Cùng với sự chuyển mình mạnh mẽ của nên kinh tế, hóa đơn tự in trở thành xu hướng hiện đại thu hút sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp. Vậy hóa đơn tự in là gì, đối tượng nào được tạo hóa đơn tự in, để tìm hiểu những vấn đề đó, mời bạn đến với bài viết Hóa đơn tự in là gì? của công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc.

Hóa đơn tự in là gì?

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn tự in vẫn thể hiện đầy đủ bản chất của hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Ngoài hóa đơn tự in, hiện nay pháp luật còn ghi các hình thức hóa đơn khác, đó là hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử.

Ngoài việc giải đáp hóa đơn tự in là gì? Trong các phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin pháp lý hữu ích có liên quan.

Đối tượng nào được tạo hóa đơn tự in?

Cơ sở pháp lý

Điều 6, thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Điều 1, thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 27 tháng 4 năm 2017 sửa đổi, bổ sung thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chinh.

Các đối tượng được tạo hóa đơn tự in bao gồm:

(1) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao;

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật;

– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

(2) Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế;

– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.

– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về việc sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp. Sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in

Các tổ chức nêu trên trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Các tổ chức được tạo hóa đơn tự in cần đảm bảo những nguyên tắc nào?

Việc đặt ra các nguyên tắc trong các quan hệ pháp luật là điều luôn được chú trọng nhằm tạo sự thống nhất trong một vấn đề pháp lý. Tương tự các vấn đề pháp lý, các tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mối liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao.

– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Hóa đơn tự in có được viết tay không?

Theo quy định tại Đoạn 2 Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Như vậy, nội dung điền vào hóa đơn vẫn có thể viết tay nhưng phải viết bằng mực không phai, không viết bằng mực đỏ và sử dụng cùng 1 màu mực (không thể một nửa in một nửa viết tay).

Kết luận: Không có quy định nào của pháp luật bắt buộc nội dung điền trên hóa đơn phải được in từ máy chứ không được viết tay. Do đó, người sử dụng có thể viết tay hóa đơn nhưng phải đảm bảo theo yêu cầu nêu trên.

Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không?

Theo quy định của pháp luật thuế Hóa đơn tự in cũng cần phải có đóng dấu của người mua và ký tên của người bán, ngoại trừ một số trường hợp không cần thiết theo quy định của pháp luật.

Ví dụ hóa đơn không cần đóng dấu: Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, dấu của người bán

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết “Hóa đơn tự in là gì?” của công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc. Nếu có bất cứ thắc mắc gì hoặc muốn biết thêm chi tiết xin vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6557.