Thành lập văn phòng công chứng là thủ tục pháp lý, do đó đòi hỏi tìm hiểu kỹ càng quy định pháp luật có liên quan khi thành lập, tránh gặp phải những khó khăn, vướng mắc, vi phạm điều cấm, điều hạn chế của luật.

Một trong những câu hỏi được đặt ra nhiều nhất về thành lập văn phòng công chứng là 1 quận/huyện được thành lập bao nhiêu văn phòng công chứng? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ có những chia sẻ giúp làm rõ thắc mắc trên, giúp Quý vị có thêm thông tin hữu ích để thành lập văn phòng công chứng.

Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng.

Văn phòng công chứng là gì?

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng thì Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất, văn phòng công chứng là một trong những hình thức của tổ chức hành nghề công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Cùng là tổ chức hành nghề công chứng, phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Trong khi đó, văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Do đó, Quý vị cần có sự phân biệt giữa hai khái niệm phòng công chứng và văn phòng công chứng.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng được quy định tại Điều 22 Luật Công chứng hiện hành. Theo đó gồm các điều kiện như sau:

1/ Điều kiện về loại hình doanh nghiệp

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

2/ Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

3/ Điều kiện về tên gọi của văn phòng công chứng

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

4/ Điều kiện về trụ sở của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Khoản 1 Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng như sau:

Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

5/ Điều kiện về con dấu của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

1 quận/huyện được thành lập bao nhiêu văn phòng công chứng?

Dựa trên điều kiện thành lập văn phòng công chứng chúng tôi chia sẻ trên đây, không có quy định về giới hạn số lượng văn phòng công chứng được thành lập tại 1 quận/ huyện. Tuy nhiên, thời gian gần đây đã xuất hiện tình trạng, hiện tượng chưa phù hợp với chính sách của Nhà nước về phát triển nghề công chứng, cụ thể là:

Văn phòng công chứng được thành lập không căn cứ vào nhu cầu công chứng; việc chuyển trụ sở Văn phòng công chứng từ các huyện vào trung tâm các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của nghề công chứng, tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật của một số tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, đồng thời không đáp ứng được nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức tại các huyện, các vùng xa trung tâm;

Chất lượng đội ngũ công chứng viên chưa đồng đều, còn có hiện tượng vi phạm pháp luật, đạo đức hành nghề; Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa tương xứng với sự phát triển các nhu cầu giao dịch trong hoạt động công chứng, chưa đáp ứng yêu cầu ngăn ngừa các hành vi lừa đảo, lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch bất hợp pháp, gây mất trật tự an toàn xã hội;

Công tác quản lý nhà nước còn thiếu công cụ hỗ trợ cần thiết trong bối cảnh xã hội hóa mạnh mẽ hoạt động công chứng; tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên chưa phát huy được trách nhiệm tự quản.

Từ thực tiễn nêu trên, căn cứ quy định của Luật Công chứng, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch, nhằm bảo đảm sự ổn định, bền vững của nghề công chứng, Chính phủ quyết nghị ban hành chính sách phát triển nghề công chứng, theo Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về Chính sách phát triển nghề công chứng thì:

Phát triển tổ chức hành nghề công chứng có kiểm soát gắn với địa bàn dân cư, bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức; không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện; tiếp tục đổi mới các Phòng công chứng bảo đảm tinh gọn, cơ cấu hợp lý, có năng lực tự chủ, hoạt động có hiệu quả, giữ vai trò chủ đạo, then chốt trong thị trường dịch vụ công chứng phục vụ nhiệm vụ chính trị, công tác quản lý nhà nước; có biện pháp hỗ trợ việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

Như vậy, không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng nói chung và văn phòng công chứng nói riêng trên cùng một địa bàn huyện. Về số lượng văn phòng công chứng được thành lập trên cùng một địa bàn quận, huyện chưa có quy định cụ thể. Do đó, khi có nhu cầu thành lập văn phòng công chứng, Quý vị vẫn có thể chuẩn bị hồ sơ gửi đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét thành lập.

Với những địa bàn quận, huyện vốn có sẵn nhiều văn phòng công chứng, Quý vị nên cân nhắc về việc thành lập bởi một mặt theo chính sách trên đây, hạn chế tập trung nhiều văn phòng công chứng trên cùng một địa bàn huyện, mặt khác, xét về tính cạnh tranh, Quý vị có thể đối mặt với áp lực cạnh tranh lớn.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về 1 quận/huyện được thành lập bao nhiêu văn phòng công chứng? Trường hợp còn thắc mắc, Quý vị đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ giải đáp qua Tổng đài 1900 6557. Trân trọng!