Hóa đơn là những giấy tờ có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu hóa đơn sai hoặc không phát hành hóa đơn thì sẽ có những hệ lụy liên quan trực tiếp đến doanh thu cũng như các khoản thuế của doanh nghiệp. Vì thế, nếu hóa đơn đã phát hành có nội dung sai, các bên phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và làm thủ tục theo quy định của pháp luật.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung hóa đơn.

Căn cứ của điều chỉnh hóa đơn chính là việc phát hành hóa đơn. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế) thì phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trên thông báo phát hành hóa đơn phải bao gồm những thông tin: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, các loại hóa đơn phát hành, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn, tên và mã số thuế của đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tên và mã số thuế của đơn vị cung ứng phần mềm tự in hóa đơn; ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đóng dấu đơn vị.

Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến. Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã phát hành thì phải thực hiện thông báo phát hành mới theo quy định.

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, người lập cần chú ý những điểm sau đây:

– Khi phát hiện lỗi sai đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh.

– Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ mà mã số thuế đúng của người mua đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.

– Nếu đã kê khai thuế thì phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không được hủy hóa đơn.

– Thời gian trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải trùng với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.

– Cần phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện 02 bên và đóng dấu doanh nghiệp.

– Nội dung trên biên bản điều chỉnh cần có: điều chỉnh hóa đơn số… ngày… tháng… năm,  ký hiệu hóa đơn…, hóa đơn điều chỉnh số.

Khi nào làm biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Căn cứ theo Khoản 2,3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì đối với những trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ; hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì bên bán và bên mua phải lập biên bản có thỏa thuận ghi rõ sai sót đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh.

Có phải đóng dấu treo lên biên bản điều chỉnh hóa đơn không?

Theo quy định của pháp luật, việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu được đóng lên trang đầu, đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

Theo đó, đóng dấu treo là việc dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc là trên phụ lục kèm theo của văn bản chính.

Thông thường, tên cơ quan tổ chức thường được viết ở phía trên bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục nên khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu đóng trùm lên tên của cơ quan, tổ chức, phụ lục đó.

Với tính chất của biên bản điều chỉnh hóa đơn, văn bản sẽ có hiệu lực pháp lý khi biên bản được lập dựa theo hình thức của văn bản hành chính thông thường, có chữ ký xác nhận của đại diện các bên và đóng dấu doanh nghiệp. Do vậy, với biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần phải đóng dấu treo lên biên bản mà chỉ cần 02 bên đóng dấu xác nhận ở cuối biên bản.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập trong 02 trường hợp như sau:

– Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế

– Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Đối với mỗi trường hợp sai sót về hóa đơn điện tử sẽ có những cách thức khác nhau để xử lý.

+ Trường hợp 1: Hai bên lập biên bản về hủy hóa đơn điện tử có sự đồng ý và xác nhận của cả 02 bên, xác định thời gian có hiệu lực. Sau đó bên bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới gửi cho bên mua và phải có nội dung “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày tháng năm)

+ Trường hợp 2: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký của hai bên và ghi rõ sai sót, tiếp đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Và sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, cả 02 bên sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật.

Tải (Download) mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ

Trong nội dung hóa đơn, việc sai sót là hoàn toàn có thể xảy ra, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trong trường hợp hóa đơn ghi sai địa chỉ của bên bán hoặc bên mua thì có thể thực hiện thủ tục để điều chỉnh. Khi phát hiện lỗi sai về địa chỉ, các bên phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn với nội dung sửa đổi địa chỉ của bên bán hoặc bên mua và hóa đơn điều chỉnh gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Tải (Download) mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Mã số thuế là mã số mà doanh nghiệp được cấp ngay khi hoàn thành thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, mã số này sẽ đi theo suốt thời gian tồn tại và hoạt động của chính doanh nghiệp đó. Trong mọi thủ tục hành chính cũng như các giấy tờ mua bán, trong phần nội dung thông tin của doanh nghiệp thì bắt buộc phải có mã số này. Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì khi hóa đơn đã phát hành mà bị sai mã số thuế thì bên mua và bên bán sẽ tiến hành điều chỉnh lại theo quy định của pháp luật.

Tải (Download) mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền

Hóa đơn là văn bản ghi nhận về số tiền mà bên bán cung cấp cho bên mua khi mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Số tiền ghi trên hóa đơn có liên quan trực tiếp đến doanh thu của bên bán, số tiền chi của bên mua và có liên quan trực tiếp đến thuế của cả 02 bên. Chính vì thế, thông tin số tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần phải được ghi chú cẩn thận và chính xác. Thế nhưng, trên thực tế, việc sai sót vẫn thường xảy ra và các bên phải làm thủ tục điều chỉnh lại lại hóa đơn với nội dung số tiền theo quy định của pháp luật hiện hành.

Tải (Download) mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty

Bên cạnh việc điều chỉnh các thông tin về sai địa chỉ công ty, sai hóa đơn điện tử, sai mã số thuế hay sai số tiền thì khi hóa đơn sai tên công ty cũng thuộc đối tượng điều chỉnh theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/ 03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2012/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cũng như điều chỉnh các thông tin khác, khi điều chỉnh thông tin sai tên công ty thì bên mua và bên bán cũng phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký, xác nhận của các bên về sai sót này.

Tải (Download) mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty

Trên đây là nội dung bài viết về biên bản điều chỉnh hóa đơn. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết.