Với công nghệ phát triển như hiện nay thì ngoài việc mua hàng trực tiếp tại các cửa hàng, cơ sở kinh doanh thì việc mua hàng trực tuyến cũng được sử dụng rất rộng rãi hiện nay. Việc mua hàng trực tuyến sẽ tiết kiệm được thời gian tạo thuận lợi cho cả người mua hàng và người bán hàng. Khi muốn mua hàng thì người mua sẽ cần phải có đơn đặt hàng với của hàng hoặc cơ sở kinh doanh.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là văn bản được bên mua hàng gửi cho bên bán hàng với mong muốn được bên bán cung cấp cho mình những mặt hàng nhất định.

Trong thương mại quốc tế thì đơn để đặt hàng thường có nội dung của một hợp đồng mua bán ngoại thương. Nếu bên bán chấp nhận vô điều kiện đơn đặt hàng thì hợp đồng mua bán ngoại thương giữa hai bên đó coi như là đã được kí kết.

Việc sử dụng đơn đặt hàng sẽ đem lại một số lợi ích sau đây:

– Qua Đơn đặt hàng thì người mua có thể truyền đạt ý định cũng như là sự lựa chọn của họ đến người bán;

– Thông qua đơn này thì  bán hàng cũng sẽ được bảo vệ trong trường hợp bị người mua hàng từ chối về việc trả tiền hàng hoá hoặc dịch vụ đã đặt mua;

– Ngoài ra đơn đặt hàng giúp sẽ giúp các đại lý quản lý được các yêu cầu mới cũng như là chi tiêu đơn hàng trong tình hình hiện tại từ đó giúp cho nền kinh tế hợp lý hoá quá trình mua bán theo một quy trình chuẩn nhất định.

Từ đó có thể thấy rằng việc sử dụng đơn khi đặt hàng không chỉ tạo thuận lợi cho ngươi mua hàng mà còn bảo vệ được quyền và lợi ích của cả bên mua hàng và bên cung ứng hàng hóa, dịch vụ trên thị trường

Đơn đặt hàng là chứng từ gì?

Đơn đặt hàng là chứng từ ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa giữa bên cung ứng hàng hóa, dịch vụ với bên mua hàng.

Đối với các công ty, doanh nghiệp thì chứng từ mua hàng hóa phải ghi rõ ràng về  người đề nghị mua, bộ phận đề nghị, chủng loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hàng đề nghị mua và phải được ký duyệt theo đúng thẩm quyền, yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng phải được Ban giám đốc duyệt.

Một đơn đặt hàng đưa ra sẽ các giới thiệu về các sản phẩm, số lượng, giá bán, giảm giá, điều khoản thanh toán, ngày thực hiện hoặc giao hàng, điều khoản, những điều kiện liên quan khác và xác định được một người bán cụ thể. Đây cũng được coi như là một hệ thống thông tin trong quá trình mua bán.

Với các chứng  về việc mua bán hàng hóa mà doanh nghiệp phải lập thì sẽ phải lập theo mẫu quy định của doanh nghiệp, còn chứng từ do bên bán lập sẽ được lập theo mẫu của bên bán nhưng phải phù hơp với quy định của pháp luật.

Lập chứng từ đơn đặt mua hàng cho phép người mua có thể đặt mua hàng và quản lý được các đơn đã đặt mua của mình với nhà cung cấp hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Việc ghi chép và theo dõi thông tin của đơn đặt mua hàng là không bắt buộc trong quy trình quản lý mua hàng của một công ty. Thực hiện lập đơn đặt hàng chỉ mang tính chất kế hoạch và theo dõi tiến độ, trạng thái, tình hình đặt mua hàng. Đây không phải là ghi chép nghiệp vụ đã phát sinh,không ảnh hưởng đến tồn kho hàng hóa, công nợ phát sinh,…

Trong trường hợp công ty tiến hành việc ghi chép, theo dõi theo đơn đặt mua hàng thì nhất thiết sẽ phải lập phiếu này trước phiếu nhập mua hàng có liên quan. Khi công ty thực hiện việc hạch toán thì phiếu nhập mua hàng sẽ phải chỉ rõ phiếu nhập mua này cho đơn đặt mua hàng nào.

