Văn phòng đại diện là một bộ phận khá hữu ích của doanh nghiệp, mục đích của việc thành lập văn phòng đại diện là tạo điều kiện thuận lợi về kinh doanh cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?

Khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện ở các tỉnh trong nước hay ở nước ngoài. Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện phải trùng khớp với ngành nghề đã đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục đích của việc thành lập văn phòng đại diện là gì?

Trong nội dung này sẽ phân tích lý do vì sao văn phòng đại diện là một trong những hình thức đại diện nên được lựa chọn thành lập.

– Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ giúp thương nhân thăm dò thị trường.

Các thương nhân nước ngoài thường gặp khó khăn khi tiến hành mở rộng đầu tư ra nước ngoài do mức độ thông thạo về pháp luật, xu hướng thị trường.

Do đó, thành lập văn phòng đại diện là giải pháp tốt giúp thương nhân có thời gian để tìm hiểu, làm quen, nghiên cứu các thức vận hành của thị trường đầu tư. Đồng thời, thương nhân cũng có thể tận dụng cơ hội để quảng bá thương hiệu của mình tới thị trường mới.

– Thời gian, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty đơn giản, nhanh chóng

So với các loại hình đại diện còn lại, việc thành lập văn phòng đại diện được cho là ít phức tạp hơn, đồng thời, các điều kiện đối với việc thành lập cũng không quá khó khăn để đạt được. Vì thế việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân có thể thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng.

– Tiết kiện chi phí vận hành

Do đặc thù của văn phòng đại diện là không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp hay ký kết các hợp đồng kinh tế, do đó, không phát sinh chi phí nên không bị áp thuế.

Các chí phí cần thiết cho việc vận hành văn phòng đại diện đều do công ty chủ quản trực tiếp điều phối liên quan các chi phí vận hành, tiền lương, phí và lệ phí liên quan theo quy định của pháp luật.

– Với chức năng của mình, văn phòng đại diện có thể đối đa hóa sự hiện diện của thương nhân nước ngoài tại thị trường mới thông qua các hoạt động xúc tiến thương mại.

Mặc khác dù không được trực tiếp ký kết các hợp đồng thương mại thì vẫn có thể là cầu nối cho các hợp đồng quốc tế giữa thương nhân nước ngoài với các tổ chức, cá nhân trong nước. 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Thực tế thấy được rằng việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như giúp doanh nghiệp quảng quá được thương hiệu của mình đến các thị trường mới, thời gian và thủ tục thành lập văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí vận hành,… do đó được nhiều tổ chức, cá nhân lựa chọn để thành lập.

Trường hợp thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

+ Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

– Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Văn phòng đại diện có con dấu riêng không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì những cơ quan, tổ chức sau được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng:

Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.

Theo đó văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì việc sử dụng con dấu hay không là do doanh nghiệp có quyền tự định đoạt tùy theo nhu cầu hoạt động.

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Quy định về mẫu dấu của văn phòng đại diện

– Hình thức con dấu của văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Theo quy định trên thì con dấu của văn phòng đại diện có thể bao gồm con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dưới hình thức chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Hình thức con dấu của văn phòng đại diện do doanh nghiệp tự quyết định, thông thường về hình thức con dấu là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

– Thẩm quyền quyết định về dấu của văn phòng đại diện

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Như vậy theo quy định trên thì doanh nghiệp được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện.

Những chủ thê có quyền quyết định các vấn đề về con dấu bao gồm: Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trừ khi điều lệ có quy định khác.

– Nội dung con dấu

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 hiện hành thì nội dung con dấu văn phòng đại diện của doanh nghiệp do doanh nghiệp tự quyết định. Pháp luật hiện hành cũng không quy định về các nội dung bắt buộc phải có trên con dấu của văn phòng đại diện.

Tuy nhiên thông thường nội dung con dấu của văn phòng đại diện phải có tên văn phòng đại diện, ngoài ra còn có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu nhưng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về vấn đề Văn phòng đại diện có con dấu riêng không? mong rằng đã cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích.