Bước sang thời đại công nghệ số, việc sử dụng các phương thức thanh toán điện tử, lưu trữ đám mây hay chữ ký số điện tử công cộng,… được nhiều doanh nghiệp sử dụng và thực hiện bởi những lợi ích mà nó mang lại là vô cùng lớn như nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi.

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho hoạt động mua bán giữa cá nhân với doanh nghiệp hay giữa các doanh nghiệp với nhau. Không ít các doanh nghiệp hiện nay muốn sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, song chưa nắm được hết các quy định có liên quan đến nó.

Vì thế, cùng Đại Lý Thuế Gia Lộc tìm hiểu cụ thể hơn về hóa đơn điện tử cũng như cách thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau :

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. – Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC,

Hóa đơn điện tử gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Có bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử hay không?

Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 quy định: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư  68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này”

Như vậy, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hạn cuối 01/11/2020.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020.

Đồng thời, một số tỉnh thành sẽ phải gấp rút thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị quyết 01/NQ-CP: hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn.

Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử?

Chỉ các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh, các doanh nghiệp thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mới được thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế. Và việc đăng ký này mới hợp lệ khi các đôi tượng đăng ký thuộc một trong những trường hợp sau:

– Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa, mà không phân biệt giá trị từng lần cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa.

– Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa mà doanh nghiệp, tổ chức không phân biệt giá trị từng lần cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa.

– Cá nhân, hộ kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng từ 10 lao động trở lên, doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng mà thuộc các lĩnh vực về thủy sản hoặc nông, lâm nghiệp, công nghệ và xây dựng còn từ 10 tỷ đồng với lĩnh vực thương mại và dịch vụ.

Còn các trường hợp về:

Doanh nghiệp kinh doanh về nước sạch, đường bộ, xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường sắt, đường thủy, y tế,…Hoặc trường hợp

các doanh nghiệp có thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hệ thống phần mềm kế toán theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử thì thuộc đối tượng đăng ký hóa đơn điện tử không có mã.

Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Vì tính chất bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nên các doanh nghiệp cũng cần phải nắm được các điều kiện cụ thể để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan nhà nước :

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như thế nào?

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của nhà nước sẽ được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử cần phải đưa ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử để gửi cho cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc cũng có thể thông qua văn bản bằng giấy.

Doanh nghiệp chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm về quyết định này theo mẫu số 01 phụ lục của thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của bộ Tài chính ban hành

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn gửi cho khách hàng đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Bước 4: Cơ quan thuế thực hiện Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử

Cơ quan thuế sau khi nhận được hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ kiểm tra các thông tin trong hồ sơ. Sau khi xét duyệt hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về email của đại diện công ty.

– Đăng ký thành công: Nếu quy trình đăng ký thành công thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

– Đăng ký không thành công: Nếu không thành công, doanh nghiệp kiểm tra lại hồ sơ đăng ký xem đã chính xác hay chưa. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của cơ quan Thuế thông qua hotline hoặc đơn vị triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.

*Lưu ý:

– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

– Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A):…………………………………………..

2. Mã số thuế: ………………………………………………………………………..

3. Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………..

4. Điện thoại: ……………………………………………………………………………..

5. Các loại hoá đơn phát hành:………………………………………………………

6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:

7. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

           ……….., ngày………tháng………năm………

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử của Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc

Đại Lý Thuế Gia Lộc với đội các chuyên viên pháp lý cao cấp đã và đang thực hiện đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp, tổ chức trên cả nước. Các khách hàng khi đến với Đại Lý Thuế Gia Lộc không chỉ được đảm bảo về chất lượng dịch vụ mà còn đảm bảo quyền lợi và chi phí phù hợp. Quý khách hàng muốn đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ:

– Tư vấn điều kiện doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử;

– Tư vấn chuẩn bị hồ sơ, thông tin để hoàn thiện hồ sơ thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử;

– Soạn thảo các giấy tờ liên quan để nộp cho cơ quan thuế;

– Thay mặt doanh nghiệp làm các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử;

– Trao đổi, cung cấp thông tin cho khách hàng trong tiến trình phát hành hóa đơn điện tử;

– Hoàn thiện việc đăng kí phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp;

Mọi thắc mắc, yêu cầu tư vấn hay sử dụng dịch vụ, quý khách hàng vui lòng tới Đại Lý Thuế Gia Lộc hoặc gọi điện theo các đầu số dưới đây :

– Email: [email protected]

– Yêu cầu dịch vụ: 0981.150.868

– Yêu cầu dịch vụ ngoài giờ hành chính: 0981.378.999

>>>> Tham khảo: Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử