Vị trí giám đốc trong doanh nghiệp là vị trí quan trọng, thường được bổ nhiệm hoặc được doanh nghiệp thuê. Trong hoạt động của doanh nghiệp thì Giám đốc là người quản lý điều hành trực tiếp các hoạt động công ty, là người đại diện cho doanh nghiệp về quyền lợi cũng như nghĩa vụ và là người chịu trách nhiệm trước công ty, trước pháp luật về quyết định của mình.

Song thực tế trong quá trình hoạt động, giám đốc không đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của thành viên cổ đông công ty và không mang lại sự phát triển cho doanh nghiệp. Và để phù hợp với yêu cầu công việc, bắt buộc doanh nghiệp phải họp bàn để đưa ra quyết định thống nhất về việc thay đổi giám đốc.

Vậy mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty cần đảm bảo những nội dung gì? Cách hoàn thành mẫu ra sao? Để có câu trả lời, Tổng đài 1900 6557 mời Khách hàng tham khảo nội dung bài viết dưới đây.

Giám đốc công ty là gì?

Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp quy định: Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Như vậy, giám đốc là một trong những người quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Thay vì chức danh giám đốc, một số công ty có tổng giám đốc để phân biệt với các giám đốc của chi nhánh, phòng ban. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, có các quyền, nghĩa vụ theo quy định pháp luật, điều lệ công ty. Giám đốc có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh của công ty và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.

Các trường hợp không được làm giám đốc công ty

Giám đốc là người quản lý doanh nghiệp, do đó, không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp:

– Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;

– Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;

– Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật Doanh nghiệp, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

– Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;

– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.

Giám đốc công ty do ai thuê, bầu, bổ nhiệm?

– Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, giám đốc hoặc Tổng giám đốc do Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê theo phương án nhân sự đã được cơ quan đại diện chủ sở hữu chấp thuận.

– Với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê Giám đốc hoặc Tổng giám đốc với nhiệm kỳ không quá 05 năm để điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên khác của Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, trừ trường hợp pháp luật, Điều lệ công ty có quy định khác.

– Với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên bao gồm tất cả thành viên. Hội đồng thành viên bầu một thành viên hợp danh làm Chủ tịch Hội đồng thành viên, đồng thời kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

– Với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.

– Với doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp tư nhân có thể trực tiếp hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; trường hợp này, chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân.

Thủ tục thay đổi giám đốc công ty

Trường hợp 1: Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty

Quý vị làm thủ tục nội bộ không phải báo lên Sở Kế hoạch và Đầu tư theo các bước như sau:

Bước 1: Họp Đại Hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Họp Hội đồng thành viên  đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên/công ty hợp danh về việc thay đổi Giám đốc. Tùy vào Điều lệ công ty quy định về thẩm quyền, phạm vi trong từng nội dung thay đổi mà lựa chọn hình thức họp phù hợp.

Bước 2: Thông qua nội dung miễn nhiệm giám đốc cũ và nội dung bầu giám đốc mới. Tỷ lệ biểu quết tùy vào Điều lệ công ty quy định.

Bước 3: Ra Quyết định miễn nhiệm giám đốc cũ và bầu giám đốc mới

Bước 4: Hồ sơ thay đổi giám đốc bao gồm:   

– Biên bản họp về việc thay đổi giám đốc;

– Quyết định thay đổi giám đốc;  

– Thông báo thay đổi giám đốc;

– Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật mới bản sao chứng thực còn hiệu lực.  

Bước 5: Hồ sơ lưu giữ tại trụ sở công ty và thông báo cho các đối tác.

Trường hợp 2: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty

Quý vị phải làm hồ sơ gửi lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư trong 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi theo các bước:

Bước 1:  Soạn hồ sơ thay đổi giám đốc công ty

Hồ sơ thay đổi giám đốc công ty đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bao gồm:

– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ/Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh của công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;

– Riêng đối với công ty cổ phần, trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật mà không làm thay đổi chức danh, không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

– Quyết định thay đổi người đại diện pháp luật của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên/công ty hợp danh; Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu (thay đổi thông tin thuế);

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu;

– Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân còn hạn sử dụng của giám đốc mới;

Bước 2: Nộp hồ sơ thông báo thay đổi giám đốc lên Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bộ phận tiếp nhận và xử lý: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi công ty đóng trụ sở chính.

