HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Hàng quý các DN (kể cả DN mới thành lập) phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế. Đó là quy định tài Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014, điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC mới nhất hiện nay:

– Những DN sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, DN thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế thì lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng

– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)

1. Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý chi tiết:

– Đặng nhập vào phần mềm HTKK thuế (nếu chưa có các bạn tải về : Phần mềm HTKK mới nhất)

– Vào menu  – > “Kê khai” -> “Hoá đơn” -> “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

– Tiếp đó các bạn chọn “Kỳ báo cáo” mặc định sẽ là quý hiện tại -> Chọn các phụ lục cần kê khai: “Kỳ báo cáo cuối cùng” hoặc “Chuyển địa điểm” -> click “Đồng ý” màn hình báo cáo sẽ hiển thi ra như sau:

Cột Mã loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo

VD: Nếu DN bạn sử dụng hóa đơn GTGT thì bạn Chọn “01GTKT”

Chỉ tiêu 2: Tên loại hóa đơn: Không cần phải nhập (Vì khi bạn chọn ở cột “Mã loại hóa đơn” phần mềm sẽ tự động nhảy.

Chi tiêu 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn: Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của DN bạn.

VD: 01GTKT3/001

Chỉ tiêu 4: Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của DN bạn.

 VD: MP/11P

Cột Số tồn đầu kỳ, mua/ phát hành trong kỳ:

– Nếu là lần đầu tiên thì các bạn tự nhập số tồn đầu kỳ của kỳ đầu, từ kỳ thứ 2 trở đi thì ứng dụng sẽ tự chuyển số tồn cuối kỳ của kỳ trước lên, cho phép sửa.

Chỉ tiêu 5 (Tổng số): Không cần phải nhập (Phần mềm tự tính)

Chỉ tiêu 6, 7 (Số tồn đầu kỳ): Từ số – Đến số: Nhập dạng số

VD: Đầu kỳ DN bạn tồn 41 số hoá đơn. Số đầu tiên là 0000159 đến 0000200. Thì bạn nhập vào Chỉ tiêu [6] :0000159 . Chỉ tiêu [7] 0000200

Chỉ tiêu 8, 9 (Số mua/ phát hành trong kỳ): Từ số – Đến số: Nhập dạng số.

VD: Trong quý 4/2014 DN bạn thông báo phát hành 100 số hoá đơn. Số đầu tiên là 0000201 đến 0000300. Thì bạn nhập vào Chỉ tiêu [8] : 0000201 . Chỉ tiêu [9]: 0000300

Cột sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ:

Chỉ tiêu 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật (Không phải nhập).

Chỉ tiêu 13: Số lượng đã sử dụng: Trong kỳ các bạn sử dụng bao nhiêu thì nhập vào.

Chú ý: Đây là tổng số các hoá đơn đã sử dụng (Không bao gồm các hoá đơn xoá bỏ, mất, huỷ)

VD: Trong quý 4/2014 các bạn sử dụng tổng cộng 55 hóa đơn, nhưng trong đó 5 hoá đơn viết sai phải gạch bỏ thì nhập vào Chỉ tiêu này: 50 thôi nhé.

Chỉ tiêu 14, 16, 18: Số lượng: Không phải nhập.

Chỉ tiêu 15, 17, 19: Số: Các bạn nhập “Số hóa đơn” xóa bỏ, mất, hủy và các số này phải nằm trong khoảng chỉ tiêu {[10], [11]} và không được trùng nhau, không giao nhau.

VD: Trong quý 4/2014 bạn viết sai hoá đơn số 0000168 và phải lập biên bản thu hồi hoá đơn đó. Thì bạn nhập vào Chỉ tiêu [15] (Xoá bỏ): 0000168

a. Nếu trong kỳ các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì các bạn phải viết dấu CHẤM PHẨY (;) vào giữa các số.

VD: 6;11;128 hoặc 0000006;0000011;0000128 (Trong kỳ có các bạn xóa 3 số hóa đơn này)

b. Nếu là các số liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu TRỪ (-)

 VD: 51-100 (50 số)

Chú ý: Các bạn cần phân biệt được đâu là HỦY, đâu là XÓA BỎ

      HỦY: là những HĐ mà in sai phải hủy hoặc những HĐ mà DN không dùng nữa phải hủy (yêu cầu có biên bản hủy hóa đơn, thông báo kết quả hủy hóa đơn, thành lập hội đồng hủy hóa đơn)

Tồn cuối kỳ:

Các chỉ tiêu: 20, 21, 22: Sẽ tự động cập nhật.

——————————

– Người lập biểu: Nhập kiểu text

– Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.

– Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, cho phép sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại

Sau đó các bạn ấn nút “Ghi”, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động báo cho bạn biết.

Sau khi đã lập thành công, các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp cho cơ quan thuế.

Ví dụ: Tân Thuế Việt trong quý 4 năm 2014 phát hành 200 hóa đơn mới từ số 01 đến 200, trong kỳ doanh nghiệp sử dụng hết 100 hóa đơn từ 01 đến 100 và bị mất 50 số hóa đơn từ số 0000151-0000200. Khi đó bạn kê khai trên báo cáo như sau:

– Vì số hóa đơn mất không liên tiếp với số đã sử dụng nên bạn phải tách ra làm 2 dòng:

Tại dòng 1: Kê số hóa đơn mua phát hành trong kỳ (chỉ tiêu [8] – [9]) tại dòng 1 kê giá trị: Chỉ tiêu [8] = 1; [9] = 150, chỉ tiêu [13] = 100, [17] để trống

Thêm dòng các bạn ấn F5

Tại dòng 2: Kê số hóa đơn mua phát hành trong kỳ (chỉ tiêu [8] – [9]) tại dòng 1 kê giá trị: Chỉ tiêu [8] = 151; [9] = 200,  chỉ tiêu [13] = 0, [17] = 151-200.

II. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qúy là:

– Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;

– Quý II nộp chậm nhất là ngày  30/7,

– Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10

– Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.