Hoạt động giao nhận hàng hóa là giai đoạn cuối của hoạt động mua bán, theo đó, bên giao sẽ giao hàng theo thỏa thuận và bên mua sẽ nhận hàng và kiểm tra lại. Ở giai đoạn này, các bên cần phải có văn bản xác nhận với nhau, và ở đây các bên sẽ sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Trong nội dung bài viết này, Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ hướng dẫn quý vị tìm hiểu và soạn biên bản này.

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra trên thực tế, theo đó bên bán đã giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.

Biên bản giao nhận hàng hóa là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên.

Thường thì biên bản giao nhận hàng hóa được lập ngay sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại, số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký và khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.

Trong biên bản phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa cũng như thông tin liên lạc của hai bên mua bán hàng. Biên bản cần phải được sao chép làm hai bản cho hai bên và có giá trị pháp lý như nhau.

Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ do bên mua và bên bán thực hiện, biên bản này hiện nay không có văn bản pháp luật nào quy định cụ thể về nội dung này. Biên bản giao nhận hàng hóa có những đặc điểm như sau:

– Biên bản sẽ được lập ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết.

– Khi bên bán đã thực hiện giao đủ số lượng hàng hóa, sản phẩm cho bên mua và bên mua sẽ kiểm tra lại và ký xác nhận vào biên bản.

– Biên bản giao nhận hàng hóa phải chứa đựng đầy đủ các thông tin của các bên thàm gia (như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người đại diện) và thông tin hàng hóa (tên loại hàng hóa, chủng loại, số lượng…)

Cách viết biên bản giao nhận hàng hóa?

Đối với một biên bản giao nhận hàng hóa thông thường, Quý vị chú ý cần phải có những nội dung như sau:

+ Tên đơn vị bán hàng

+  Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng

+ Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ

+ Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ

+ Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…

+ Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên

Quý vị có thể lập biên bản giao nhận hàng hóa theo hướng dẫn sau:

– Phía trên cùng bên tay trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.

– Tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”

– Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa

– Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.

– Thông tin của các bên giao hàng và nhận hàng.

– Thông tin hàng hóa được mua bán, giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, ghi chú.

– Chữ ký xác nhận của các bên.

Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu quan trọng, nó chứng minh bên đơn vị bán hàng có giao đúng số lượng hàng hóa và thời hạn như đã thỏa thuận trong hợp đồng trước đó cho bên mua hay không. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ sở pháp lý để cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân giải, xác định đâu là bên có lỗi nếu xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận hàng hóa. Chính vì thế, trong hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa Quý vị cần phải lập ra một biên bản hoàn chỉnh để bảo đảm chính quyền và lợi ích của mình trong các tình huống xấu.

Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, chủ thể thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:

– Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện…)

– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi làm hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận. Bởi nếu để thực hiện cuối cùng thì sẽ không bám sát được quá trình mua bán giao nhân và dễ xảy ra sai sót hơn.

– Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02. Nếu không có phần chữ ký người đại diện và đóng dấu của cả 02 bên hoặc thiếu một trong hai bên thì biên bản sẽ không có giá trị pháp lý.

– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được sao thành hai bản, bên bán và bên mua mỗi bên sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý nếu có tranh chấp không may xảy ra.

– Mỗi một biên bản giao nhận hàng hóa sẽ có những sự khác biệt nhất định tùy thuộc theo điều kiện, loại hàng hóa và theo ý chí của các bên nhưng phải đảm bảo đúng thủ tục và không trái với quy định của pháp luật.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung 2024

Đối với biên bản giao nhận hàng hóa hiện nay không có mẫu cố định. Tuy nhiên để thuận tiện cho hoạt động mua bán, sản xuất kinh doanh quý vị có thể dựa vào hình thức giao nhận, đối tượng giao nhận để có thể tự soạn cho mình một mẫu biên bản chung áp dụng được cho nhiều trường hợp.