Thời gian xử lý: 03-05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký qua mạng, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi giám đốc công ty.

Bước 3: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đáp ứng đủ các điều kiện về thay đổi giám đốc công ty đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật mới chính thức từ thời điểm Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản và nêu rõ nội dung cần sửa đổi. Doanh nghiệp sửa và nộp lại hồ sơ theo quy định. Thời gian cử lý hồ sơ tính từ thời điểm Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ thay đổi giám đốc trên hệ thống.

Lưu ý: Ngoài vai trò là người đại diện theo pháp luật, giám đốc có thể đồng thời giữ vai trò khác trong doanh nghiệp, Quý vị cần căn cứ trường hợp cụ thể để thực hiện thủ tục để thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Lý do phải soạn công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty?

Vị trí giám đốc là một vị trí có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển công ty cho nên việc thực hiện việc soạn công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty là việc bắt buộc. Bởi nếu không thực hiện thủ tục này với cơ quan có thẩm quyền thì khi doanh nghiệp hoạt động, các giao dịch  của doanh nghiệp với vai trò của người giữ chức vụ mới sẽ không được công nhận.

Đồng thời việc bổ nhiệm hay thuê vị trí giám đốc mới sẽ không được thực hiện theo đúng quy định cũng như trường hợp khi có phát sinh tranh chấp thì các quyết định, hay các giao dịch trước đó của giám đốc mới có thể bị Tòa tuyên vô hiệu. Thêm vào nữa là việc thay đổi giám đốc sẽ làm thay đổi đến các vấn đề khác liên quan như về hồ sơ thuế, tài khoản ngân hàng…

Ngoài ra, rất nhiều công ty áp dụng theo hình thức giám đốc đồng thời là người đại diện pháp luật, thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

Kèm theo đó còn giữ trách nhiệm là người đại diện cho toàn bộ công ty với các tư cách  của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi cũng như nghĩa vụ liên quan trước cơ quan pháp luật. Và khi thay đổi giám đốc thì đồng nghĩa với việc thay đổi người đại diện pháp luật và thay đổi các thông tin liên quan đến giấy chứng nhận thành lập của doanh nghiệp.

Chính những vai trò quan trọng của giám đốc, nên khi có quyết định thay đổi giám đốc từ hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông thì doanh nghiệp phải tiến hành nhiệm vụ soạn thảo văn bản thông báo việc thay đổi giám đốc đến cơ quan có thẩm quyền để cơ quan chức năng còn cập nhật trên hệ thống dữ liệu quản lý hồ sơ doanh nghiệp.

Nội dung mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty

Khi thực hiện soạn thảo mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty thì cần đảm trong nội dung mẫu những thông tin về:

+  Tên Doanh nghiệp, quốc hiệu tiêu ngữ

+  Số hiệu, ngày tháng năm thực hiện soạn thảo công văn thông báo

+ Tên của thông báo: Thông báo về việc thay đổi giám đốc công ty

+ Kính gửi: Phòng đăng ký kinh doanh thành phố thuộc tỉnh, thành phố mà Doanh nghiệp đang đặt trụ sở

+  Thông tin liên quan đến doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cùng ngày cấp, nơi cấp, số điện thoại…

+ Nội dung của thông báo về việc thay đổi giám đốc công ty: Thông tin liên quan của Người giữ chức vụ giám đốc cũ và người giữ chức vụ giám đốc sau khi thay đổi.

+ Đề nghị Phòng đăng ký kinh doanh đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi hồ sơ hợp lệ.

+ Công ty chịu trách nhiệm hoàn toàn trước những thông tin mà mình cung cấp.

+ Chủ tịch Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu công ty/Chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng quản trị ký và ghi rõ họ tên.

>>> Tham khảo thêm: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty

Mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty

– Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty gửi khách hàng

Quý vị tham khảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự như sau:

THÔNG BÁO
V/v: thay đổi nhân sự

Kính gửi: ………

[Tên công ty] xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty Chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.

Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, [Tên công ty] trân trọng thông báo đến quý khách:

Ông/Bà : ……………….. Mã nhân viên: ………

Chức vụ : ……………

Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa [Tên công ty] kể từ ngày ……./……../20…..

