Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là đối với những doanh nghiệp sản xuất thì phiếu xuất kho được sử dụng rất phổ biến. Tùy quy định của mỗi doanh nghiệp mà phiếu xuất kho sẽ do bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Một câu hỏi được đặt ra là hiện nay pháp luật có quy định về mẫu phiếu xuất kho không và cần phải lập phiếu xuất kho như thế nào. Nội dung bài viết sau của Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

Xuất kho là gì?

Xuất kho là quá trình chuyển hàng hóa hoặc sản phẩm từ kho hàng đến địa điểm khác như cửa hàng, nhà máy sản xuất hoặc khách hàng. Thường thì trong quá trình xuất kho, các sản phẩm sẽ được đóng gói, đánh số, kiểm tra chất lượng và đưa vào vận chuyển. Công đoạn xuất kho là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng sản phẩm, đảm bảo rằng các sản phẩm đến được địa điểm đích một cách an toàn và đúng thời gian quy định.

Trong quá trình xuất kho, các sản phẩm cần được quản lý cẩn thận để tránh các sai sót và thất thoát hàng hóa. Thông thường, việc quản lý xuất kho sẽ được thực hiện thông qua các hệ thống quản lý kho, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng hoặc các phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Các thông tin quan trọng cần được ghi nhận trong quá trình xuất kho bao gồm: mã sản phẩm, số lượng sản phẩm, ngày giờ xuất kho, đơn vị vận chuyển, vị trí đến của sản phẩm, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng và số điện thoại liên lạc.

Quá trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa và giúp các doanh nghiệp có thể cung cấp đầy đủ sản phẩm cho khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Việc thực hiện xuất kho đúng cách sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là phiếu được lập ra ghi nhận số lượng công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, phiếu này thường được sử dụng để theo dõi số lượng vật phẩm, số lượng của hàng hóa xuất kho từ đó sẽ làm cơ sở để hạch toán về chi phí sản xuất, để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho một hoặc là nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí.

Như vậy có thể thấy được rằng phiếu xuất kho có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và khi xuất một sản phẩm, vật liệu nào đó thì doanh nghiệp sẽ cần phải lập mẫu phiếu xuất kho.

Sau khi lập phiếu xuất kho thì người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Thủ kho sẽ là người điền vào cột số lượng thực xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng với người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên vào phiếu xuất kho.

Như vậy thì tất cả thông tin trong phiếu xuất kho sẽ do cả người lập phiếu cùng với thủ kho và kế toán cùng hoàn thành ở cột tương ứng.

Thường mẫu phiếu xuất kho được lập sẽ có 3 liên trong đó liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 do thủ kho giữ để dùng làm căn cứ ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán, liên 3 được giao cho người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

>>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Mẫu phiếu chi

Phiếu xuất kho do ai lập?

Pháp luật hiện hành cho phép các đơn vị quyết định việc lập, ký trên phiếu xuất kho theo nhu cầu, mục đích và phù hợp với tình hình cụ thể tại đơn vị mình. Thông thường, phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý hoặc bộ phận xin lĩnh lập (có thể thay đổi theo từng doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức).

Sau khi lập xong phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng. Người ký xác nhận trên phiếu xuất kho thường bao gồm thủ kho, người nhận hàng, người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc.

Việc lập, ký xác nhận phiếu xuất kho là căn cứ để xác định số lượng hàng hóa vận chuyển, hàng hóa còn lại và cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan đến quản lý kho.

Thông tư quy định phiếu xuất kho là thông tư nào?

Phiếu xuất kho là một căn cứ để hoạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.

Khi đã xác định được số lượng hóa xuất kho thì doanh nghiệp sẽ xác định được mức tiêu hao vật tư từ đó có thể điều chỉnh mức độ, đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc.

Hiện nay mẫu phiếu xuất kho được quy định cụ thể tại mẫu số 02 của thông tư 200/2014 thông tư của bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế toán danh nghiệp và thông tư 133/ 2016 thông tư của bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Như vậy tùy theo doanh nghiệp mà khi lập mẫu sẽ cần phải lưu ý sử dụng đúng các mẫu theo quy định của pháp luật để việc xuất hóa đơn hàng hóa tuân thủ theo đúng quy trình của pháp luật.

Phiếu xuất kho gồm mấy liên?

Phiếu xuất kho cũng giống như các chứng từ hóa đơn như phiếu thu, phiếu chi. Có các loại 1 liên, 2 liên, 3 liên.

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào số sách kế toán

Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

Cách viết phiếu xuất kho như thế nào?

Khi viết phiếu xuất kho cần phải có những nội dung thông tin như sau:

 – Phía trên cùng góc bên trái cần ghi rõ tên của đơn vị và đóng dấu đơn vị, bộ phận thực hiện việc xuất kho.

– Ghi đầy đủ ngày tháng năm, số lập phiếu xuất kho.

– Trong phần tên của người nhận hàng, bộ phận; lý do xuất; xuất tại kho; địa điểm cần phải ghi đầy đủ, chi tiết.

– Trong cột A của phiếu sẽ ghi số thứ tự của vật tư, của hàng hóa lập phiếu.