Đơn đặt hàng có giá trị pháp lý không?

Đơn đặt hàng chỉ được coi là hợp đồng và có giá trị pháp lý khi nó được gửi đến một bên xác định và sau đó có thông tin chính xác và được bên còn lại chấp nhận.

Theo quy định của Luật Thương mại thì mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.

Ngoài ra theo quy định tại thông tư 39/2015 thông tư của bộ tài chính có quy định Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc là bằng những hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm có điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu.

Như vậy tùy thuộc vào những trường hợp nhất định nếu đơn đặt hàng đáp ứng các điều kiện theo quy định của luật thì sẽ được coi là hợp đồng và sẽ có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng.

Do vậy đơn đặt hàng cũng sẽ đảm bảo được quyền lợi và nghĩa vụ của bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và bên mua hàng trong hợp đồng.

Những lưu ý đối với đơn đặt hàng

Việc lập đơn để đặt hàng là công việc tưởng như đơn giản nhưng, tuy nhiên khi lập cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

– Phải điền đầy đủ các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng: số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Những nội dung này chính là một cách để xác nhận số lượng, giá cả hàng hóa để làm căn cứ cho việc thanh toán sau này.

– Khi lập hóa đơn về hàng hóa thì địa điểm, thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán, nếu giao hàng chậm sẽ bị phạt.

– Các thông tin về mặt hàng như là các thông số kỹ thuật để không bị nhầm lẫn với mặt hàng khác. Đồng thời, cũng là cơ sở để 02 bên giao nhận hàng hóa và làm cơ sở để giải quyết nếu như có tranh chấp phát sinh.

– Phương thức thanh toán: phương thức thanh toán này sẽ do các bên tự thỏa thuận có thể là chuyển khoản hoặc là sử dụng tiền mặt.

– Sau khi nhận được đơn đặt mua hàng từ bên mua, bên bán cần ký, đóng dấu hoặc sử dụng phương thức khác để xác nhận đã nhận được đơn đặt mua hàng và gửi lại cho bên đặt mua hàng.

Khi soạn thảo đơn đặt mua hàng thì cần phải lưu ý có đầy đủ những thông tin như trên để đảm bảo được quyền lợi tốt nhất cho cả bên bán hàng hóa và cả bên đặt đơn để mua hàng hóa hoặc là cung ứng dịch vụ.

Ngoài ra một vấn đề cần lưu ý trong khi viết đơn hàng chính là lỗi chính tả bởi lẽ lỗi này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin của đơn hàng cũng như quyền và lợi ích của các bên nếu không may có xảy ra tranh chấp trong quá trình bán hàng và nhận hàng hóa.

Mẫu đơn đặt hàng PO

Đơn đặt hàng PO được hiểu là một tài liệu thương mại ưu đãi chính thức do người mua cấp cho người bán cho biết loại, số lượng và giá thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đơn đặt mua hàng này được sử dụng để kiểm soát việc mua sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Đồng thời đây cũng là một phần thiết yếu của đơn đặt mua hàng hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.

Trong mẫu đơn đặt hàng PO bao gồm các thông tin như số và ngày, thông tin của bên mua hàng và bên bán hàng, mô tả về loại hàng hóa, số lượng, các thông số kỹ thuật, đơn giá, giá trị của hợp đồng và điều kiện thanh toán, điều kiện hàng và chữ ký,…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————————-

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Số: ……..

Kính gửi: Công ty ……………………………………………………

Công ty ………………………………….………….có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.

Nội dung đặt hàng như sau:

Tổng cộng:

Thời gian giao hàng:…………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

Địa điểm giao hàng:…………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

Phương thức thanh toán:

– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

– Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.

…………., ngày …..tháng……. năm …….

