Thực tế hiện nay một số doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị thường gặp vướng mắc trong quá trình soạn thảo các công văn gửi đến khách hàng, đối tác hoặc công văn giải trình, nhắc nhở. Trong nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn Mẫu công văn điều chỉnh thông tin.

Mẫu công văn điều chỉnh thông tin là gì?

Mẫu công văn điều chỉnh thông tin là mẫu văn bản hành chính được lập ra để xin được điều chỉnh nội dung thông tin về vấn đề cụ thể nào đó.

– Trong công văn điều chỉnh thông tin cần nêu rõ nội dung điều chỉnh, lý do xin điều chỉnh…

– Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan Nhà nước sử dụng Công văn làm phương tiện giao tiếp chính với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

– Vai trò chủ yếu của Công văn là để thực hiện hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức.

Đặc điểm của công văn

– Công văn tuy không phải là một dạng văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp

– Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau như lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,…

– Công văn có thể không do cơ quan, đoàn thể, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức có quy định rõ về quyền hạn cũng như nhiệm vụ của người đó.

Vì công văn không có hiệu lực thi hành nên công văn sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện và giải quyết xong các công việc trên thực tế.

– Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến lên mọi người mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Nhất là đối với công văn hướng dẫn, muốn được giải quyết một sự việc tương tự đã có thì vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.

Phân loại Công văn

Hiện nay, có 07 loại công văn được sử dụng phổ biến đó là:

– Công văn hướng dẫn: Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về một nội dung nào đó đã được quy định nhưng chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.

– Công văn giải thích: Là loại Công văn dùng để cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.

– Công văn chỉ đạo: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.

– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Đây là loại Công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.

– Công văn đề nghị, yêu cầu: Là Công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp nhằm đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan.

– Công văn phúc đáp: Là loại Công văn trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

– Công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.

Mẫu công văn điều chỉnh thông tin

Tùy theo mục đích sử dụng công văn là gì sẽ có cách soạn thảo khác nhau, nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn Mẫu công văn điều chỉnh thông tin.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                                                   ….., ngày ….. tháng ….. năm ……….

CÔNG VĂN

(V/V: Điều chỉnh thông tin…………………….)

Kính gửi:……………………………………………………………………………

Căn cứ:………………………………………………………………………………

Dựa trên……………………..chúng tôi thông báo về việc thay đổi thông tin……như sau:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Tải download Mẫu công văn điều chỉnh thông tin

Hướng dẫn cách soạn công văn điều chỉnh thông tin

Nội dung trên đã đưa ra Mẫu công văn điều chỉnh thông tin, ở phần này sẽ hướng dẫn cách soạn thảo công văn điều chỉnh thông tin.

– Quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng năm là những nội dung không thể thiếu khi soạn thảo công văn;

– Tên công văn thường được viết bằng chữ in hoa có dấu, ví dụ: CÔNG VĂN (V/v: Điều chỉnh thông tin……)

– Nội dung công văn: Nêu ngắn gọn thông tin cần thay đổi, điều chỉnh.

– Cuối cùng người soạn công văn ký và ghi rõ họ tên.

Khi tiến hành soạn thỏa công văn cần đáp ứng yêu cầu chung khi soạn thảo như sau:

– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng;

– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính;

– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao;

– Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.