Giao dịch thanh toán là một trong những giao dịch phổ biến, thường xuyên nhất trong hoạt động kinh doanh. Việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán cũng là một trong những vấn đề thường gặp trong các giao dịch. Tuy nhiên, không phải trong trường hợp nào, bên có nghĩa vụ thanh toán cũng thực hiện nghĩa vụ một cách đúng hạn, cho nên việc phải làm công văn yêu cầu hay đề nghị thanh toán là điều không quá xa lạ.

Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gửi tới Quý bạn đọc mẫu công văn yêu cầu thanh toán.

Công văn yêu cầu thanh toán là gì?

Công văn yêu cầu thanh toán là văn bản được sử dụng trong trường hợp cơ quan, đơn vị muốn yêu cầu cơ quan, đơn vị khác tiến hành thanh toán theo như nghĩa vụ đã thỏa thuận. Nội dung công văn phải bao gồm các thông tin cơ bản như: tên, địa chỉ của các cơ quan, tổ chức có yêu cầu thanh toán, tên của cơ quan phải thực hiện việc thanh toán, nội dung, thời hạn thanh toán.

Vậy mẫu công văn yêu cầu thanh toán bao gồm những nội dung gì và cần lưu ý gì trong quá trình soạn thảo công văn này. Phần tiếp theo bài viết sẽ đề cập tới vấn đề này để Quý bạn đọc nắm rõ hơn.

Nội dung công văn yêu cầu thanh toán

Mẫu công văn yêu cầu thanh toán

Để mang tới cho Quý khách hàng cái nhìn tổng quát nhất về công văn yêu cầu thanh toán, chúng tôi đưa tới cho Quý khách hàng mẫu công văn yêu cầu thanh toán như sau:

CÔNG VĂN YÊU CẦU THANH TOÁN

Kính gửi: Tên cơ quan, tổ chức có thẩm quyền……………..

Thực hiện hợp đồng số … ngày … tháng … năm … giữa Công ty…. và Công ty về việc …….., chúng tôi với tư cách là bên bán đã bàn giao đầy đủ, đúng thời hạn toàn bộ hàng hoá và giấy tờ quy định tại Điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …) mà hai bên đã thỏa thuận, bên mua sẽ thanh toán cho bên bán toàn bộ giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng tương đương số tiền: ………………….. đồng (………………………………..) theo đúng quy định trong hợp đồng.

Tên tài khoản: Công ty………………………

Số tài khoản: …………. tại Ngân hàng……….. – Chi nhánh……..

Gửi kèm theo công văn này là Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa ngày … tháng … năm … cùng các chứng từ……………….

Rất mong quý cơ quan sớm phản hồi cho chúng tôi được biết.

Trân trọng.

Những điều cần lưu ý khi soạn công văn yêu cầu thanh toán

Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay thì việc mở rộng các mối quan hệ hợp tác kinh doanh giữa các tổ chức, cá nhân khá phổ biến. Vấn đề thanh toán muộn, chậm thanh toán so với thỏa thuận ban đầu trong các giao dịch cũng thường xuyên diễn ra. Chính vì vậy, khi soạn công văn yêu cầu thanh toán, cần chú ý đến các nội dung sau:

Mẫu công văn yêu cầu thanh toán bao gồm các nội dung chính sau:

+ Tên đơn vị và địa chỉ đơn vị (viết ở góc bên trái trên cùng của giấy đề nghị);

+ Họ và tên người đề nghị thanh toán;

+ Bộ phận hoặc địa chỉ bộ phận của người đề nghị thanh toán;

+ Nội dung thanh toán (ghi rõ lý do, nguồn gốc, mục đích của khoản chi);

+ Số tiền (Viết bằng chữ và bằng số);

+ Kèm theo các tài liệu chứng từ gốc (ghi rõ số lượng đi kèm như: Hóa đơn chứng từ, tờ trình về việc xin mua và xin chi,..).

+ Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, mẫu giấy đề nghị thanh toán phải kèm theo các thông tin chuyển khoản của người thụ hưởng như tên, số tài khoản, chi nhánh ngân hàng.

Khi viết công văn yêu cầu thanh toán không được tẩy xóa. Công văn đề nghị thanh toán công nợ quá hạn cũng được soạn thảo theo khuôn mẫu chung này. Sau khi hoàn thành, giấy đề nghị thanh toán được nộp cho kế toán trưởng xem xét sau đó chuyển cho giám đốc doanh nghiệp phê duyệt.

Đối với mẫu công văn yêu cầu thanh toán tiền hợp đồng cần lưu ý một số điểm sau:

Căn cứ theo Điều 440 Bộ Luật Dân sự năm 2015, bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền theo thời hạn, địa điểm và mức tiền được quy định trong hợp đồng. Khi đó, Công văn yêu cầu thanh toán tiền hợp đồng sẽ được soạn thảo để đề nghị bên có nghĩa vụ thực hiện thanh toán tiền hợp đồng cho bên được nhận tiền. Giấy đề nghị thanh toán tiền hợp đồng bao gồm các nội dung sau:

+ Họ và tên người đề nghị thanh toán;

+ Chức vụ và bộ phận công tác của người đề nghị thanh toán;

+ Số tiền đề nghị thanh toán (ghi bằng số và bằng chữ);

+ Hình thức thanh toán ( Tiền mặt hoặc chuyển khoản Ngân hàng, nếu chuyển khoản ngân hàng phải ghi rõ tên, số tài khoản, ngân hàng);             

+ Thời hạn thanh toán;

+ Tên dự án/hợp đồng;

+ Nội dung thanh toán;

+ Kèm theo chứng từ, tài liệu liên quan.

Công văn hay đề nghị thanh toán là một trong những biểu mẫu và tài liệu mà các doanh nghiệp thường dùng. Chính vì vậy, khi soạn thảo Quý khách hàng cần chú ý để thực hiện được mục đích. Hy vọng bài viết với chủ đề mẫu công văn yêu cầu thanh toán trên đây đã đưa tới cho Quý khách hàng những thông tin cần thiết nhất.