Tại các cuộc họp bất kỳ dù là tại doanh nghiệp, công ty hay là cơ quan nhà nước thì việc sử dụng mẫu biên bản cuộc họp là một bước quan trọng không thể thiếu. Vậy mẫu biên bản đó được định nghĩa ra sao?, biên bản cuộc họp này có vai trò như thế nào?, nội dung cần có trong biên bản cuộc họp để biên bản cuộc họp đảm bảo phù hợp?, mẫu biên bản cuộc họp công ty và cách viết biên bản cuộc họp công ty cụ thể như nào?.

Sau đây, mời quý vị tham khảo bài viết dưới đây của Đại Lý Thuế Gia Lộc để giải đáp rõ những vướng mắc trên.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản cần thiết được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức để ghi lại về nội dung cũng như diễn biến của cuộc họp, từ đó lưu trữ lại và làm căn cứ chứng minh các vấn đề được đưa ra và thống nhất tại cuộc họp đó.

Biên bản cuộc họp là một tài liệu ghi chép lại những thông tin, ý kiến, quyết định và hoạt động đã diễn ra trong một cuộc họp. Nó là một công cụ quan trọng để theo dõi tiến độ và trách nhiệm, đánh giá hiệu quả và đưa ra quyết định trong các cuộc họp.

Biên bản cuộc họp thường bao gồm các thông tin như tên cuộc họp, địa điểm, thời gian, danh sách những người tham dự, các chủ đề đã thảo luận, các câu hỏi được đưa ra và các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp cũng có thể ghi lại các ý kiến đối lập và các phân tích của các thành viên trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp thường được lưu trữ và phân phối cho tất cả những người tham gia trong cuộc họp và cho những người liên quan đến các quyết định và hoạt động trong cuộc họp.

Biên bản cuộc họp có vai trò gì?

Biên bản cuộc họp có vai trò gì? – để trả lời cho câu hỏi trên mời quý vị tham khảo nội dung phần sau đây.

Như chúng ta đã biết, trong một cuộc họp thì việc đề cập nêu ra có rất nhiều nội dung và ý kiến khác nhau. Theo đó, việc cần thực hiện ghi nhận lại để hỗ trợ các cuộc họp sau này là rất quan trọng, cụ thể biên bản cuộc họp có vai trò như sau:

– Do biên bản cuộc họp trong nội dung ghi lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra tại cuộc họp cho nên đây được coi như là một loại tài liệu lưu trữ lâu dài, quan trọng. Mặc dù loại biên bản này không có hiệu lực pháp lý như một số loại văn bản khác nhưng về mặt thực tế thì biên bản cuộc họp lại là một trong những căn cứ cần thiết để chứng minh những sự kiện thực tế xảy ra.

– Biên bản cuộc họp là một văn bản ghi nhận các nội dung được nêu ra trong cuộc họp, bao gồm những ý kiến, yêu cầu chỉ đạo từ cấp lãnh đạo, …. Do đó, những nội dung được đưa ra đồng thời ghi nhận trong biên bản cuộc họp góp phần cho các thành viên, nhân viên tại công ty có thể điều chỉnh và sắp xếp công việc sao cho hợp lý để công việc được giải quyết một cách hiệu quả nhất.

– Ngoài ra, biên bản này cũng là một lời nhắc nhở không chỉ đối với cá nhân mà còn cả các bộ phận thuộc công ty đã xác nhận tại biên bản cam kết việc thực hiện các danh sách công việc.

– Biên bản cuộc họp không chỉ có vai trò trên, đây còn là văn bản giúp cho những người mà có liên quan thực hiện những công việc được nêu tại cuộc họp, họ sẽ tự ý thức và tự giác có thể theo dõi, kiểm tra những điểm đã mắc phải, từ đó công việc thực hiện được cải thiện một cách đáng kể.

– Đối với các thành phần tham dự cuộc họp trường hợp có những việc phát sinh mà không thể đến dự cuộc họp này, thì biên bản cũng là một trong những giấy tờ xác thực nhất để họ được biết đến những kế hoạch, phương hướng được đề cập và thực hiện tiếp tục công việc của mình.

