính hãng?

Trước tiên, tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất tới chị khi chị gặp phải trải nghiệm không vui này. Rất xin lỗi chị bởi AZ Mart đã tiếp nhận thông tin chậm trễ, và nhân viên của chúng tôi chưa có cách giải quyết thấu đáo cũng như trả lời được những câu hỏi, thắc mắc của chị và điều đó đã khiến chị chưa thực sự hài lòng.

Trong chiều qua 19/11/2022, một nhân sự cấp cao của chúng tôi đã xin phép được gặp chị T với mong muốn được lắng nghe những ý kiến của chị và có cơ hội chia sẻ nhiều hơn với chị về sản phẩm của AZ Mart. Thật may mắn chị đã đồng ý gặp đại diện của chúng tôi ngay trong buổi tối. Tôi thực lòng muốn nói lời cảm ơn tới chị bởi điều đó.

Và điều tôi cảm thấy hạnh phúc nhất đó là chị đã thông cảm và hiểu chúng tôi, thực sự tin tưởng vào AZ Mart. Chúng tôi biết rằng, đối với mỗi người mẹ, sức khỏe của con là điều quý giá hơn tất cả. Chính vì vậy, bảo vệ sức khỏe của các con bằng những sản phẩm an toàn cũng chính là kim chỉ nam trong suốt những năm hoạt động của AZ Mart.

Về sự việc khách hàng phản ánh về sản phẩm sữa Pedia, tôi xin phép được đưa thêm một chút thông tin, và mong rằng những khách hàng của AZ Mart sẽ thấu hiểu được. Việc dán tem nhãn bằng tiếng Việt là theo quy định của các cơ quan chức năng và khâu này là do đơn vị nhập khẩu thực hiện. Sữa có mùi thơm nhẹ hay không có mùi hoàn toàn là do cảm quan của từng người. Và sữa là một sản phẩm vô cùng nhạy cảm, nếu bé uống mà không phù hợp với cơ địa có thể dẫn tới việc đi ngoài. Hoặc một vài trường hợp bé đi ngoài là do bé đang mọc răng, hoặc ăn đồ ăn lạ.

Chúng tôi cam kết mọi sản phẩm mà AZ Mart cung cấp 100% đều có xuất xứ rõ ràng, chất lượng được đảm bảo tuyệt đối. Chúng tôi chắc chắn không vì một hộp sữa mà đánh đổi uy tín đã gây dựng trong lòng hàng triệu bà mẹ Việt Nam trong suốt thời gian qua.

Một lần nữa tôi rất mong chị T thứ lỗi vì đã khiến chị có những trải nghiệm không vui khi mua sắm tại AZ Mart. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn tới chị T cũng như tất cả các khách hàng đã có thông tin phản hồi để AZ Mart có thể kịp thời lắng nghe mong muốn của các bậc cha mẹ và từ đó phục vụ được chu đáo hơn.

Trân trọng!

Tải (Download) Mẫu thư xin lỗi khách hàng về chất lượng sản phẩm

Mẫu thư xin lỗi khách hàng về giao hàng chậm

Trong quá trình hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa thường có những trục trặc nhất định, đặc biệt là trong vấn đề giao hàng – vấn đề rất thường gặp phải. Vì một lý do nào đó mà việc giao hàng có thể bị chậm và không đến tay khách hàng đúng thời hạn như đã thỏa thuận.

Quý vị có thể tham khảo ví dụ về mẫu thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm như sau:

Kính thưa Quý khách.

Xin trân trọng cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm từ chúng tôi. Thời gian qua chúng tôi đã nhận được rất nhiều đơn đặt quần áo từ Quý khách, tuy nhiên số lượng hàng về không kịp so với thời gian so với thời gian Quý khách đã đặt vì thế có những đơn hàng phải chờ từ 2 – 4 tuần mới có thể trả được hàng.

Chúng tôi thành thật xin lỗi vì những bất tiện nêu trên và trong thời gian tới chúng tôi sẽ cố gắng để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của Quý khách.

Vì số lượng đơn hàng lớn nên chúng tôi sắp xếp trả hàng theo thứ tự thời gian đặt hàng. Do đó, rất mong những khách hàng chưa nhận được thông báo vui lòng chờ thêm, khi hàng về chúng tôi sẽ thông báo ngay.

