Sau khi doanh nghiệp hoạt động được một thời gian mà muốn chuyển địa chỉ công ty sang một địa điểm mới là một chuyện hết sức bình thường và được diễn ra một cách thường xuyên. Tuy nhiên, không phải ai cũng có những hiểu biết về những quy định của pháp luật cũng như những việc cần làm khi đổi địa điểm công ty

Chính vì thế, trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ cung cấp tới Quý độc giả một số nội dung liên quan tới vấn đề: Mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty.

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Sự cần thiết của việc thông báo chuyển địa điểm công ty

– Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả công việc.

– Thông qua việc thông báo công ty cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, gửi văn bản thông báo vừa đỡ mất thời gian mà khi nhận được thông báo khách hàng lại cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp.

– Thông báo còn thể hiện sự tôn trọng, trân trọng mà công ty muốn gửi đến khách hàng, đối tác.

Thủ tục tiến hành chuyển địa chỉ công ty

Công ty khi thay đổi địa chỉ công ty hay còn gọi là thay đổi trụ sở của doanh nghiệp thì việc bắt buộc công ty phải thực hiện là nộp hồ sơ thông báo sự thay đổi đến các cơ quan chứng năng có thẩm quyền theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Bước 1: Chốt Thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

– Với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan Thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận /huyện /tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

– Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài từ 05 – 10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký. Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển địa điểm đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hơi lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký.

Bước 4: Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới của công ty

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở Kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Một số việc cần thực hiện sau khi đổi địa điểm công ty

– Đối với con dấu công ty:

Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa điểm công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại con dấu.

– Đối với hóa đơn công ty:

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện:

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ, tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên Chi cục Thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh:

+ Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

+ Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn.

+ Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng.

+ Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế.

– Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm:

+ Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quân/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội.

+ Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty.

+ Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa điểm với các hợp đồng đã ký và đang tiến hành công việc.

+ Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó.

Mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty thông dụng

Trong bài viết hôm nay chúng tôi cung cấp tới Quý độc giả mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty hay mẫu thông báo thay đổi địa điểm công ty gửi khách hàng, đối tác:

Mẫu số 1:

Mẫu số 2:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————

………….., ngày …. tháng …. năm ….

THÔNG BÁO

(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)

Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;

Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp đầu tư tỉnh ….. cấp ngày …….

Công ty ……. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch công tác (địa chỉ công ty)………. kể từ ngày …..tháng….năm….như sau: 

Địa chỉ cũ: ……………………………………………………………………

Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: ………………………………….. 

Thời điểm thay đổi địa chỉ: ………………………………………….. 

Thông báo này, được thông báo cho xông văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.

Xin chân thành cảm ơn!

Ngoài việc thông báo bản mềm qua các hòm thư điện tử, công ty nên có một tấm biển thông báo tại địa chỉ văn phòng cũ để thông báo cho khách hàng chưa kịp cập nhập thông tin.

Như vậy, trong bài viết phía trên chúng tôi đã cung cấp tới Quý độc giả những nội dung về Mẫu thông báo chuyển địa điểm công ty. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện chuyển địa điểm công ty cũng như một số việc cần làm su khi tiến hành chuyển địa điểm công ty.