– Trong cột B: ghi tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

– Ở cột C cần ghi mã số tương ứng, cột D ghi đơn vị tính tương ứng.

– Trong cột 1 cần ghi số lượng yêu cầu xuất kho của người hoặc của bộ phận sử dụng.

– Cột 2 ghi số lượng thực tế xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu tùy thuộc vào số lượng vật phẩm và hàng hóa có trong kho.

– Cột 3 ghi đơn giá tương ứng

– Cột 4 sẽ tính thành tiền từng loại vật phẩm, hàng hóa (cột 4 = cột 2 x cột 3)

– Dòng “Cộng”: cộng tổng cột “Thành tiền”

– Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi bằng chữ số tiền ở dòng “Cộng”

– Ghi số chứng từ gốc kèm theo (nếu có).

Theo đó khi viết mẫu phiếu xuất kho thì cần phải ghi đầy đủ những thông tin trên trong mẫu.

Phiếu xuất kho không chỉ làm nhiệm vụ giám sát các vật tư vào kho mà còn có thể kết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu được lập ra với nhiệm vụ xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ của doanh nghiệp.

Trong mẫu phiếu này có ghi rõ các phần như tên tổ chức, người lập phiếu, người vận chuyển hàng, phương tiện vận chuyển và thông tin xuất nhập ở kho nào.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ngoài việc quản lý nội bộ cũng mang ý nghĩa hợp thức hóa vận chuyển trên đường di chuyển. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là giấy tờ bảo đảm xác minh được nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, nguyên vật liệu trung chuyển.

Như vậy việc ghi phiếu xuất kho cần phải đảm bảo đúng và đầy đủ tất cả các thông tin theo yêu cầu.

Ngoài đáp ứng theo mẫu đúng quy định thì sẽ cần phải lưu ý về thể thức mẫu theo quy định của pháp luật để tránh trường hợp không đáp ứng được theo yêu cầu.

Các bước xuất kho như thế nào?

Khi cần xuất kho một loại hàng hóa hoặc sản phẩm nào đó thì ngoài việc lập mẫu phiếu xuất kho thì cần phải nắm được các bước xuất kho ra sao. Nội dung sau sẽ giải thích chi tiết hơn về vấn đề này.

Việc xuất kho hàng hóa sẽ được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Tiến hành gửi yêu cầu để xuất kho hàng hóa, sản phẩm.

Bước 2 : Tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa còn tồn lại ở trong kho. Việc kiểm tra số lượng hàng hóa này thường sẽ do kế toán của công ty, doanh nghiệp thực hiện.

Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đầy đủ theo yêu cầu thì sẽ được tiến hành xuất kho theo quy định.

Bước 3: Thực hiện việc lập phiếu xuất kho và hóa đơn hàng hóa. Kế toán của công ty, đơn vị sẽ dựa vào các thông tin của đơn hàng sau đó lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho các thủ kho để thực hiện xuất kho theo đúng yêu cầu.

Bước 4: Sau khi đã hoàn thành các bước trên thì sẽ tiến hành việc xuất kho. Các thủ kho phải dựa vào các thông tin đã ghi ở phiếu xuất kho để xuất hàng đầy đủ nhất. Đặc biệt phiếu này bắt buộc phải có chữ ký xác nhận của các bộ phận.

Bước 5: Khi đã hoàn thành việc xuất kho đối với hàng hóa, sản phẩm thì kế toán sẽ bắt đầu cập nhật lại thông tin về hàng đã xuất kho nhằm cho ra kết quả chính xác nhất.

Như vậy quy trình để xuất kho đối với hàng hóa ở các công ty, doanh nghiệp thì sẽ cần phải trải qua đầy đủ theo các bước như trên và lập mẫu phiếu xuất kho theo đúng quy định.

Trên đây là những quy trình mà khi viết phiếu xuất kho thì bộ phần kế toán cần phải lưu ý thực hiện đúng quy trình và viết đúng mẫu theo quy định.

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Mẫu phiếu xuất kho được quy định tại thông tư 200 như sau:

– Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Anh

 Địa chỉ (bộ phận): Công ty TNHH thương mại Hòa An

– Lý do xuất kho: Xuất bán hàng

– Xuất tại kho (ngăn lô): Hàng hóa

Địa điểm: số 5, ngõ 120, đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy, Hà Nội

– Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu đồng chẵn

– Số chứng từ gốc kèm theo: )1 HD GTGT số 0000125

Tải (download) Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133 gồm những thông tin sau:

– Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Đức  Địa chỉ (bộ phận): công ty thương mại Đức Việt

– Lý do xuất kho: xuất bán hàng

– Xuất tại kho (ngăn lô):  hàng hóa Địa điểm 12 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

– Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu đồng chẵn

– Số chứng từ gốc kèm theo: CT 000123

Tải (download) Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133

Trên đây là nội dung bài viết của chúng tôi về vấn đề mẫu phiếu xuất kho là gì, các thông tư quy định về phiếu xuất kho theo quy định của pháp luật hiện hành và những lưu ý khi viết mẫu phiếu xuất kho theo quy định của pháp luật được điền một cách đầy đủ chi tiết nhất.

>>>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Mẫu phiếu thu