Một lần nữa chúng tôi xin cảm ơn Quý khách và rất mong được Quý khách ủng hộ chúng tôi trong thời gian tới.

Tải (Download) Mẫu thư xin lỗi khách hàng về giao hàng chậm

Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Trong thời buổi kinh tế hội nhập như hiện nay, việc giao tiếp, làm ăn với các đối tác nước ngoài rất thường gặp và khá phổ biến. Dù rất cẩn thận khi làm việc với đối tác nước ngoài (bởi đây thường là những khách hàng lớn và có cách làm việc chuyên nghiệp) nhưng không thể tránh được những sai sót, nhầm lẫn xảy ra. Vì thế, biết cách để viết một mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh là rất cần thiết và quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Dear Mrs. Smith

Thank you for writing to us here at the Anytown Hotel. We are sorry to hear that your stay at our establishment did not meet your expectations.

As the manager of the Anytown Grill, I would like to sincerely apologize for the negative experience you had at our restaurant. Having read your letter, I am appalled by the treatment you experienced. This does not reflect the high standards we hold here at the Anytown Grill.

We are sorry to have inconvenienced you on your visit to Anytown. Your complaint has inspired us to re-train the staffs. Now, all employees have been reminded that the appropriate procedure in this situation.

Unfortunately, your description of this server did not include a name, so we are not provided enough information to identify her. We have, however, addressed all the staffs in the restaurant.

Please accept our most sincere apologies. Given the unfortunate experience you had here at the Anytown Hotel, we would like to extend to you this $100 voucher for your next stay at our establishment. We hope that your next stay with us will better meet our standard of excellence.

On behalf of everyone at the Anytown Grill, I would like to extend to you this $20 gift card to make up for your experience at our facility. We hope to see you in our restaurant again soon so we can show you what service really means to us.

Sincerely,

Tải (Download) Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Mẫu thư xin lỗi khách hàng của khách sạn

Dịch vụ khách sạn là một dịch vụ thu hút rất nhiều khách hàng đặc biệt là tại các khu du lịch và vào mùa du lịch. Tuy nhiên, dịch vụ khách sạn lại rất nhạy cảm và thường có những phản hồi từ phía khách hàng. Nếu khách hàng phản hồi về dịch vụ của khách sạn gây phiền hà, không hài lòng ở khách hàng thì đại diện khách sạn nên có thư xin lỗi để giảm bớt sự khó chịu của khách hàng cũng như giữ được uy tín của khách sạn.

Quý vị có thể tham khảo nội dung thư xin lỗi khách hàng của khách sạn như sau:

Kính thưa Quý khách hàng,

Thời gian gần đây chúng tôi nhận được nhiều ý kiến phản ánh không hài lòng về chất lượng phục vụ tại khách sạn MT của khách hàng qua các kênh thông tin như kênh facebook, website, đường dây nóng: 02583768888.

Với vị trí là những người lãnh đạo của khách sạn, chúng tôi xin nhận trách nhiệm về những thiếu xót này và với tất cả sự cầu thị của mình, chúng tôi xin tiếp thu những đóng góp quý báu của Quý khách hàng và cam kết sẽ nỗ lực hết mình vì một khách sạn MT với đầy đủ tiện nghi, thân thiện và tận tình phục vụ Quý khách

Khi bắt tay vào xây dựng khách sạn MT, chúng tôi luôn hướng đến việc ngoài cung cấp dịch vụ khách sạn theo tiêu chuẩn tốt nhất còn là sự trải nghiệm dịch vụ nhà hàng, vui chơi giải trí tốt nhất nhưng đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa làm được khi dịch vụ còn nhiều hạn chế.

Chúng tôi xin cảm ơn Quý khách đã tin tưởng chúng tôi, đã dành thời gian quý báu của mình để đóng góp ý kiến, giúp khách sạn MT ngày càng hoàn thiện.

Một lần nữa, chúng tôi thành thật xin lỗi các khách hàng đã phiền lòng thời gian qua. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong thời gian tới.

Tải (Download) Mẫu thư xin lỗi khách hàng của khách sạn

Trên đây là nội dung bài viết của Đại Lý Thuế Gia Lộc về thư xin lỗi khách hàng. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.