Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, bắt buộc các doanh nghiệp phải thực hiện việc phát hành hóa đơn để nhằm sử dụng cho mục đích bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện không thể tránh khỏi sai sót làm mất hóa hơn. Theo quy định của pháp luật, khi làm mất hóa đơn, doanh nghiệp buộc phải viết công văn gửi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trong bài viết này, chúng tôi xin cung cấp cho Quý bạn đọc Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn theo quy định của pháp luật hiện hành.

Công văn giải trình mất hóa đơn là gì?

Trước tiên để hiểu được định nghĩa về Công văn giải trình mất hóa đơn cũng như Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn thì cần tìm hiểu một chút về khái niệm hóa đơn.

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Công văn giải trình mất hóa đơn là văn bản do chủ doanh nghiệp ban hành gửi lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để trình bày về các vấn đề liên quan đến việc mất hóa đơn.

Bao gồm: Những hóa đơn bị mất là những hóa đơn nào, lý do bị mất, … để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền biết, và tiến thành thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật, nhàm đảm bảo quyền và lợi ích tối ưu của chính doanh nghiệp đó.

Quy định của pháp luật về việc mất hóa đơn

Thứ nhất: Về vấn đề xử lý trong trường hợp hóa đơn bị mất

Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.

Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn.

Thứ hai: Về việc xử phạt hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp

Pháp luật quy định từng mức phạt khác nhau tùy vào mức độ nặng nhẹ của từng hành vi vi phạm. Cụ thể:

– Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi: Làm mất hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;Làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.

– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Làm mất  hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập; Làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ.

– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ trừ các trường hợp đã được liệt kê ở trên.

Hướng dẫn soạn thảo Công văn giải trình mất hóa đơn

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn về mặt hình thức cũng tương tự như một văn bản hành chính thông dụng, cho nên nó cũng cần phải đáp ứng được một số tiêu chí của văn bản hành chính thông dụng. Ngoài ra, nó còn phải cung cấp thêm một số vấn đề sau. Cụ thể:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa điểm và ngày tháng viết công văn.

– Thông tin về tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn, Bao gồm: tên và mã số thuế, địa chỉ của tổ chức, cá nhân đó.

– Nội dung giải trình. Tại nội dung này, Quý bạn đọc cần ghi cụ thể, chi tiết những hóa đơn nào đã bị mất theo mẫu chúng tôi đã viết ở dưới;

– Lý do mất hóa đơn;

– Cam kết của người viết công văn;

– Cuối cùng là chữ ký của người có thẩm quyền ký vào công văn.

Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn mới nhất 2023

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                                                                    ……….., ngày……tháng……năm…….

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HÓA ĐƠN

Tên tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn:……………………………………………………………….

Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………..

Giải trình về việc mất hóa đơn, như sau:

Lý do mất hoá đơn: ……………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………..

Nay đơn vị báo cáo với………………………………………………………………………

Để phối hợp truy tìm, ngăn chặn lợi dụng và thông báo số hóa đơn trên không còn giá trị sử dụng. Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Tải (download) Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn

Trên đây là một số vấn đề liên quan đến Mẫu công văn giải trình mất hóa đơn mà Chúng tôi đã tổng hợp được. Mong rằng đây sẽ là một nguồn tài liệu bổ ích có thể giúp Quý bạn đọc trong quá trình nghiên cứu hoặc áp dụng trên thực tế. Nếu vẫn còn nhiều tắc mắc hoặc biết thêm nhiều thông tin, Quý bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi qua số tổng đài tư vấn 1900 6557.