Trong hoạt động của các doanh nghiệp, các đơn vị khi phải chi tiền ra để giải quyết một công việc nào đó thì sẽ cần sử dụng mẫu phiếu chi để xác định các khoản tiền mặt hay ngoại tệ được xuất quỹ thực tế từ đó làm chứng từ để thủ quỹ xuất tiền, ghi sổ quỹ và kế toán để tiến hành ghi sổ. Do đó phiêu chi có vai trò rất quan trọng vậy phiếu chi là gì và mẫu phiếu chi được quy định như thế nào. Trong nội dung thông tin bài viết sau đây của Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ làm rõ hơn về vấn đề này.

Phiếu chi là gì?

Phiếu chi là một chứng từ quan trọng do kế toán lập ra để quản lý việc chi tiêu của doanh nghiệp và cũng chính là chứng từ kế toán tiền mặt của doanh nghiệp.

Ý nghĩa phiếu chi?

Ý nghĩa của phiếu chi là kiểm soát được nguồn tiền của doanh nghiệp và các khoản thu chi trong doanh nghiệp.

– Ghi nhận lại rõ ràng với các khoản ngân sách của công ty được chi để trả lương, chi để mua hàng hóa, trang thiết bị hoặc chi tiêu cho các chính sách của công ty. Đây là chứng từ để xác nhận viên chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp như thế nào, chính vì vậy cần lập thành giấy tờ, có ghi chép cẩn thận.

– Phiếu chi cũng chính là căn cứ để thủ quỹ, nhân viên kế toán của công ty có thể kiểm soát được tài chính doanh nghiệp một cách minh bạch.

– Đây cũng là cơ sở để từ đó đánh giá được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm soát này để đánh giá tốt nhất cho dòng tiền ra, vào doanh nghiệp để từ đó có những điều chỉnh dòng tiền chi và thu một cách hiệu quả, đặc biệt là khoản tiền chi ra của doanh nghiệp.

– Là một căn cứ để xác minh tính trung thực, sự mạnh bạch đối với tài chính của các doanh nghiệp. Đặc biệt với những người làm việc tại vị trí viên kế toán hoặc kiểm toán, những người nắm và kiểm soát về tài chính của doanh nghiệp hiện nay. Thông qua chứng từ được lập là phiếu chi để hợp pháp hóa đối với pháp luật và trở thành một căn cứ có hiệu lực pháp lý khi có sự việc về pháp lý xảy ra.

Từ đó có thể thấy được rằng phiếu chi có ý nghĩa vô cùng quan trong đối với tất cả mọi doanh nghiệp, đơn vị. Do đó mẫu phiếu chi cũng được nhiều người quan tâm đặc biệt là kế toán trong các công ty, doanh nghiệp.

Phiếu chi là chứng từ gì?

Phiếu chi là chứng từ đi kèm với hóa đơn mua hàng, cung ứng dịch vụ, chi lương, tạm ứng,…

Như vậy có thể thấy được rằng phiếu chi là một chứng từ rất quan trọng, được sử dụng hàng ngày trong doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị. Đặc biệt đây là một giấy tờ quan trọng đối với các công ty cũng như đối với một nhân viên làm kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay.

Phiếu chi thường được sử dụng trong các trường hợp trả tiền cho việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp; phiếu chi xuất quỹ tiền mặt để gửi vào ngân hàng; chi cho việc xuất quỹ tiền mặt trả tiền trả tiền vay ngắn hạn hoặc dài hạn; phiếu chi xuất quỹ tiền mặt cho việc nộp các loại thuế; phiếu chi tiền lương; phiếu chi xuất quỹ tiền mặt để đầu tư; phiếu chi xuất quỹ tiền mặt để đem đi ký cược, ký quỹ;…những khoản chi phí khác bằng tiền mặt.

Phiếu chi thường được sử dụng để trong một số trường hợp như trên vì thế các công ty, doanh nghiệp cần phải sử dụng đúng mẫu phiếu chi theo quy định.

Nguyên tắc khi lập phiếu chi?

Nội dung trên đã giải thích được khái niệm phiếu chi là gì và ý nghĩa của việc sử dụng phiếu chi đối với các công ty, doanh nghiệp. Ở nội dung này sẽ đưa ra một số nguyên tắc khi lập phiếu chi như sau:

– Phiếu chi cần phải được đóng thành quyền, trong mỗi phiếu chi cần phải ghi số quyển, số của từng phiếu chi và số của phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán.

