Theo quy định của pháp luật hiện hành, các chủ thể thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải dần dần chuyển đổi sang thực hiện lập hóa đơn điện tử để đáp ứng với sự phát triển của tiến bộ khoa học công nghệ và sự phát triển của xã hội. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, bên bán và bên mua vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy thì cần thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Vậy định nghĩa về hóa đơn chuyển đổi là gì?. Giá trị pháp lý pháp lý của hóa đơn chuyển đổi như thế nào? Các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn chuyển đổi? Chúng tôi sẽ giúp quý vị tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi trên qua nội dung bài viết dưới đây.

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật, theo đó phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người lập hoá đơn mà người lập hoá đơn có thể chuyển đổi từ dạng thức hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Các trường hợp được sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử

Ở nội dung trên quý vị đã nắm rõ về định nghĩa hóa đơn chuyển đổi là gì?, trong nội dung này chúng tôi xin đề cập về vấn đề liên quan các trường hợp được sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử, cụ thể dưới đây:

Tùy theo mục đích sử dụng của người lập hoá đơn mà người lập hoá đơn có thể chuyển đổi từ dạng thức hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC ,bên bán hàng hoá có quyền chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy khi cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá với cơ quan quản lý nhà nước. Trường hợp thứ 2 bên bán và bên mua được phép chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ giấy tờ kế toán theo yêu cầu của nghiệp vụ kế toán.

Điều kiện để chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Ngoài giải thích cho hóa đơn chuyển đổi là gì? thì khách hàng còn quan tâm tới việc để có thể chuyển đổi hoá đơn số sang hoá đơn giấy, người lập hoá đơn cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thứ nhất: Hoá đơn giấy phải thể hiện đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hoá đơn điện tử. Điều này đòi hỏi người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi tiến hành chuyển đổi.

Thứ hai: Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển đổi hoá đơn.

Thứ ba: Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ.

Giá trị pháp lý của hoá đơn chuyển đổi: Hoá đơn chuyển đổi nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyển đổi như trên thì có giá trị pháp lý tương đương hoá đơn điện tử.

Quy trình thực hiện chuyển đổi

Bước 1: Từ file điện tử của hoá đơn điện tử do bên bán xuất khi bán hàng, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi tiến hành lưu trữ file điện tử của hoá đơn được thể hiện dưới dạng file pdf về máy tính.

Bước 2: Bên bán hoặc bên mua tiến hành in hoá đơn giấy từ hoá đơn định dạng. pdf

Bước 3: Tiến hành ký tên và ghi rõ họ tên của chủ thể thực hiện quá trình chuyển đổi.

Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy  

Hóa đơn giấy là hóa đơn được lập theo quy định của pháp luật về thuế và phát hành sử dụng hóa đơn trong cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa. Hóa đơn giấy sẽ thể hiện đầy đủ thông tin của chủ thể lập hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế, thông tin liên quan đến cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký, con dấu của bên bán và bên mua( nếu có).

Những điểm khác biệt ở hóa đơn chuyển đổi so với hóa đơn giấy:

Đầu tiên về Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0. Trong khi số liên ở hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.

– Số seri: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có ký hiệu dạng HM/17E. Số seri trên hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu cuối cùng là P, đối với hóa đơn giấy tự in thì có ký hiệu cuối cùng là T.

Chữ ký: Hóa đơn giấy sẽ có chữ ký trực tiếp bằng tay của người lập hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn sẽ có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Hình thức: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu thể hiện rõ đó là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Ngược lại, hóa đơn giấy sẽ do chủ thể lập hóa đơn tự điền thông tin tương ứng với từng lần lập hóa đơn dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành.

Trên đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy mà Đại Lý Thuế Gia Lộc muốn gửi tới quý vị. Hi vọng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ có thể phân biệt được giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy và hóa đơn giấy.