Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:

– Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Ưu điểm, nhược điểm văn phòng đại diện công ty

Ưu điểm của văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện có những ưu điểm sau:

– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không phát sinh việc phải nộp tờ khai/báo cáo thuế hàng quý/năm.

– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Do đó, doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện tại tất các tỉnh/thành phố tại Việt Nam.

– Công ty có thể mở Văn phòng đại diện công ty tại các quốc gia ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Nhược điểm của văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện có những nhược điểm sau:

– Không được hoạt động kinh doanh tại văn phòng đại diện;

– Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện?

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty Quý khách hàng cần lưu ý các điều kiện sau đây:

– Điều kiện về tên Văn phòng đại diện công ty:

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện

+ Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

– Điều kiện về địa chỉ đăng ký làm trụ sở Văn phòng đại diện

Trụ sở văn phòng đại diện là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Không sử dụng địa chỉ tại nhà chung cư, tòa nhà không có chức năng kinh doanh văn phòng, khu tập thể cũ để đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện.

– Điều kiện về người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và KHÔNG thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?

(Văn phòng chi nhánh Công ty tại Hồ Chí Minh)

Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty như thế nào?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo gồm những tài liệu sau đây:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập qua Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn

– Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;

– Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ được nộp, trong thời gian 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xét duyệt hồ sơ và phản hồi kết quả:

– Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau khi chỉnh sửa, bổ sung, doanh nghiệp tiến hành nộp lại hồ sơ.

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện

Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp

Bản gốc giấy chứng nhận sẽ được Sở kế hoạch chuyển về cho doanh nghiệp qua đường bưu điện tới địa chỉ mà người nộp hồ sơ đã đăng ký khi nộp hồ sơ.

Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện sẽ tiến hành khắc dấu và chính thức đi vào hoạt động kinh doanh

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện tại Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc

Với mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động là “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc luôn nỗ lực hết mình để làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Về thời gian đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty, chúng tôi sẽ tiến hành đăng ký thành lập Văn phòng đại diện nhanh nhất cho Quý khách hàng.

Khi cần dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần khách hàng hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc để được tư vấn các vấn đề liên quan như:

– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty;

– Hướng dẫn hoặc hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định;

– Hỗ trợ các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty như: khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty;

– Nhận ủy quyền và thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền;

– Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng

– Ưu đãi cho khách hàng dịch vụ tiếp theo

Khách hàng sẽ nhận được kết quả như sau khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi

– Bản gốc giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện

– Dấu tròn văn phòng đại diện;

– Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện;

– Tặng 1 dấu chức danh trưởng văn phòng đại diện;

Hỏi đáp nhanh về thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty ở đâu?

Cũng giống trường hợp nộp hồ sơ thành lập công ty và thành lập chi nhánh công ty, hồ sơ thành văn phòng đại diện công ty sẽ được nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Cụ thể hồ sơ sẽ được nộp online (trực tuyến) trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp tới Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt văn phòng đại diện.

Lưu ý gì khi thành lập văn phòng đại diện công ty?

Khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý 1 số vấn đề sau:

– Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

– Tên văn phòng đại diện quy định phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Trưởng văn phòng đại diện không được thay mặt văn phòng đại diện ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

– Không được sử dụng địa chỉ là nhà chung cư/khu tập thể cũ (không có chức năng kinh doanh văn phòng) để đăng ký làm trụ sở chính của văn phòng đại diện.

– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm những chi phí sau:

– Lệ phí công bố thông tin thành lập văn phòng đại diện: 100.000 VND (một trăm nghìn đồng)

– Phí khắc dấu văn phòng đại diện: 400.000 VND – 600.000 VND (tùy vào từng nhà cung cấp)

– Lệ phí khắc dấu chức danh cho người đứng đầu văn phòng đại diện: 100.000 VND (một trăm nghìn đồng)

Lưu ý: Các loại chi phí nêu trên chỉ là lệ phí nhà nước và không bao gồm phí dịch vụ trong trường hợp sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện.

Các việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện

– Nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện: 1.000.000 VND/1 năm

– Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện;

– Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng;

– Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động

Thời gian Thành lập văn phòng đại diện ?

– Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

– Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động  văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện công ty có phải nộp thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, theo quy định mức thuế môn bài của đơn vị phụ thuộc sẽ là 1.000.000 VND (một triệu đồng) 1 năm. Tuy nhiên, cần lưu ý:

– Văn phòng đại diện sẽ được miễn thuế môn bài trong trường hợp doanh nghiệp (công ty mẹ) đang thuộc đối tượng được miễn thuế môn bài;

– Văn phòng đại diện không có hoạt động kinh doanh (không phát sinh hóa đơn, chứng từ) sẽ được miễn thuế môn bài.

Văn phòng đại diện có dấu pháp nhân (dấu tròn) không?

Văn phòng đại diện có thể làm dấu hoặc không (không bắt buộc phải có dấu), việc có làm dấu tròn hay không sẽ do doanh nghiệp quyết định.

Tôi đang phân vân không biết nên thành lập văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh?

Việc thành lập văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh sẽ phụ thuộc vào từng nhu cầu kinh doanh của công ty.
Ví dụ: Công ty A muốn mở 1 phòng trưng bày sản phẩm tại tỉnh X để giới thiệu cho khách hàng biết đến sản phẩm của minh, Công ty A sẽ lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện công ty là phù hợp nhất.
Ví dụ: Công ty A muốn mở 1 kho hàng để làm điểm trung chuyển hàng hóa từ tỉnh X đến các đại lý tại tỉnh X, công ty A sẽ thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh X.

Khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, tôi có thể liên hệ yêu cầu dịch vụ với công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc bằng cách nào?

Quý khách hàng có thể liên hệ yêu cầu dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện qua các thông tin sau:
– Hotline yêu cầu dịch vụ: 0981.150.868– 0981.393.868
– Liên hệ ngoài giờ hành chính: 0981.378.999
– Tổng đài tư vấn hồ sơ, thủ tục, quy trình miễn phí: 1900 6557
– Điện thoại: 024.628.52839 (HN) – 028.73090.686 (HCM)
– Email: [email protected]