Giám đốc công ty

Mẫu đơn đặt hàng tiếng Anh

Trong mẫu đơn đặt hàng tiếng Anh sẽ có các thông tin như: Purchase Order, Terms/Conditions, Purchase Order, Requested By, Date Needed By, Account Debited, Stock Control, Item/Description, Quantity Ordered, Unit Price, Total, Total, Authorized Signature;…

Mẫu đơn đặt hàng song ngữ

Khi viết mẫu đơn đặt hàng song ngữ cũng sẽ có đầy đủ các thông tin như sau:

– Phần quốc hiệu tiêu ngữ là phần không thể thiếu trong đơn;

– Tên đơn: ĐƠN ĐẶT HÀNG/ ORDER
– Kính gửi/ Kindly attention

– THÔNG TIN KHÁCH HÀNG/Customer information

– TÊN KHÁCH HÀNG/Customer name

– ĐỊA CHỈ/ Address

– MST/ Tax code

– ĐẶT HÀNG (Order),…..

– STT/No

– Mã hàng/ Itemcode

– Tên hàng/ ProductName

– Đơn vị/ Unit

–  Số hương/ Quality

– Đơn giá/ Price

– Thành tiền (+VAT)/ Amount(+VAT)

Tổng cộng (Giá trị đơn hàng ) / Total (Order value)

NƠI NHẬN HÀNG (Ship to):

ĐỊA CHỈ (Address):

THỜI GIAN (Time):Nhận hàng ngày ../../….. / Receiving products

PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN (Delivery means)

CHI PHÍ VẬN CHUYỂN (Delivery fee)

THANH TOÁN (Payment):

ĐẶT CỌC (Deposit): … sẽ đặt cọc cho…………………………………………. đồng sau khi ký đơn đặt hàng để bảo đảm ký kết và thực hiện đơn đặt hàng này. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho … trong vòng một (…………..) ngày kể từ ngày .. hoàn thành thanh toán giá trị đơn đặt hàng cho ……………./shall deposit to………………….VND ……………….. after signing the Order for signing and performance of the Order……………………….shall return the deposit to … within one (….) after …completed the payment.

HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN THANH TOÁN (Form and Payment time): … thanh toán cho…………………..giá trị đơn đặt hàng sau khi nhận hàng hóa thực tế và hóa đơn GTGT hợp lệ/shall pay the order value to…………………………after completion of receipt goods and VAT invoice.

ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/ORDERED BY

CÔNG TY /COMPANY

XÁC NHẬN ĐƠN HÀNG/CONFIRMED BY

CÔNG TY /COMPANY………………………………

Date (Ngày tháng)

Mẫu đơn đặt hàng hay

Tương tự như các mẫu đơn đặt hàng khác, khi soạn thảo mẫu đơn này sẽ gồm các thông tinh như:

– Quốc hiệu tiêu ngữ, tên đơn, số lượng đơn,

– Phần kính gửi: kính gửi bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần ghi đầy đủ tên của công ty

– Thông tin về nội dung đặt hàng như tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng

– Tiếp theo sẽ là thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán hàng hóa, ở phương thức thanh toán này thường sẽ do các bên tự thỏa thuận có thể cọc trước hoặc là không;

– Sau đó sẽ ghi cụ thể ngày tháng năm và giám đốc công ty sẽ ký tên.

Đây là những thông tin cần thiết và bắt buộc phải có dù là đặt mặt hàng nào và cũng chính là cơ sở để các bên giải quyết nếu có xảy ra tranh chấp.

Tải mẫu đơn đặt hàng mới nhất

Tải (Download) mẫu Đơn đặt hàng PO

Tải (Download) mẫu Đơn đặt hàng song ngữ

Tải (Download) mẫu Đơn đặt hàng tiếng Anh

Tải (Download) mẫu Đơn đặt hàng hay

Mong rằng qua bài viết trên của Đại Lý Thuế Gia Lộc đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về vấn đề đơn đặt hàng là gì?, đơn này có giá trị pháp lý hay không và những lưu ý khi soạn thảo đơn này, một số mẫu đơn đặt mua hàng được sử dụng hay nhất hiện nay.

>>>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Mẫu phiếu thu