Trong những buổi phỏng vấn, ngoài việc gửi thư trúng tuyển đến với ứng viên thì các mẫu thư từ chối ứng viên cũng được các nhà tuyển dụng quan tâm. Vậy cách thức của một bức thư từ chối ứng viên sẽ được trình bày như thế nào và bao gồm những nội dung gì?

Bài viết dưới đây sẽ gửi đến Quý khách hàng những thông tin cần thiết đối với mẫu thư từ chối ứng viên. Nếu Quý khách hàng đang tìm kiếm mẫu thư này, đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây của chúng tôi.

Thư từ chối ứng viên là gì? Tại sao cần gửi thư từ chối cho ứng viên

Qua mỗi buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ chọn ra những ứng viên tiềm năng và phù hợp với vị trí đang cần tuyển dụng. Tuy nhiên, do nhiều lý do khác nhau chủ quan cũng như khách quan mà có những ứng viên sẽ chưa thể vượt qua được buổi phỏng vấn và không được nhận vào vị trí đang tuyển dụng khi đó nhà tuyển dụng sẽ gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Mặc dù, khi ứng tuyển vào một ví trí bất kỳ, ứng viên nào cũng sẽ mong muốn nhận được phản hồi chúc mừng đã vượt qua buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, khi không được nhận vào vị trí đã ứng tuyển thì một lá thư từ từ chối sẽ thể hiện sự trân trọng đối với ứng viên và sự chuyên nghiệp từ nhà tuyển dụng. Từ đó doanh nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt cho ứng viên và chính những ứng viên sẽ có thể chia sẻ những phản hồi và đánh giá tích cực về doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc bị từ chối cũng là một cơ hội để ứng viên học hỏi và phát triển. Một lá thư tuy từ chối ứng viên nhưng với những phản hồi hữu ích và trung thực từ phía nhà tuyển dụng sẽ có thể giúp ứng viên biết được mình đang thiếu những kiến thức kinh nghiệm, kỹ năng gì để cải thiện bản thân. Điều này cũng một phần giúp ứng viên có thể trở thành một ứng viên phù hợp nếu một cơ hội việc làm tương tự xuất hiện trong tương lai.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ đề cập tới một số mẫu thư từ chối ứng viên cơ bản cùng những nội cần có trong mẫu đơn từ chối ứng duyên.

Hướng dẫn cách viết thư từ chối ứng viên

Việc viết thư từ chối ứng viên là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng của bất kỳ công ty nào. Đây là cách để thông báo cho ứng viên rằng họ không được lựa chọn cho vị trí mà họ đã ứng tuyển, đồng thời giữ cho mối quan hệ giữa công ty và ứng viên được tôn trọng và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số hướng dẫn để viết thư từ chối ứng viên:

– Bắt đầu với lời cảm ơn: Bắt đầu bằng việc cho ứng viên biết rằng bạn đánh giá cao sự quan tâm và thời gian họ đã bỏ ra để ứng tuyển.

– Thông báo về quyết định: Bạn nên cho ứng viên biết rằng quyết định của bạn đã được đưa ra và họ không được lựa chọn cho vị trí mà họ đã ứng tuyển. Điều này giúp người nhận thư hiểu rõ tình hình.

– Giải thích lý do: Bạn không bắt buộc phải giải thích lý do tại sao ứng viên không được chọn, nhưng nếu bạn muốn, hãy nêu ra lý do một cách nhã nhặn và trung thực.

– Kết thúc thư với lời chúc tốt đẹp: Kết thúc thư với lời chúc tốt đẹp và cổ vũ cho ứng viên trong các tìm kiếm việc làm tương lai.

– Lưu ý về các cơ hội tương lai: Nếu công ty của bạn có những cơ hội tuyển dụng trong tương lai, hãy cho ứng viên biết và khuyến khích họ nộp đơn khi có cơ hội.

Cách nhà tuyển dụng từ chối ứng viên

Nhà tuyển dụng có thể từ chối ứng viên theo nhiều cách khác nhau, tùy vào tình huống và quyết định của họ. Tuy nhiên, dưới đây là một số cách thường được sử dụng:

– Gửi email hoặc thư từ: Nhà tuyển dụng có thể gửi một email hoặc thư từ cho ứng viên để thông báo rằng họ không được chọn. Thư từ này nên lịch sự, cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công việc và lý giải tại sao họ không được lựa chọn.

– Gọi điện: Nhà tuyển dụng cũng có thể gọi điện trực tiếp cho ứng viên và giải thích lý do tại sao họ không được lựa chọn. Đây là cách giao tiếp trực tiếp và tôn trọng ứng viên hơn.