– Trong từng phiếu chi phải ghi rõ ngày tháng năm lập phiếu và ngày tháng năm chi tiền.

– Ở dòng số tiền có thể ghi bằng số hoặc là ghi bằng chữ số tiền đã xuất quỹ và ghi rõ đơn vị tính là Việt Nam đồng hoặc USD,…

– Người nhận tiền sau khi nhận đủ số tiền thì phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, và ký tên, ghi đầy đủ họ và tên vào phiếu chi.

– Nếu phiếu chi là chi ngoại tệ thì phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để có thể tính ra được tổn số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi vào sổ; liên phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải có đóng dấu.

Như vậy đối với những người làm việc ở vị trí kế toán thì khi lập mẫu phiếu chi cần lưu ý những nguyên tắc đã nêu ở trên.

Quy định về nội dung bắt buộc cần có trong phiếu chi?

Khi lập mẫu phiếu chi thì bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung được quy định tại thông tư  200/2014 thông tư của bộ tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp như sau:

Tên đơn vị, địa chỉ; tên của hiếu chi; ngày tháng năm lập phiếu; họ tên người nhận tiền; địa chỉ; lý do chi; số tiền viết bằng số, bằng chữ; chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu, người nhận tiền; tỷ giá ngoại tệ, số tiền quy đổi.

Dù phiếu chi được lập để chi cho bất kỳ mục đích nào thì khi kế toán lập mẫu phiếu chi bắt buộc phải có đầy đủ những nội dung như đã nêu ở trên để phiếu chi đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật.

Phiếu chi có cần đóng dấu không?

Ngoài những nguyên tắc khi lập phiếu chi, những nội dung cần phải có trong mẫu phiếu chi thì vấn đề phiếu chi có cần đóng dấu không cũng được rất nhiều kế toán quan tâm.

Theo quy định hiện nay khi lập phiếu chi thì cần phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận tiền, kế toán, thủ quỹ, thủ trưởng và đóng dấu tròn trực tiếp nếu thủ trưởng ký, nếu vắng mặt thủ trưởng thì đóng dấu treo.

Như vậy khi lập phiếu chi thì cần phải đáp ứng theo mẫu quy định và cần đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.

Phiếu chi có mấy liên?

– Phiếu chi có 3 liên và chỉ sau khi có đầy đủ chữ ký ở từng liên của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ thì với được xuất quỹ.

– Khi lập phiếu chi liên 1 sẽ được lưu ở nơi lập phiếu; liên 2 thủ quỹ sẽ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán kèm với chứng từ gốc để vào sổ kế toán và liên 3 được giao cho người nhận tiền.

Cách ghi phiếu chi như thế nào?

Khi lập mẫu phiếu chi thì cần phải nắm được cách ghi phiếu chi, cụ thể như sau:

+ Ở phía góc trái chứng từ ghi rõ tên đơn vị và địa chỉ của đơn vị.

+ Mục ngày tháng năm bên trên là thời gian lập phiếu, còn dòng ngày tháng  năm bên dưới là thời gian chi tiền.

+ Ghi đầy đủ họ và tên, địa chỉ của người nhận tiền.

+ Dòng lý do chi cần ghi chi tiết nội dung chi tiền.

+ Ở dòng s ố tiền sẽ ghi rõ số tiền xuất quỹ cả bằng số và chữ kèm đơn vị tính là Việt Nam đồng hay ngoại tệ.

+ Mục kèm theo sẽ ghi số lượng chứng từ gốc.

+ Nếu là chi là ngoại tệ thì cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá tính tại thời điểm xuất quỹ để quy đổi ra tổng số tiền theo đơn vị tiền ghi sổ.

Ngày chi khác ngày lập phiếu chi có được không?

Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ…thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan. 

Về nguyên tắc kế toán tiền, tại khoản 1 và khoản 3 Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định:

Như vậy, phiếu chi được lập khi có hoạt động chi thực tế xảy ra và lập tại thời điểm chi. Do đó, công ty phải lập phiếu chi có chữ ký người nhận tiền vào đúng ngày với ngày nhận tiền thực tế.