   BIÊN BẢN GIAO NHẬN

– Căn cứ Hợp đồng mua bán số 86/ HĐ-202…

– Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…/…/20… của Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Hoàn Long

Hôm nay, ngày ….tháng….năm…. Tại trụ sở TNHH Thương mại và dịch vụ Hoàn Long, Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng)        :  Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Hoàn Long
–    Địa chỉ  :         số 72 Dương Quảng Hàm, Cầu Giấy, Hà Nội.
–    Điện thoại :    024.35.846.189         Fax : 024.35.846.189
–    Đại diện Ông/bà:  Nguyễn Tuấn Long Chức vụ: giám đốc

BÊN B (Bên giao hàng) :     Công ty cổ phần Yealink
–    Địa chỉ  :           07 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.
–    Điện thoại: 024.38.635.456     Fax : 024.38.635.456
–    Đại diện Ông/bà  Đỗ Phúc Tuấn Chức vụ: giám đốc
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng  như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

             ĐẠI DIÊN BÊN A                                                                     ĐẠI DIỆN BÊN B

              (Bên nhận hàng)                                                                    (Bên giao hàng)

Tải (Download) mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa chung 2023

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ thông thường sẽ là việc lãnh đạo công ty bàn giao hàng hóa, sản phẩm cho một bộ phận nhất định hoặc việc bàn giao các hàng hóa giữa các bộ phận trong cùng một đơn vị. Biên bản giao nhận này nhằm xác nhận các bộ phận đã thực hiện giao nhận hàng hóa theo chỉ thị của cấp trên.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ

Ngày…thán….năm……

Số: 01/BBBG – TSCĐ

Nợ: 211

Có: 331B

Căn cứ Quyết định số: 01/QĐ-TU ngày…. tháng … năm…. của Ban lãnh đạo công ty TNHH Thanh Uyên về việc bàn giao TSCĐ:

– Ông/Bà: Vũ Văn Dúng, chức vụ: Phó giám đốc Đại diện bên giao

– Ông/Bà: Nguyễn Thị Hiền, chức vụ: Kế Toán trưởng Đại diện bên nhận

Địa điểm giao nhận TSCĐ: Phòng 202 nhà A5 Khu đô thị Văn Quán, Hà Đông, Hà Nội.

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

Tải (Download) mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

Bên đơn vị vận chuyển được cho là bên thứ ba trong hoạt động mua bán hàng hóa. Việc bên bán không trực tiếp giao hàng cho bên mua mà thông qua đơn vị vận chuyển cũng cần phải được thực hiện tỉ mỉ và có hợp đồng, giấy tờ ghi nhận tránh trường hợp làm mất hàng hoặc trong quá trình vận chuyển hàng hóa bị hư hỏng hoặc thiếu sót dẫn đến việc bên mua nhận hàng bị giảm chất lượng hoặc thiếu.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN

Căn cứ Hợp đồng vận chuyển số 86/ HĐ-VC202…

Hôm nay, ngày…tháng … năm….. Tại trụ sở TNHH Thương mại và dịch vụ Hoàn Long, Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng)        :  Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Hoàn Long
–    Địa chỉ  :         số 72 Dương Quảng Hàm, Cầu Giấy, Hà Nội.
–    Điện thoại :    024.35.846.189         Fax : 024.35.846.189
–    Đại diện Ông/bà:  Nguyễn Tuấn Long Chức vụ: giám đốc

BÊN B (Bên giao hàng) :     Công ty cổ phần Yealink
–    Địa chỉ  :           07 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.
–    Điện thoại: 024.38.635.456     Fax : 024.38.635.456
–    Đại diện Ông/bà  Đỗ Phúc Tuấn Chức vụ: giám đốc
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng  như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

             ĐẠI DIÊN BÊN A                                                               ĐẠI DIỆN BÊN B

              (Bên nhận hàng)                                                               (Bên giao hàng)

Tải (Download) mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển

 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo thông tư 133

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, biên bản giao nhận hàng hóa được ghi nhận là về tài sản cố định. Văn bản này nhằm mục đích xác nhận giao nhận tài sản cố định sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp, được biếu tặng, viện trợ, nhận góp vốn, thuê ngoài… đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo quyết định của cấp trên.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ

Ngày … thán….năm…..

Số: 01/BBBG – TSCĐ

Nợ: 211

Có: 331B

Căn cứ Quyết định số: 01/QĐ-TU ngày …. tháng…năm…..của Ban lãnh đạo công ty TNHH Thanh Uyên về việc bàn giao TSCĐ:

– Ông/Bà: Vũ Văn Dúng, chức vụ: Phó giám đốc Đại diện bên giao

– Ông/Bà: Nguyễn Thị Thúy, chức vụ: Trường phòng kinh doanh Đại diện bên nhận

Địa điểm giao nhận TSCĐ: Phòng 202 nhà A5 Khu đô thị Văn Quán, Hà Đông, Hà Nội.

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO

Tải (Download) mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa theo Thông tư 133

Trên đây là nội dung bài viết của Đại Lý Thuế Gia Lộc về biên bản giao nhận hàng hóa. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.