– Sử dụng phần mềm tuyển dụng: Nếu nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm tuyển dụng, họ có thể thiết lập hệ thống tự động gửi email thông báo cho ứng viên rằng họ không được lựa chọn.

– Không có phản hồi: Một số nhà tuyển dụng không có phản hồi với ứng viên nếu họ không được chọn. Đây không phải là cách tốt nhất để xử lý, vì nó có thể gây khó chịu và mất lòng tin của ứng viên với nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, nhà tuyển dụng nên tôn trọng ứng viên bằng cách cung cấp lý do rõ ràng vì sao họ không được lựa chọn và cảm ơn sự quan tâm và tham gia của ứng viên vào quá trình tuyển dụng.

Ngoài những cách từ chối ứng viên trên, nhà tuyển dụng cũng nên lưu ý một số điều sau:

– Đưa ra lý do cụ thể: Nhà tuyển dụng nên đưa ra lý do cụ thể vì sao ứng viên không được lựa chọn. Lý do này nên được trình bày một cách lịch sự, chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với ứng viên.

– Cung cấp phản hồi: Nếu có thể, nhà tuyển dụng nên cung cấp phản hồi chi tiết về mặt mạnh và yếu của ứng viên. Điều này giúp ứng viên có cơ hội cải thiện và chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc phỏng vấn trong tương lai.

– Đưa ra lời khuyên: Nếu nhà tuyển dụng nhận thấy rằng ứng viên có năng lực và kỹ năng, nhưng không phù hợp với vị trí cụ thể đang tuyển dụng, họ có thể đưa ra lời khuyên cho ứng viên để giúp họ cải thiện và phù hợp hơn với các vị trí tương lai.

– Đối xử công bằng: Nhà tuyển dụng nên đối xử công bằng với tất cả ứng viên và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố không liên quan như giới tính, tôn giáo, dân tộc, tình trạng hôn nhân, tuổi tác, tình trạng sức khỏe hoặc khuyết tật.

Tóm lại, từ chối ứng viên là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng và nhà tuyển dụng nên đối xử công bằng và tôn trọng ứng viên bằng cách cung cấp lý do cụ thể, phản hồi và đưa ra lời khuyên nếu có thể.

Mẫu thư từ chối ứng viên

a/ Mẫu số 1:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với công ty chúng tôi với vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Bộ phận tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn sẽ thành công trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí làm việc khác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng]

b/ Mẫu số 2:

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm] của công ty chúng tôi. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cùng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định.

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào khác phù hợp trong tương lai.

Trân trọng./.

[Tên nhà tuyển dụng]

Nội dung của thư từ chối ứng viên

Thông thường thư từ chối ứng viên sẽ bao gồm một số nội dung cần lưu ý như:

– Cảm ơn ứng viên và đi thẳng vào vấn đề: Trong phần này, cảm ơn các ứng viên đã quan tâm đến công ty để cho thấy rằng công ty đánh giá cao thời gian họ dành cho vị trí đang ứng tuyển. Tuy nhiên, phần này cũng không nên quá dài dòng, vòng vo về quyết định từ chối từ phía công ty. Mặc dù vậy, hãy cố gắng thể hiện sự lịch sự. Điều này ngay lập tức giúp cho ứng viên biết rằng họ đã không được công việc. Sau đó có thể đi vào chi tiết hơn như khen ngợi về những phẩm chất của họ.

– Đưa ra những phản hồi, nhưng đừng quá nhiều: Bằng cách thêm các phản hồi mang tính xây dựng vào thư từ chối ứng viên có thể cho ứng viên thấy rằng bạn đã nghiêm túc với họ. Không bắt buộc bạn phải cung cấp phản hồi chuyên sâu vì điều này sẽ rất tốn thời gian. Thay vào đó, chỉ tập trung vào một hoặc hai điểm chính.

– Gửi lời chúc: Để kết thúc thư từ chối ứng viên, hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm kiếm một cơ hội việc làm khác. Điều này sẽ giúp để lại ấn tượng lâu dài về công ty của bạn.

– Chú ý luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi: Trước khi gửi thư từ chối ứng viên, hãy chắc chắn rằng thư được viết rõ ràng và không có lỗi đánh máy hay chính tả. Điều này, một lần nữa cho thấy rằng bạn tôn trọng ứng viên cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Trên đây, chúng tôi đã gửi tới Quý khách hàng những thông tin cần thiết về mẫu thư từ chối ứng viên. Mẫu thư từ chối ứng viên khá quen thuộc nhưng làm cách nào để từ chối một cách tế nhị và chuyên nghiệp thì cũng là một điều cần lưu ý. Trường hợp có bất cứ vướng mắc nào liên quan tới vấn đề này đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn trực tuyến.