Chế độ thai sản là đặc quyền mà mỗi lao động nữ khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội trả khi nghỉ chế độ thai sản không thể tham gia lao động. Việc khai báo chế độ thai giản của người lao động do đơn vị sử dụng lao động thực hiện tại cơ quan bảo hiểm có thẩm quyền. Khi có sự thay đổi về việc hưởng chế độ doanh nghiệp phải kịp thời báo cho cơ quan bảo hiểm nếu chậm thông báo phải có văn bản giải trình lý do. Vậy Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản được soạn thảo như thế nào? Chúng tôi xin chia sẻ với Qúy bạn đọc qua bài viết sau.

Báo giảm thai sản là gì?

Báo giảm thai sản là thủ tục đơn vị sử dụng lao động báo lên cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền việc người lao động nghỉ việc hưởng thai sản. Báo giảm thai sản là thủ tục không thể thiếu khi đơn vị phát sinh lao động nghỉ thai sản.

Theo khoản 6 Điều 42 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệm, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế (Ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam) thì:

Thời gian báo giảm thai sản

Về thời gian báo giảm chậm bảo hiểm y tế (BHYT) đối với người lao động tạm nghỉ có thể căn cứ vào Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 quy định như sau:

Thủ tục báo giảm thai sản

Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… (Mẫu D02-TS).

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.

Về nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.

Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hiện nay không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến.

Về nộp hồ sơ trực tuyến

Đây là hình thức được khá nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện áp dụng hiện nay. Công ty thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính và tiến hành kê khai BHXH. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan BHXH.

Lưu ý: Hiện nay phần mềm đang được sử  dụng phổ biến nhất là Phần mềm kê khai BHXH của Tổng cục BHXH. Đây là phần mềm hỗ trợ miễn phí cho tất cả doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Công văn giải trình chậm báo giảm thai sản là gì?

Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản là văn bản do cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến cơ quan bảo hiểm có thẩm quyền nhằm xác lập nội dung giải trình về việc chậm báo giảm thai sản trong cơ quan, đơn vị, tổ chức của mình.

Quy định về chậm báo giảm thai sản

Hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm báo tăng, giảm lao động khi có biến động trong thời gian quy định mà không có quy định nào cụ thể về việc chậm báo giảm thai sản, do đó nếu đơn vị sử dụng lao động báo giảm thai sản muộn so với thời hạn quy định cần xin hướng dẫn và giải trình với cơ quan bảo hiểm.

Quy trình tiếp nhận và xử lý công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

Bước 1: Cơ quan bảo hiểm tiếp nhận công văn giải trình của doanh nghiệp.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận thực hiện trách nhiệm quản lý các thủ tục chuyển công văn đến đơn vị có trách nhiệm tham mưu, giải quyết vấn đề trong công văn.

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xác minh tính xác thực nội dung trình bày trong công văn.

Bước 4: Cơ quan bảo hiểm sẽ soạn thảo công văn trả lời và phương án giải quyết đến đơn vị sử dụng lao động.

Bước 5: Chuyển công văn đến bộ phận văn thư và trả cho doanh nghiệp.

Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản 2021 mới nhất

Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản có dạng như dưới đây:

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH CHẬM BÁO GIẢM THAI SẢN

( V/v giải trình chậm báo giảm thai sản)

Kính gửi: Cơ quan bảo hiểm………

Căn cứ Luật BHXH số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014;

Căn cứ Nghị định số:…./……/NĐ-CP ………………………………………….;

Căn cứ Thông tư số: …………./TT-BYT……………………………………….;

Căn cứ Quyết định số:……../QĐ-BHXH ………………………………………;

Căn cứ……………………………………………………………………………;

Tên doanh nghiệp:…………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp:…………………………………………………………………

Trụ sở chính:…………………………………………………………………

Điện thoại liên hệ:…………………………………………………………………

Doanh nghiệp…… giải trình về việc chậm báo giảm thai sản cho người lao động như sau:

Ngày…/…/…. Công ty đã báo cáo về danh sách hưởng chế độ thai sản theo số liệu thống kê dựa trên hồ sơ mà người lao động nộp lại cho bộ phận của công ty. Tuy nhiên, ngày…./…./…. Lao động A ( người lao động có tên trong danh sách hưởng chế độ thai sản ) thông báo nghỉ đột xuất, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Ngày……/…./…. Khi có quyết định cho nghỉ việc đối với lao động A, công ty tiến hành báo cáo về việc giảm thai sản cho cơ quan bảo hiểm.

Công ty xin cam đoan về nội dung giải trình nêu trên là hoàn toàn có căn cứ và đúng sự thật. Nếu sai công ty xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Kính mong Quý cơ quan xem xét, tạo điều kiện giải quyết để đảm bảo quyền lợi của những người lao động khác.

Công ty xin chân thành cảm ơn!

 Hướng dẫn điền Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản

Công văn giải trình chậm báo giảm thai sản theo mẫu trên sẽ do đơn vị, tổ chức sử dụng lao động lập và gửi kèm hồ sơ giải quyết giảm chế độ thai sản cho cơ quan bảo hiểm cấp quận/huyện nơi đơn vị sử dụng lao động đặt trụ sở chính. Cách điền Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản trên như sau:

– Góc trên cùng bên trái của công văn ghi rõ tên đơn vị, số công văn;

– Góc trên cùng, bên phải phía dưới quốc hiệu, tiêu ngữ ghi địa điểm, ngày, tháng, năm lập công văn;

– Phần kính gửi: là cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi đơn vị có trụ sở;

– Phần căn cứ: ghi các căn cứ là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến bảo hiểm xã hội, chế độ thai sản có hiệu lực tại thời điểm ra công văn như Luật Bảo hiểm xã hội, Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật bảo hiểm xã hội về bảo hiểm xã hội bắt buộc,… Và các căn cứ khác như công văn, quyết định của cơ quan sử dụng lao động, việc chấm dứt lao động bằng văn bản,…..

– Thông tin đơn vị ban hành công văn: thông tin về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại liên hệ theo đúng thông tin đã đăng ký tại cơ quan bảo hiểm.

– Phần doanh nghiệp giải trình lý do làm giảm chế độ thai sản muộn: doanh nghiệp có thể sử dụng lý do như mẫu công văn trên trình bày hoặc nêu lý do thực tế của doanh nghiệp sao cho phù hợp với quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội. 

– Phần cuối cùng: Ban lãnh đạo đơn vị sử dụng lao động ký và đóng dấu đơn vị, người quản lý trực tiếp người lao động giảm chế độ ký và ghi rõ họ tên.

Trên đây là những phân tích của chúng tôi về chủ đề Mẫu công văn giải trình chậm báo giảm thai sản. Hy vọng bài viết sẽ giúp Qúy bạn đọc có thể soạn thảo được văn bản khi doanh nghiệp của mình cần giải trình với cơ quan bảo hiểm để không ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan Qúy bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài 1900 6557 để được chúng tôi tư vấn trực tiếp.