Do đó, để giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn đọng (nếu có) đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:……

Ông/Bà : …………… Mã nhân viên: …………

Điện thoại : …………… Trước ngày: ……../……/20…….

Sau thời gian trên Công ty Chúng tôi không còn trách nhiệm đối với những khiếu nại liên quan đến Ông/Bà ………………

Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.

Trân trọng kính báo.

Tải (Download) Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty gửi khách hàng

– Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty (người đại diện theo pháp luật) gửi cơ quan nhà nước

Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty là người đại diện theo pháp luật là mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT:

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………..

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………………..

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mãsố thuế):………….Ngày cấp ……/…../………… Nơi cấp: …………………………..

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi1:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………..Giới tính: ……………

Chức danh: …………………………………………………………………………………………..

Sinh ngày: ..…/…./……… Dân tộc: …………..Quốc tịch: …………………………………….

Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân          □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu                               □ Loại khác (ghi rõ): ………………..

Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: ………………………………………………………………..

Ngày cấp: …./…./………Nơi cấp: …………………Ngày hết hạn (nếu có):…./…./………

Địa chỉ thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………………….

Xã/Phường/Thị trấn; ……………………………………………………………………………..

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ……………………………………………………

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………………..

Quốc gia: …………………………………………………………………………………………..

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ………………………………..

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………………………………….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …………………………………………………..

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………………

Quốc gia: …………………………………………….

Điện thoại (nếu có): ………………………Email (nếu có): …………………………………………..

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

1 Ghi thông tin của tất cả người đại diện theo pháp luật trong trường hợp sau khi thay đổi công ty có nhiều hơn 01 người đại diện theo pháp luật.

2 – Chủ tịch Hội đồng thành viên/chủ tịch công ty/Chủ tịch Hội đồng quản trị ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức thì Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

Tải (Dowload) Mẫu thông báo thay đổi giám đốc công ty (người đại diện theo pháp luật) gửi cơ quan nhà nước

Hướng dẫn soạn công văn thay đổi giám đốc công ty

Trong quá trình soạn thảo hồ sơ thay đổi giám đốc để gửi đến cơ quan có thẩm quyền thì Khách hàng lưu ý một số điểm sau:

+ Giám đốc mới được bầu ra dựa trên sự đồng ý của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị công ty họp bàn và quyết định trên cơ sở sự đồng ý của thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị.

+ Kèm theo Thông báo thay đổi phải có tài liệu đính kèm về bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty/ chủ tịch hội đồng quản trị…

+ Giám đốc mới phải đáp ứng được các tiêu chí cũng như quy định của pháp luật về điều kiện và năng lực hành vi dân sự.

+ Tên doanh nghiệp phải ghi bằng chữ in hoa.

+ Cần rõ ràng các thông tin cá nhân liên quan đến giám đốc cũ và giám đốc mới để đảm bảo thông tin cung cấp là chính xác.

+ Ghi rõ thời gian thay đổi giám đốc bắt đầu từ ngày tháng năm nào.

Công văn thay đổi giám đốc công ty sẽ gửi đến đâu?

Như chúng tôi đã nói việc thay đổi Giám đốc công ty rất quan trọng, nên việc thay đổi này không phải chỉ thông báo trong nội bộ doanh nghiệp mà còn phải thực hiên thủ tục thông báo với Cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Và để tiến hành thông báo sự thay đổi giám đốc của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định để gửi lên cơ quan quản lý. Hồ sơ thay đổi giám đốc công ty sẽ được tổ chức, công ty nộp đến Phòng kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

 Cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và trong giấy chứng nhận sẽ có thông tin giám đốc mới. Thông thường, kể từ khi Khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận và hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Trên đây là tất cả những thông tin mà chúng tôi gửi đến Khách hàng trong việc tìm hiểu các nội dung liên quan đến việc tìm hiểu mẫu công văn thông báo thay đổi giám đốc công ty.

Trong quá trình tham khảo Bài viết, có vấn đề gì chưa hiểu rõ vui lòng liên hệ Đại Lý Thuế Gia Lộc để được nhân viên tư vấn hỗ trợ sớm nhất.