Người đứng đầu văn phòng đại diện có vai trò rất quan trọng vì đây là người sẽ quản lý, điều hành các hoạt động của văn phòng đại diện trên địa bàn hoạt động. Vậy Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì? Quý vị hãy cũng chúng tôi tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện sẽ thực hiện các chức năng như sau:

– Thực hiện các công việc nhằm phát triển ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép hoạt động.

– Thực hiện báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo quy định của nhà nước.

– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và chiến lược kinh doanh của cơ sở với doanh nghiệp.

– Báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp.

– Tổ chức hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô, định hướng của doanh nghiệp.

– Phối hợp với trụ sở chính vầ các văn phòng đại diện, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như điều động nhân viên.

– Quản lý các mặt hàng kinh doanh trên địa bàn hoạt động.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

– Chủ thể thành lập văn phòng đại diện: Theo quy định của pháp luật hiện hành thì tất cả các doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có thể thành lập văn phòng đại diện theo thủ tục luật định.

– Mã số thuế của văn phòng đại diện: Khi thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đây cũng đồng thời là mã số thuế của văn phòng đại diện.

– Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là nội dung hoạt động.

– Tên văn phòng đại diện:

+ Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ  “Văn phòng đại diện” .

+ Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

– Địa điểm thành lập văn phòng đại diện: Địa chỉ thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam phải có đầy đủ các đơn vị hành chính như sau: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn; xã/phường/thị trấn/; quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh; tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

– Người đứng đầu văn phòng đại diện là các nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự được doanh nghiệp bổ nhiệm có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người khác.

– Ký hợp đồng của văn phòng đại diện: Việc ký hợp đồng của văn phòng đại diện phải theo sự ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

– Người đứng đầu văn phòng đại diện là người chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện.

– Các hoạt động tại văn phòng đại diện không được tự ý tổ chức hay tự ý hoạt động mà phải được sự ủy quyền của doanh nghiệp.

– Việc ủy quyền phải thông qua văn bản, mọi hình thức ủy quyền khác không được pháp luật chấp thuận.

Ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện:

+ Việc ủy quyền lại do bên ủy quyền lập bằng văn bản.

+ Hình thức ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức của hợp đồng ủy quyền ban đầu.

+ Phạm vi ủy quyền không được quá phạm vi ủy quyền ban đầu.

+ Trường hợp hết thời hạn ủy quyền nhưng người ủy quyền chưa trở lại Việt Nam, nhưng chưa có văn bản ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người ủy quyền có mặt tại Việt Nam.

+ Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày, mà không ủy quyền cho người khác thì doanh nghiệp phải tiến hành lập ủy quyền điều hành văn phòng đại diện cho người khác.

+ Người đứng đầu Văn phòng đại diện chỉ được ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết, chứ không được áp dụng đối với các hợp đồng mới ký kết lần đầu.

Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?

Hiện nay, theo quy định của luật Doanh nghiệp năm 2020 không có quy định về chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện là gì sẽ do doanh nghiệp quyết định và được thể hiện rõ trong quyết định bổ nhiệm.

Ngoài ra, người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty mẹ không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

– Trưởng Chi nhánh cùng một công ty mẹ.

– Trưởng Chi nhánh của công ty khác công ty mẹ.

– Người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ đó hoặc công ty mẹ khác.

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện

– Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.

– Người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.

– Người đứng đầu văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của công ty mẹ. Người đứng đầu văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

– Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu văn phòng đại diện trở lại làm việc hoặc cho đến khi công ty mẹ bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì Công ty mẹ phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện được Công ty mẹ ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì Công ty mẹ phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về vấn đề Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì? Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.

>>>>>>> Tìm hiểu thêm bài viết: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam