Hiện nay các doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ của mình. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục thay đổi giám đốc công ty. Vậy câu hỏi đặt ra là Thay đổi giám đốc có phải thay đổi chữ ký số?

Luật Hoàng Phi sẽ tư vấn nhằm giúp quý bạn đọc hiểu rõ vấn đề này thông qua bài viết Thay đổi giám đốc có phải thay đổi chữ ký số.

Chữ ký số là gì?

Theo quy định tại khoản 6 điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chữ ký số như sau:

– “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

+ Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

+ Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

– Chữ ký số có giá trị pháp lý như sau:

+ Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

+ Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP.

+ Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

Thay đổi giám đốc có phải thay đổi chữ ký số không?

Về vấn đề này chúng tôi xin tư vấn như sau: Việc phải thay đổi chữ ký số chỉ diễn ra trong trường hợp khi doanh nghiệp có những thay đổi ảnh hưởng đến quá trình sử dụng chữ ký số; chữ ký số cũ không còn giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng.

Đối với việc thay đổi giám đốc hoàn toàn không ảnh hưởng tới quá trình sử dụng chữ ký số. Do đó việc doanh nghiệp thay đổi giám đốc không cần phải thay đổi chữ ký số. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số cũ như bình thường.

Doanh nghiệp thay đổi chữ ký số trong trường hợp: Doanh nghiệp thay đổi mã số thuế mới hoàn toàn hoặc Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh và công ty con.

Những trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký số

Doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi chữ ký số mới khi có những thay đổi làm ảnh hưởng hoàn toàn đến quá trình sử dụng chữ ký số, nếu những thông tin sau khi thay đổi làm cho thông tin trên chữ ký số cũ không còn giá trị pháp lý nữa thì doanh nghiệp sẽ cần phải mua chữ ký số mới. Những trường hợp này bao gồm: 

– Doanh nghiệp thay đổi mã số thuế hiện tại thành một mã số thuế khác;

– Doanh nghiệp thực hiện thủ tục mở thêm các chi nhánh mới hoặc các địa điểm kinh doanh mới.

Trường hợp nào cần cập nhật chữ ký số?

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình doanh nghiệp có một số thay đổi nhất định trong doanh nghiệp, tuy nhiên việc thay đổi này không làm ảnh hưởng quá nhiều đến quá trình sử dụng chữ ký số, không ảnh hưởng đến các giao dịch về chữ ký số đã và đang được thực hiện, ví dụ như các trường hợp: 

– Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên Sở kế hoạch đầu tư, tuy nhiên việc đổi tên không làm ảnh hưởng đến mã số thuế của doanh nghiệp (doanh nghiệp giữ nguyên mã số thuế cũ);

– Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp);

Khi phát sinh những thay đổi này trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp chỉ cần liên hệ lại với công ty cấp chữ ký số cũ cho mình để cập nhật lại những thông tin đã thay đổi.

Chữ ký số có bắt buộc hay không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên có một số trường hợp sau đây pháp luật quy định phải sử dụng chữ ký số:

– Trong việc kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế

Luật Quản lý thuế 2019 tại Điều 17 có quy định về trách nhiệm của người nộp thuế, theo đó người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh trên địa bàn mà có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, khi thực hiện giao dịch như kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số.

– Khi sử dụng hóa đơn điện tử

+ Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định trong hóa đơn điện tử phải có nội dung về chữ ký số theo quy định của pháp luật của người bán, chữ ký số theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán.

+ Căn cứ tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-C của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.

– Kê khai bảo hiểm xã hội

Căn cứ tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH có quy định khi cá nhân, tổ chức muốn triển khai giao dịch điện tử để kê khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu phải có chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử của bảo hiểm xã hội gọi chung là ký điện tử.

Chức năng của chữ ký số

Chức năng chính của chữ ký số là sử dụng để thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số.

+ Chữ ký số sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,…khi doanh nghiệp dùng chữ ký số trong các giao dịch điện tử thì không phải in lại các tờ khai và đóng dấu;

+ Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,…cũng có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính;

+ Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt.

Việc sử dụng chữ ký sẽ giúp cho việc cho trao đổi thông tin, dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao.

Nếu có nhu cầu mua chữ ký số, cá nhân, tổ chức có thể mua chữ ký số từ đại lý chữ ký số của VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về nội dung Thay đổi giám đốc có phải thay đổi chữ ký số. Như chia sẻ trên thì việc thay đổi giám đốc thì doanh nghiệp không cần thay đổi chữ ký số. Chúng tôi hi vọng rằng nội dung bài viết sẽ hữu ích và giúp quý bạn đọc hiểu rõ về nội dung này.