Công văn là một văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp. Với bất kỳ một cơ quan, tổ chức, pháp nhân nào đều không ít lần sử dụng công văn. Có nhiều loại công văn khác nhau tùy vào mục đích như công văn đề nghị, công văn thông báo, công văn trả lời…vv.

Bài viết dưới đây sẽ gửi tới Quý khách hàng mẫu công văn hướng dẫn.

Công văn là gì?

Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là công cụ giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.

Các loại công văn

Hiện nay có nhiều loại công văn, trong đó có một số loại công văn phổ biến như sau:

– Công văn hướng dẫn:

Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật.

Công văn hướng dẫn thường được sử dụng khi cơ quan cấp dưới hỏi về một việc cụ thể phát sinh trong thực tiễn nhưng cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành khi nhận thấy một việc nhất định đã có quy định pháp luật nhưng còn có những điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau.

– Công văn đôn đốc:

Công văn đôn đốc thường được sử dụng để nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều hòa, phối hợp, bảo đảm được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các đối tượng có liên quan trong những hoạt động đó.

– Công văn chỉ đạo:

Là công văn do cấp trên ban hành nhằm chỉ đạo cấp dưới thực hiện một vấn đề cấp bách nào đó.

– Công văn đề nghị, yêu cầu:

Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.

– Công văn phúc đáp:

Là dạng công văn thường được sử dụng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Công văn hướng dẫn là gì?

Trước khi đề cập đến mẫu công văn hướng dẫn, cần hiểu những khái niệm cơ bản nhất về công văn và công văn hướng dẫn.

Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Thậm chí, trong doanh nghiệp và các tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình.

Một công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau:

– Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;

– Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;

– Nghiêm túc, lịch sử và có tính thuyết phục người nhận;

– Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung công văn.

Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới. Phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đề cập tới mẫu công văn hướng dẫn, Quý vị có thể tham khảo và tùy vào mục đích của công văn để soạn thảo một cách phù hợp nhất.

Mẫu công văn hướng dẫn

Kính gửi:…………………………….

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty/Cơ quan/Ông/Bà…….. có ban hành văn bản…………… quy định về/để điều chỉnh vấn đề…………………….. Tuy nhiên, sau thời gian….. tổ chức thực hiện/áp dụng/………….., nhận thấy: …………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………….. (Trình bày về lý do dẫn tới việc bạn làm công văn với nội dung trên, ví dụ, bạn nhận thấy việc áp dụng quy định …… là không phù hợp giữa các bộ phận/ban ngành/địa phương,… nên cần một văn bản hướng dẫn để những chủ thể này có thể áp dụng một cách phù hợp, đồng nhất,…) Do vậy, (công ty) tôi làm công văn này để hướng dẫn việc…………… của ….…………. Cụ thể:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..(Trình bày nội dung hướng dẫn tùy từng trường hợp, mục đích soạn thảo công văn)

Trách nhiệm của………………..(Trình bày về trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện công văn này)

Trân trọng cảm ơn./.

Tải (Download) Mẫu công văn hướng dẫn

Hướng dẫn viết công văn hướng dẫn

Căn cứ quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức công văn nói chung và công văn hướng dẫn nói riêng bao gồm các thành phần chính như sau:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ;

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

– Số, ký hiệu của văn bản;

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

– Nội dung văn bản;

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

– Nơi nhận.

Ký hiệu Công văn phải bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Trích yếu nội dung Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

Nơi nhận Công văn được quy định như sau:

– Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

– Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

Mẫu Công văn áp dụng bắt buộc đối với cơ quan Nhà nước, tuy nhiên, các doanh nghiệp, cá nhân cũng nên sử dụng theo mẫu này để việc áp dụng được thống nhất.

Trên đây là những nội dung liên quan tới chủ đề mẫu công văn hướng dẫn. Trường hợp Quý khách hàng có bất cứ thắc mắc nào liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ.