Để mở rộng kinh doanh, xúc tiến giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, các doanh nghiệp thường lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp.

Khách hàng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về văn phòng đại diện và các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện qua bài viết sau đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp hiện hành.

Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: (i) văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam (ii) văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam). Trong bài viết này, chúng tôi chỉ tư vấn về các vấn đề liên quan đến văn phòng đại diện công ty có hiện diện tại Việt Nam.

Quý khách hàng có thể tham khảo thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt nam

Như vậy có thể thấy, chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản chỉ phục vụ mục đích chính là:

– Giữ vài trò là văn phòng liên lạc giữa công ty với khách hàng;

– Thực hiện tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh

Một số lưu ý về văn phòng đại diện

– Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại;

– Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;

– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào công ty mẹ và do công ty mẹ chi trả toàn bộ

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện như thế nào?

Như trình bày ở trên, chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là tương đối đơn giản. Do đó, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản với chức danh của người đứng đâu là: Trưởng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, kts kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng…vv. Cơ cấu tổ chức của văn phòng sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.

Vốn điều lệ của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân nên khi tiến hành thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Như đã phân tích, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của văn phòng, do đó, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Thuế môn bài cho văn phòng sẽ được nộp hàng năm và sẽ do công ty mẹ nộp trên cơ sở đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục địch kinh doanh của công ty. Trường hợp, mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng và không có mục đích thu lợi trực tiếp. Doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty.

Trường hợp doanh nghiệp muốn có 1 đơn vị kinh doanh độc lập và thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh, doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty để đảm bảo đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với khách hàng.

Quý khách có thể tham khảo thêm: Thành lập chi nhánh công ty

Hạch toán kế toán của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp hiện hành. Như vậy, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh dẫn đến việc không phát sinh thuế Giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp như các loại hình doanh nghiệp khác.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện có sử dụng lao động và người lao động có thể phát sinh thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp mức lương đủ điều kiện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Thông tư 111/2023/TT-BTC quy định đối tượng phải đăng ký thuế như sau:

1. Đối tượng phải đăng ký thuế

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP thì đối tượng phải đăng ký thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

a. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm:

– Các tổ chức, cá nhân kinh doanh kể cả các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, đơn vị trực thuộc hạch toán riêng và có tư cách pháp nhân riêng.

– Các cơ quan quản lý hành chính nhà nước các cấp.

– Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

– Các đơn vị sự nghiệp.

– Các tổ chức quốc tế và tổ chức nước ngoài.

– Các Ban quản lý dự án, Văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài.

– Các tổ chức, cá nhân trả thu nhập khác.

b) Cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, bao gồm:

– Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh bao gồm cả cá nhân hành nghề độc lập; cá nhân, hộ gia đình sản xuất nông nghiệp không thuộc đối tượng miễn thuế thu nhập cá nhân. Cá nhân có thu nhập từ sản xuất, kinh doanh thực hiện đăng ký thuế thu nhập cá nhân đồng thời với việc đăng ký các loại thuế khác.

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công kể cả cá nhân nước ngoài làm việc cho Nhà thầu nước ngoài, Nhà thầu phụ nước ngoài tại Việt Nam.

– Cá nhân chuyển nhượng bất động sản.

– Cá nhân có thu nhập chịu thuế khác (nếu có yêu cầu).

c. Người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.

Con dấu của văn phòng đại diện

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp văn phòng đại diện. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Người đứng đầu văn phòng đại diện là ai?

Người đứng đầu văn phòng đại diện do công ty quyết định và bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hoặc cho đến khi có sự thay đổi, Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, thành viên hoặc cổ đông góp vốn đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo quy định.

Nhiệm vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện là quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng đại diện công ty và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện sẽ là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố nơi sẽ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

– Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu chung;

– Quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của Công ty TNHH 2 thành viên – Công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao chứng thực)

– Ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền cho người tiến hành công việc;

Thời gian giải quyết hồ sơ: 3-5 ngày làm việc

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Thành lập văn phòng đại diện đơn giản – bạn đã biết chưa?

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Luật Hoàng Phi ra đời nhằm hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng, tiện ích nhất. Dịch vụ của Luật Hoàng Phi có những ưu điểm nổi trội như:

– Đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giỏi, giàu kinh nghiệm và tận tâm trong công việc;

– Thời gian tiếp nhận nhanh chóng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng;

– Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị các văn bản cần thiết khi làm thủ tục;

– Thay khách hàng soạn hồ sơ, nộp hồ sơ đến cơ quan nhà nước và làm các công việc cần thiết;

– Nhận kết quả và trả lại khách hàng.

Trên đây là nội dung bài viết về văn phòng đại diện, Quý khách hàng cần liên hệ dịch vụ vui lòng liên hệ hotline của Luật Hoàng Phi: 0981.378.999 (Mr. Nam). Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!