Thực tế thấy được rằng việc sử dụng con dấu công ty đã trở nên rất phổ biến và quan trọng bởi các cơ quan nhà nước và những chủ thể tham gia giao dịch thường yêu cầu công ty đóng dấu vào giấy tờ giao dịch.

Một vấn đề luôn nhận được sự băn khoăn của nhiều người đó là Giám đốc công ty có được mang theo dấu ra khỏi công ty hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết hơn.

Thủ tục thành lập công ty như thế nào?

Để thành lập công ty cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết để thành lập công ty

– Lựa chọn loại hình công ty

Tuỳ vào số lượng người góp vốn thành lập công ty, tuỳ nhu cầu, mong muốn của quý khách hàng trong hoạt động kinh doanh, Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp để đăng ký kinh doanh theo quy định.

Phân tích ưu điểm, nhược điểm, bản chất của mỗi loại hình kinh doanh, để quý khách hàng có cái nhìn bao quát về mỗi loại hình và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho việc thành lập công ty.

– Đặt tên công ty

+ Tên công ty phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó, không được sử dụng tên cơ quan nhà nước;

+ Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó;

+ Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Địa chỉ trụ sở chính:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

– Ngành nghề kinh doanh

Công ty được đăng ký kinh doanh ngành nghề kinh doanh, đầu tư theo quy định pháp luật Việt Nam. Hiện tại, Cơ sở pháp lý để Doanh nghiệp lựa chọn và đăng ký mã ngành kinh doanh theo quy định sẽ căn cứ vào Quyết định 27/2018 Hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam.

– Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do chủ sở hữu công ty cam kết góp vào công ty khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và được ghi trong Điều lệ công ty.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty

Trên cơ sở loại hình công ty đã lựa chọn sẽ tiến hành soạn thảo hồ sơ thành lập công ty bởi vĩ mỗi loại hình sẽ có yêu cầu về hồ sơ khác nhau, thông thường hồ sơ thành lập công ty bao gồm:

– Giấy đề nghị Đăng ký doanh nghiệp;

– Dự thảo điều lệ công ty;

– Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên, Cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

– Đối với cá nhân: Chứng minh thư nhân dân hoặc CCCD hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;

– Đối với tổ chức: Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân, quyết định uỷ quyền của Người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức;

– Quyết định góp vốn đối với thành viên công ty, cổ đông công ty là tổ chức;

– Những giấy tờ, tài liệu cần thiết khác.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập công ty đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ tiến hành nộp hồ sơ thành lập công ty đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 4: Theo dõi hồ sơ và nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp pahir thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 6: Thực hiện các công việc sau khi thành lập công ty

Những việc cần làm sau khi thành lập công ty là khắc dấu công ty, mở tà khoản công ty, kê khai thuế,…

Con dấu công ty là gì?

Con dấu công ty là công cụ công ty sử dụng để xác nhận các văn bản, giấy tờ do mình phát hành nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó. Hay nói cách khác những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực nếu không thì vô hiệu.

Con dấu là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các công ty, nó có ý nghĩa quan trọng hơn trong thời đại hiện nay vì yêu cầu về tính xác thực, tính thẩm quyền.

Quy định về việc sử dụng con dấu công ty

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc sử dụng con dấu như sau:

– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Chữ ký số có được coi là con dấu công ty không?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Theo quy định này con dấu của công ty tồn tại dưới hai hình thức là:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Từ phân tích trên thấy được rằng chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, mà căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì chữ ký số cũng được xem là một loại hình thức con dấu công ty sử dụng trong giao dịch điện tử.

Con dấu công ty do ai giữ?

– Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thấy được rằng luật doanh nghiệp hiện hành không quy định bắt buộc ai là người giữ con dấu công ty mà để doanh nghiệp tự quyết định và quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện…

– Việc quy định như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng con dấu công ty. Các công ty được lựa chọn ai được quyền giữ con dấu.

– Thông thường nhiều công ty vẫn sẽ để người đại diện theo pháp luật bảo quản và quản lý con dấu của công ty. Tuy nhiên cũng không ít doanh nghiệp giao cho văn thư, kế toán trưởng là người giữ con dấu tại trụ sở công ty và chỉ được mang theo con dấu ra khỏi trụ sở khi được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản.

Giám đốc công ty có được mang theo dấu ra khỏi công ty hay không?

Từ những nội dung đã phân tích ở trên thấy được rằng Luật Doanh nghiệp hiện nay không quy định cấm hay xử phạt việc đem con dấu công ty ra ngoài phạm vi trụ sở, việc có bắt buộc lưu giữ con dấu công ty phụ thuộc vào Điều lệ công ty hoặc quy chế công ty ban hành.

Những lưu ý khi khắc dấu công ty

– Số lượng dấu công ty do công ty quyết định.

– Công ty tự thống nhấn về hình thức, kích cỡ, nội dung và màu mực dấu.

– Hình ảnh, ngôn ngữ không được dùng trong nội dung mẫu con dấu:

+ Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

+ Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

+ Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Các trường hợp phải thay đổi con dấu công ty

Các trường hợp cần thay đổi con dấu công ty bao gồm:

– Thay đổi tên công ty;

– Thay đổi dấu mòn méo, do hỏng, không còn giá trị sử dụng;

– Thay đổi hình thức con dấu;

– Công ty thành lập trước ngày 01 tháng 06 năm 2010, nếu mã số doanh nghiệp và mã số thuế chưa hợp nhất, nay muốn hợp nhất lại làm một thì công ty phải thay đổi lại con dấu doanh nghiệp cho phù hợp.

Mong rằng qua nội dung bài viết trên của Đại Lý Thuế Gia Lộc đã cung cấp những thông tin hữu ích về vấn đề Giám đốc công ty có được mang theo dấu ra khỏi công ty hay không? để quý độc giả có thể tham khảo.