Mẫu biên bản cuộc họp giao ban là một yếu tố quan trọng giúp ghi lại các nội dung trong cuộc họp. Vậy mẫu biên bản này là gì? Yêu cầu nội dung trong biên bản ra sao? Quý độc giả hãy cùng theo dõi nội dung bài viết dưới đây.

Biên bản cuộc họp là gì?

Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp bao gồm các thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.

Trong mỗi cuộc họp, người ghi biên bản có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và số người vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ những thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

Vai trò của biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.

Những nội dung tại cuộc họp có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện. Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban là gì?

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban là mẫu biên bản cuộc họp được sử dụng trong các cơ quan, công ty, doanh nghiệp, dùng cho các cuộc họp tổng kết cuối tuần, giao ban đầu tuần,…

Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh là bằng chứng để chứng minh cuộc họp đó có được diễn ra hay không, có thành công hay không.

Biên bản cuộc họp giao ban thường được sử dụng trong các cuộc họp được tổ chức theo tuần, tháng, quý… Nhưng trên thực tế, mỗi một mẫu biên bản lại phục vụ cho một mục đích và đối tượng riêng. Tùy thuộc theo nội dung, đặc điểm của từng cuộc họp mà sẽ có những mẫu biên bản phù hợp.

Nội dung biên bản cuộc họp giao ban

Nội dung trong Mẫu biên bản cuộc họp giao ban cần phải được trình bày cụ thể, rõ ràng nêu rõ thời gian địa điểm, thành phần tham gia. Cụ thể:

– Tên công ty, số hiệu biên bản, tên biên bản;

– Thời gian cuộc họp chính thức diễn ra, các thành phần tham gia;

– Ai là người chủ trì, ai là thư ký?

– Nội dung chính, các mục diễn ra trong cuộc họp;

– Kết luận, các quyết định được thông qua;

– Thời gian kết thúc cuộc họp, chữ ký xác nhận của những bên tham gia.

Yêu cầu cơ bản của biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty

Để biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty có giá trị như đã nêu tại mục 2, những nội dung trong biên bản cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

– Biên bản cần ghi ghép cuộc họp chính xác, và đầy đủ. Cụ thể là: người viết biên bản cần ghi lại đúng diễn biến của cuộc họp, ý kiến của người tham gia cuộc họp, kết luận của người chủ trì cuộc họp. Trong một số trường hợp, người viết biên bản có thể nêu tóm tắt nội dung phát biểu của người tham gia cuộc họp, nhưng vẫn phải thể hiện đúng nội dung.

– Biên bản cần nêu được phần tóm tắt cuộc họp, để người xem nắm được tổng quan nội dung cuộc họp trước khi bước vào chi tiết các nội dung trao đổi.

– Biên bản cần được thể hiện bằng hình thức chuyên nghiệp, câu từ diễn đạt dễ hiểu và ngắn gọn.

– Biên bản nên được hoàn thiện ngay sau cuộc họp, để người tham gia cuộc họp thông qua và ký tên.

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIAO BAN

– Thời gian bắt đầu: …………………………………………………………………………………………………………….

– Địa điểm: ………………………………………………………………………………………………………………………….

– Thành phần tham dự gồm:

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

2……………………………………………………………………………………………………………………………………….

3………………………………………………………………………………………………………………………………………..

– Chủ trì (chủ tọa): ……………………………………………………………………………………………………………….

– Thư ký (người ghi biên bản): ………………………………………………………………………………………………

– Nội dung (Theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/ hội thảo): …………………………………………………………..

1. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

2. ……………………………………………………………………………………………………………………………………

3………………………………………………………………………………………………………………………………………

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ……. giờ….., ngày…..tháng….năm…..

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Tải (download) Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

Những điều cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp giao ban

– Chuẩn bị biên bản mẫu trước

+ Đây là điều quan trọng mà ai khi muốn ghi chép biên bản cũng cần phải biết. Với việc chuẩn bị trước, sẽ không phải mất thời gian để ngồi làm biên bản, nắm bắt thông tin trong cuộc họp nhanh hơn.

+ Gạch ra mẫu biên bản đơn giản, với những ý chính như: Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; Các thành phần tham gia; Nội dung cuộc họp; Các kết luận được đưa ra;

– Tìm hiểu thông tin cuộc họp

Việc tìm hiểu các thông tin sẽ được triển khai trong cuộc họp sẽ giúp người ghi biên bản hiểu hơn về những nội dung được đề cập. Không bị bỡ ngỡ hoặc không hiểu khi nghe đến bất cứ thông tin nào.

– Học cách tốc ký

Đây được xem là kỹ năng cần thiết đối với những người ghi chép biên bản. Người ghi biên bản cần có một cuốn sổ, bút hoặc máy tính để ghi lại đầy đủ các nội dung diễn ra trong cuộc họp một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Lưu ý: Nếu trong trường hợp không thể nắm bắt kịp tiến độ để ghi chép hết được nội dung cần có trong mẫu biên bản cuộc họp giao ban, hãy sử dụng công cụ hỗ trợ là máy ghi âm để tránh việc bỏ lỡ bất cứ nội dung quan trọng.

Quy trình tổ chức cuộc họp giao ban cụ thể ra sao?

Tại Quyết định 45/2018/QĐ-TTg hướng dẫn cụ thể quy trình tổ chức cuộc họp giao ban trong các cơ quan hành chính nhà nước như sau:

Bước 01: Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Người chủ trì cuộc họp phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc họp, gồm: Thành phần tham dự, thời gian, nội dung cuộc họp và chuẩn bị phương án kết luận cuộc họp nếu cần thiết.

Bước 02: Gửi giấy mời họp

– Giấy mời họp được gửi đến cơ quan hoặc người được mời tham dự trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất.

– Sau khi nhận được giấy mời họp, cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân hoặc qua hệ thống quản lý văn bản của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Bước 03: Tổ chức cuộc họp

– Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp quyết định để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

– Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.

Lưu ý: Thời gian họp giao ban là không quá một phần hai ngày làm việc.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho quý độc giả những thông tin về Mẫu biên bản cuộc họp giao ban mới nhất. Hy vọng đã giúp quý độc giả nắm được nội dung chính cũng như cách viết biên bản cuộc họp ban một cách chuyên nghiệp nhất.