Để giúp Quý độc giả có thêm thông tin khi lập biên bản giao nhận hồ sơ, trong bài viết này, chúng tôi sẽ có những chia sẻ hữu ích, đồng thời cung cấp Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ qua nội dung bài viết này. Mời Quý độc giải theo dõi:

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ là gì?

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ hay biên bản bàn giao hồ sơ, là mẫu văn bản ghi nhận lại việc giao nhận hồ sơ (giấy tờ, tài liệu,…) một cách cụ thể, rõ ràng

Biên bản giao nhận hồ sơ sẽ ghi lại cụ thể những thông tin như người bàn giao, người nhận, nội dung bàn giao là gì,… Mặc dù không có hiệu lực pháp lý nhưng biên bản bàn giao dùng chứng minh cho các sự kiện thực tế đã xảy ra, làm căn cứ pháp lý cho các vấn đề nảy sinh sau này.

Ví dụ biên bản giao nhận hồ sơ

Một số ví dụ về biên bản giao nhận hồ sơ như sau:

– Biên bản giao nhận hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp giữa bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý về đăng ký doanh nghiệp và bên sử dụng dịch vụ này;

– Biên bản giao nhận hồ sơ công chức, viên chức giữa các cá nhân hay phòng ban;

– Biên bản giao nhận hồ sơ lao động giữa người quản lý lao động cũ và người quản lý lao động mới;

– Biên bản bàn giao chứng từ kế toán;

– Biên bản bàn giao hồ sơ sổ sách giáo viên;

– Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh;…

Khi nào soạn biên bản giao nhận hồ sơ?

Hồ sơ là cách gọi chung của tập giấy tờ, tài liệu nào đó. Hồ sơ là cơ sở để thực hiện các thủ tục, là kết quả của giao dịch,… nên có vai trò quan trọng đối với cá nhân, tổ chức. Để ghi nhận lại thời điểm, các loại giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ, bên giao và bên nhận, người ta dùng biên bản giao nhận hồ sơ.

Biên bản giao nhận hồ sơ nên soạn thảo trước khi nhận hoặc giao giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ và hoàn thành ngay sau khi tiến hành giao nhận hồ sơ.

Nếu công việc của Quý vị thường xuyên gắn với hồ sơ, để quản lý hồ sơ nên lập Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ để dùng chung cho các giao dịch khi cần thiết.

Nội dung Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ

Biên bản giao nhận hồ sơ không có mẫu theo quy định pháp luật, nhưng thường có các nội dung dưới đây:

– Phần mở đầu:

+ Tên cơ quan, đơn vị ban hành

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

+ Số biên bản giao nhận

+ Ngày tháng năm lập biên bản

+ Tên biên bản: BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ

– Phần nội dung:

+ Thông tin bên giao

+ Thông tin bên nhận

+ Thời gian, địa điểm cụ thể giao nhận hồ sơ

+ Thành phần hồ sơ giao nhận, đặc điểm, số lượng mỗi giấy tờ, tài liệu

– Phần kết thúc:

Bên giao và bên nhận ký và ghi rõ họ tên.

Tham khảo mẫu Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ

Quý vị có thể tham khảo một số Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ dưới đây:

+ Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ (mẫu chung)

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

Bên giao:

Họ tên:………………………………………………………………………………………………………….

Chức vụ:……………………………………………………………………………………………………….

Trụ sở:………………………………………………………………………………………………………….

Bên nhận:

Họ tên:………………………………………………………………………………………………………….

Chức vụ:……………………………………………………………………………………………………….

Công ty:………………………………………………………………………………………………………..

Trụ sở:………………………………………………………………………………………………………….

Chi tiết tài liệu bàn giao:

                                 Bên giao                                                                        Bên nhận

Tải (Download) Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ

+ Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ và tiền

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                        Hà Nội, ngày      tháng      năm 20……

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ

I. HỒ SƠ BÀN GIAO

Bên A đã tiến hành bàn giao cho Bên B hồ sơ sau:

II. BÀN GIAO TIỀN

Bên B đã nhận từ Bên A số tiền…………………….. (Bằng chữ:……………………………………..)

III. THỜI ĐIỂM BÀN GIAO

Bên B đã nhận đủ hồ sơ từ Bên A và Bên A đã nhận đủ số tiền nói trên từ Bên B vào ngày ghi tại phần đầu của Biên bản này.

Các Bên cam kết không có bất kỳ khiếu nại thắc mắc nào kể từ thời điểm nhận bàn giao.

Biên bản giao nhận này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản.

Tải (Download) Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ và tiền

+ Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty

Chúng tôi gồm có:

I. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:

1/ Ông/ Bà :… Chức vụ:….Phòng: …

2/ Ông/ Bà …Chức vụ:…Phòng: …

3/ Ông/ Bà…. Chức vụ:… Phòng: …

4/ Ông/ Bà :… Chức vụ:…Phòng: …

II. NGƯỜI BÀN GIAO:

1/ Ông/ Bà :……………………………..  Chức vụ:………………  Phòng: …………………….

Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

III. BÀN GIAO CÔNG VIỆC:

IV. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:

Biên bản kết thúc vào lúc …….h…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.

Biên bản được lập thành …. (………….) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.
 

Tải (Download) Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu

Cách soạn Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ

Khi viết biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu cần lưu ý các đặc điểm sau:

– Ghi rõ ràng, chính xác về thời gian, địa điểm bàn giao cũng như thời điểm lập biên bản.

– Liệt kê đầy đủ các thông tin cá nhân của cả bên bàn giao và bên nhận bàn giao.

– Các thông tin quan trọng của tài sản như: tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng thực tế, giá trị… đều nên ghi chú cẩn thận.

– Nêu ra các điều kiện, trách nhiệm đối với tài sản và cam kết của đôi bên

– Có đầy đủ chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận, cẩn thận hơn thì có thể lấy thêm chữ ký của cả người làm chứng.