Nội dung cần có trong biên bản cuộc họp

– Do biên bản cuộc họp là một tài liệu được ghi lại từ một cuộc họp của cơ quan, tổ chức nào đó, nên trước khi tìm hiểu về nội dung cần có trong biên bản cuộc họp, chúng ta hãy tìm hiểu về những yêu cầu cần thiết để biên bản được đúng và hợp lệ, cụ thể như sau:

+ Các sự kiện, số liệu phải cụ thể và chính xác

+ Trong nội dung ghi lại phải ghi chép đầy đủ, trung thực và không ghi nhận những nội dung bị suy diễn theo ý kiến chủ quan.

+ Các nội dung ghi lại phải có trọng điểm, trọng tâm không được lan man

+ Ngoài ra, các thông tin nêu ra cần có sự tin cậy cao, thủ tục chặt chẽ, khi có các giấy tờ tài liệu cũng như tang vật để làm chứng cứ cần phải giữ đính kèm theo văn bản. Do vậy để kiểm chứng được việc thông tin đó có thực sự có độ tin cậy cao hay không thì cần phải được sửa chữa, bổ sung thông qua đọc công khai tại cuộc họp.

– Như vậy, dựa vào yêu cầu của một biên bản, chúng ta cũng hình dung được phần nào về một biên bản cuộc họp có một số nội dung ra sao?.

Ngoài ra, cũng tùy thuộc vào nội dung của cuộc họp là gì? hay nơi mở cuộc họp là tại cơ quan, tổ chức nào mà có những nội dung cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, trong thực tế thì nội dung cơ bản của biên bản cuộc họp vẫn cần có những nội dung cần thiết, không thể thiếu như dưới đây:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ là phần bắt buộc không thể thiếu trong văn bản

+ Tiếp theo, tiêu đề của văn bản là gì?, nội dung chính được đề cập trong văn bản là gì?

+ Thời gian cụ thể cũng như địa điểm lập ra biên bản cuộc họp đó, gồm: địa danh, giờ……phút…….ngày……….tháng……năm

+ Cuộc họp có những thành phần tham dự gồm những ai?, có chức vụ như thế nào? Liệt kê từng cá nhân

+ Nội dung của cuộc họp: đây có thể nói là phần quan trọng nhất trong biên bản, ghi nhận lại tất cả các sự việc thực tế xảy ra ra sao? (ý kiến, kế hoạch,…)

+ Phần kết thúc: ghi rõ về lý do, đề xuất, kết luận cũng như về thời gian cụ thể khi kết thúc cuộc họp, ví dụ: giờ, phút, ngày, tháng, năm.

+ Cuối cùng là phần ký xác nhận của người người liên quan đã tham gia cuộc họp.

Trong biên bản này thông thường sẽ có chữ ký của chủ trị cuộc họp, thư ký cuộc họp và những người liên quan khác.

Mẫu biên bản cuộc họp công ty

BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY……

Về việc……….

Hôm nay, vào lúc …………giờ………phút, ngày……..tháng……..năm…. tại công ty………

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:…………………………………..

Nơi cấp:……………………………………………………………………..

Ngày cấp: …………………………………………………………………..

Nơi đặt trụ sở chính: ………………………………………………………..

Công ty họp: ………………………………………………………………..

Nội dung họp: ……………………………………………………………….

Thành phần tham dự: ………………………………………………………..

Chủ tọa của cuộc họp:………………………………………………………..

Thư ký:……………………………………………………………………….

Diễn biến của cuộc họp: ……………………………………………………..

Các quyết định thông qua:……………………………………………………

Biểu quyết:

+ Số phiếu tán thành:…….phiếu

+ Số phiếu không tán thành:….. phiếu

Thời gian kết thúc cuộc họp lúc:..giờ…..phút cùng ngày

Các nội dung nêu trên đã được thông qua tại cuộc họp

Biên bản đã được các thành viên nhất trí và có hiệu lực tính từ ngày ký

Tải (Download) mẫu biên bản cuộc họp công ty

Cách viết biên bản cuộc họp công ty

Để soạn thảo mẫu biên bản cuộc họp công ty được hoàn thiện đầy đủ thì mời quý vị tham khảo nội dung phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới quý vị những nội dung cơ bản mà trong biên bản cuộc họp công ty không thể thiếu:

– Phần quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày chiếm 2/3 trang giấy trên bên phải, phần còn lại góc trái chiếm 1/3 trang giấy là tên công ty mở cuộc họp đó.