Cách lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt khi làm thủ tục hải quan

Một số đơn vị khi làm thủ tục hải quan gặp những vướng mắc liên quan đến phiếu chi tiền mặt, căn cứ Công văn số 12257/TCHQ-TXNK của tổng cục hải quan (Bộ Tài chính) ban hành 09 tháng 10 năm 2014 được hướng dẫn với nội dung sau:

Mẫu phiếu chi theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC

Thông tư số 88/2021/TT-BTC ngày 11 tháng 10 năm 2021 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ 1/1/2022.

Điều 4 khoản 4 Thông tư này quy định áp dụng chứng từ kế toán theo danh mục như sau:

Như vậy, mẫu phiếu chi theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC là mẫu số 02-TT, cụ thể như sau:

Họ và tên người nhận tiền:……………………………………………………………………..

Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………….

Lý do chi:………………………………………………………………………………………………

Số tiền:………………………………….(Viết bằng chữ):……………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………..

Kèm theo …………………………………………………….. Chứng từ gốc:

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :………………………………………………………………….

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư số 88/2021/TT-BTC

Mẫu phiếu chi theo thông tư 200

Mẫu phiếu chi được quy định tại thông tư 200 của bộ tài chính gồm các nội dung thông tin sau:

+ Tên của đơn vị, địa chỉ đơn vị: trong nội dung này sẽ điền đầy đủ tên đơn vị lập phiếu chi và địa chỉ của đơn vị đó;

+ Tên của phiếu viết bằng chữ in hóa: PHIẾU CHI; dưới tên sẽ là ngày tháng năm lập phiếu;

+ Ghi đầy đủ thông tin trong phiếu là quyển số bao nhiêu và số của phiếu chi; nợ…có…;

+ Họ và tên của người nhận tiền, địa chỉ và lý do viết phiếu chi, số tiền chi viết bằng số và bằng chữ và kèm theo….chứng từ gốc;

+ Trong phiếu chi cần có đầy đủ chữ ký của giám đốc, của kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu và người nhận tiền.

+ Đối với người nhận tiền khi nhận đủ thì phải ghi đã nhận đủ số tiền là bao nhiêu viết bằng chữ; nếu là tỷ giá ngoại tệ thì ghi đầy đủ thông tin và số tiền quy đổi.

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 200

Mẫu phiếu chi theo thông tư 133

Mẫu phiếu chi được quy định tại thông tư 133 cũng gồm các thông tin như đươn vị, địa chỉ viết phiếu chi; tên của phiếu chi, ngày tháng năm, quyển số; họ và tên người nhận tiền, địa chỉ, lý do chi, số tiền;…

Trong mẫu này cũng yêu cầu có đầy đủ chữ ký như theo mẫu quy định tại thông tư 200.

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 133

Mẫu phiếu chi theo thông tư 107

Phiếu chi theo thông tư được quy định tại thông tư 107/2017 thông tư của bộ tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp cùng gồm các thông tin tương tư như mẫu phiếu chi ở trên; có tên đơn vị và mã QHNS.

Trong mẫu này cần có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, ngươi lập, thủ quỹ và người nhận tiền.

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 107

Mẫu phiếu chi theo thông tư 79

Mẫu này được quy định chi tiế tại thông tư 79/2019 hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công.

Nội dung của mẫu phiếu chi này cũng tương tự như nội dung của những phiếu chi đã nêu ở trên.

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 79

Mẫu phiếu chi theo thông tư 132

Mẫu phiếu chi này được quy định cụ thể ở thông tư 132/2018 hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ thì phiếu chi cũng gồm các nội dung như các phiếu chi ở trên.

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 132

Mẫu phiếu chi theo thông tư 48

Phiếu chi theo thông tư 48 cũng gồm có các nội dung như tên đơn vị lập phiếu chi, tên phiếu chi, họ và tên của người nhận tiền,…

Tải (Download) mẫu phiếu chi theo thông tư 48

Đại Lý Thuế Gia Lộc mong rằng qua bài viết trên đã cung cấp cho quý độc giả những thông tin cần thiết về phiếu chi là gì, ý nghĩa của phiếu chi và một số mẫu phiếu chi được sử dụng phổ biến hiện nhất hiện nay.