Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện theo khoản 2 điều 44 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 là đơn vị phụ thuộc, được ủy quyền đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp, có nhiệm vụ bảo vệ các lợi ích đó. Các văn phòng đại diện của một doanh nghiệp có quyền thực hiện giao dịch nhưng không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp.

Chức năng của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng chính sau:

– Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;

– Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

– Thực hiện báo cáo các hoạt động với cơ quan chức năng địa phương theo quy định của pháp luật.

– Thực hiện phát triển lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp sau khi đã được cơ quan chức năng địa phương cấp phép.

– Thực hiện báo cáo hiệu quả tăng trưởng kinh doanh và các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

– Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ theo quy định hoạt động của doanh nghiệp.

– Tổ chức hạch toán kinh tế.

– Xây dựng bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị của doanh nghiệp. 

– Phối hợp và hỗ trợ cùng trụ sở chính và các cơ sở/chi nhánh của doanh nghiệp quản lý nhân viên và khai thác khách hàng. 

– Quản lý hoạt động kinh doanh trên địa bàn đặt văn phòng đại diện.

– Soạn văn bản pháp quy các hoạt động của văn phòng đại diện dựa trên văn bản pháp quy chính của doanh nghiệp.

– Quan tâm hỗ trợ vật chất và tinh thần cho nhân viên tại cơ sở văn phòng.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện sẽ không có tư cách pháp nhân vì chỉ là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không phải đăng ký vốn điều lệ khi thành lập. Vì thế, văn phòng đại diện không phải là một loại hình doanh nghiệp. 

– Tên của văn phòng đại diện sẽ phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và viết bằng bảng chữ cái tiếng Việt, cùng các chữ cái J,F,W,Z, các chữ số và các ký hiệu. 

– Bảng tên của văn phòng đại diện sẽ viết hoặc in nhỏ hơn phần tên của doanh nghiệp trên hồ sơ giao dịch, ấn phẩm của doanh nghiệp và được gắn biển tại trụ sở của văn phòng đại diện.

– Văn phòng đại diện tên tiếng Anh là tên doanh nghiệp cộng với cụm từ “Representative Office”. 

– Không bắt buộc phải có con dấu riêng, tùy thuộc vào điều lệ hoặc quyết định của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, VPĐD ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, VPĐD tại một địa phương theo địa giới hành chính. 

Vậy không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện. 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần những gì?

Căn cứ vào khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 và khoản 1 điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao giấy tờ tùy thân CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện. Riêng với người nước ngoài cần có Giấy phép lao động, giấy đăng ký tạm trú, hộ chiếu.

– Văn bản thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện doanh nghiệp ký.. 

– Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị doanh nghiệp do chủ tịch hội đồng ký.

– Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị.

– Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tiến hành nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh, thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh thành phố của địa phương đặt văn phòng đại diện. Sau 3 ngày xem xét, nếu hồ sơ được thông qua thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện. 

Trong trường hợp hồ sơ đăng ký chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký sẽ gửi văn bản thông báo những nội dung cần bổ sung và chỉnh sửa. Nếu Phòng Đăng ký kinh doanh từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì phải có văn bản nêu rõ lý do.