Số của biên bản cuộc họp tại công ty

– Tên tiêu đề của văn bản: biên bản họp của công ty…….về việc…………

Ví dụ: Biên bản họp công ty cổ phần Q về việc biểu quyết thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

– Thời gian biểu quyết ghi nhận vào thời gian nào?, ghi rõ thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp

Ví dụ như:

Hôm nay, vào lúc ….giờ, ngày…. tháng…. năm 20….tại công ty cổ phần Q

– Thông tin của công ty, bao gồm:

+ Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Do cơ quan nào cấp? (phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư…) được cấp ngày……

+ Nơi đăng ký trụ sở chính?

+ Nội dung và mục đích của cuộc họp

+ Các thành phần tham dự cuộc họp?, nêu rõ từng thành phần

Ví dụ: Cổ đông?, Thư ký?, chủ tọa?,….

+ Cuộc họp diễn biến ra sao?

+ Nội dung trong cuộc họp mà được các thành phần tham dự thông qua gồm những gì?

+ Cụ thể về số phiếu biểu quyết tán thành là bao nhiêu số phiêu và không tán thành bao nhiêu số phiếu, chiếm bao nhiêu phần trăm?

+ Cuộc họp kết thúc vào thời gian nào?

– Kết luận: Biên bản này được các thành viên đưa đến thống nhất và nhất trí các nội dung nêu trên

– Hiệu lực: có hiệu lực tính từ ngày các thành viên tham dự cuộc họp ký.

– Ký và ghi rõ họ tên của thành viên tham gia.

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Đây là mẫu được dùng trong các cuộc họp với mục đích để bàn giao công việc cho đơn vị khác, theo đó mẫu của biên bản này cũng tương tự như biên bản cuộc họp công ty, nhưng vẫn cần đảm bảo có những nội dung:

– Tên biên bản: biên bản cuộc họp giao ban

– Nơi diễn ra cuộc họp, thành phần tham dự

– Chủ trì của cuộc họ, thư ký – người ghi biên bản cuộc họp đó

– Nội dung trong cuộc họp

– Thời gian kết thúc vào khoảng thời gian cụ thể nào?

– Chữ ký và ghi rõ họ tên của thư ký và chủ tọa của cuộc họp.

Tải (Download) mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty

Tương tự như biên bản cuộc họp giao ban, thì nội dung cũng được đề cập những thông tin như trên. Nhưng trong nội dung cần thay đổi dung thông tin sau để phù hợp với cuộc họp:

– Tên biên bản: biên bản cuộc họp giữa hai công ty

– Thành phần tham dự: ghi rõ thông tin của hai công ty, bao gồm: Tên công ty, đại diện, số điện thoại liên hệ, giấy phép kinh doanh, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng

– Nội dung cuộc họp

– Kết luận

– Thời gian kết thúc cuộc họp cụ thể vào mấy giờ?

– Số biên bản được lập?, có giá trị như nhau.

– Chữ ký của thư ký và chủ tọa.

Tải (Download) mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty

Mẫu biên bản cuộc họp công ty cổ phần

Mẫu biên bản cuộc họp công ty cổ phần, cũng như các mẫu chúng tôi đã nêu trên, thì một số nội dung cần thay đổi như sau:

– Tên tiêu đề: biên bản họp đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần……..

– Về việc…….

– Danh sách các Đại hội đồng  Cổ đông công ty gồm:………..

– Nội dung đã bàn bạc và thống nhất thông qua gồm:……………

– Biên bản này được thông qua từ ngày ký/ ngày….. và lập thành? Bản có giá trị như nhau.

– Chữ ký của các cổ đông

Tải (Download) mẫu biên bản cuộc họp công ty cổ phần

Mẫu biên bản cuộc họp giám đốc

Mẫu biên bản cuộc họp giám đốc gồm những nội dung sau:

– Tên biên bản: biên bản họp hội đồng…. công ty………về việc………

– Thời gian họp………..

– Thành phần tham dự gồm những ai?

– Nội dung thảo luận: mục đích và nội dung họp, nội dung được biểu quyết, ý kiến, số phiếu, quyết định về…………

– Số biên bản được lập ra

– Chữ ký của thành phần tham dự.

Tải (Download) mẫu biên bản cuộc họp giám đốc

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến mẫu biên bản cuộc họp và lời giải đáp cho những thắc mắc mẫu biên bản đó được định nghĩa ra sao?, biên bản cuộc họp này có vai trò như thế nào?, nội dung cần có trong biên bản cuộc họp để biên bản cuộc họp đảm bảo phù hợp?, mẫu biên bản cuộc họp công ty và cách viết biên bản cuộc họp công ty cụ thể như nào?.