Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản bắt buộc phải có khi Họp Đại Hội đồng cổ đông. Văn bản này được pháp luật Doanh nghiệp quy định chặt chẽ  về nội dung  cần có

Qua bài viết Biên bản họp đại hội đồng cổ đông  Công ty Đại Lý Thuế Gia Lộc sẽ cung cấp tới Quý vị những thông tin hữu ích về văn bản này.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là văn bản ghi nhận lại những nội dung quan trọng của cuộc họp, xác nhận cuộc họp đã diễn ra và giải quyết những nội dung  được ghi trong biên bản  và số lượng cổ đông tham gia cuộc họp, đây là tài liệu không thể thiếu trong nhiều hồ sơ khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp.

Khi nào tiến hành họp đại hội đồng cổ đông?

Cuộc họp Đại hội đồng cổ động được tiến hành tổ chức trong hai trường hợp. Cuộc họp thường niên hàng năm và cuộc họp đột xuất.

Cuộc họp thường niên diễn ra mỗi năm một lần được diễn ra trong khoảng thời gian là 04 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính. Trong một số trường hợp được gia hạn tiến hành họp đại hội đồng cổ đông thường niên nhưng không được quá 06 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.

Cuộc họp bất thường được diễn ra trong những trường hợp sau đây:

Thứ nhất: Hội đồng quản trị xét thấy vì lợi ích của công ty

Bởi vì Đại hội đồng cổ đông chỉ họp thường niên mỗi năm một lần, nhưng lại là cơ quan có quyền quyết định cao nhất trong công ty. Chính vì vậy những vấn đề quan trọng có liên quan đến lợi ích của công ty, Hội đồng quản trị xét thấy chứng năng và quyền quyết định thuộc Đại hội đồng cổ đông thì sẽ yêu cầu họp bất thường.

Thứ hai: Số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật

Đây là hai bộ phận quan trọng của công ty, làm  việc theo cơ chế, có những công việc phải theo ý kiến tập thể và theo đúng số lượng của quy định pháp luật. Nhưng thành phần tổ chức lại do Đại hội đồng cổ đông quyết định, Chính vì vậy khi số lượng thành viên không  đủ theo đúng quy định của pháp luật thì cần mở cuộc hợp bất thường để giải quyết. Đảm bảo công ty vận hành, tổ chức và hoạt động bình thường.

Thứ ba: Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông

Đây là một trong những quyền của cổ đông và nhóm cổ đông. Nhưng yêu cầu này được chấp nhận trong những trường hợp nhất định như sau:

+ Hội đồng  quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc vượt quá thẩm quyền được giao

+ Nhiệm kì của Hội đồng quản trị hiện tại đã vượt quá 6 tháng nhưng Hội đồng quản trị mới vẫn chưa được thay thế

+ Ngoài ra còn có một số trường hợp khác được quy định tại điều lệ của công ty

Thứ tư: Theo yêu cầu của Bản kiểm soát

Ban kiểm soát xét thấy những vấn đề quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của công ty, liên quan đến những vấn đề tổ chức vận hành công ty… mà cần sự quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì sẽ yêu cầu

Ngoài các trường hợp vừa nêu trên ra còn có một số trường hợp khác được quy định tại pháp Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có cần đóng dấu?

Pháp luật hiện hành không có quy định về việc biên bản họp đại hội đồng cổ đông có cần đóng dấu hay không. Hiện nay khi quy định về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chỉ có quy định về chữ ký .

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì cần có chữ ký của chủ tọa cuộc họp và thư ký. Không có quy định cụ thể cần đóng dấu hay không.

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có thể được trình bày như sau

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ……………….

 ( V/v: …………………)

Hôm nay, ngày……………….. , tại trụ sở: CÔNG TY CP………………………………….

Địa chỉ trụ sở công ty:………………………………………………………………………………..

Điện thoại:………………………………………………………………………………………………..

Công ty Cổ phần……………………………. tổ chức họp theo sự triệu tập của Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông………………………………..

Thời gian tiến hành cuộc họp bắt đầu từ:

Chủ toạ cuộc họp: Ông/Bà: ………………………………………………………………………..

Thư ký cuộc họp: Ông/Bà: …………………………………………………………………………

Thành phần tham dự cuộc họp cụ thể:

Ban tổ chức Đại hội công bố kết quả kiểm tra tư cách đại biểu:

+ Số cổ đông có mặt:………………………………………………………………………………….

+ Số cổ đông vắng mặt:………………………………………………………………………………

+ Số cổ đông được uỷ quyền:………………………………………………………………………

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, Đại hội cổ đông có đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật.

Nội dung của cuộc họp:…………………………………………………………………………….

DIỄN BIẾN CUỘC HỌP

I. Chủ toạ cuộc họp, Ông/Bà …………………………………………………… đọc dự thảo Quyết định …………………… với nội dung cụ thể như sau:

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

II. Thảo luận

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

III. Biểu quyết

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

– Biên bản Họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng tiếng Việt, bên cạnh đó có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Những bản này  có hiệu lực pháp lý như nhau.

– Thành phần tham dự cuộc họp cụ thể:

Trong phần này thì cần liệt kê được những cổ đông tham gia cuộc họp cụ thể, Họ và tên, Loại phần cổ đông đang năm giữ, số cổ phần đang năm giữ và chiếm bao nhiêu phần trăm trong vốn điều lệ. tưng ứng với bao nhiêu số cổ phần tham dự  có quyền biểu quyết

– Biểu quyết

Nêu được số phần trăm cổ đông tán thành tương đương với số phần trăm phiếu biểu quyết,  Số lượng không tán thành ngoài ra còn ý kiến khác nếu có.

Sau cùng là chữ ký của chủ tọa và thư ký  trong biên bản.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ai ký?

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường được ký bởi những người sau đây:

1. Chủ tịch Đại hội: Người đứng đầu cuộc họp và chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành họp Đại hội.

2. Thư ký Đại hội: Người phụ trách việc lập biên bản, ghi chép lại những thông tin quan trọng và chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung biên bản.

3. Đại diện của ban kiểm soát: Người được bầu là đại diện của Ban kiểm soát của công ty để tham gia họp Đại hội và kiểm tra các hoạt động của Hội đồng quản trị.

4. Người đại diện của cổ đông: Những người được uỷ quyền đại diện cho cổ đông tại Đại hội cổ đông để tham gia bỏ phiếu và đưa ra ý kiến.

Ngoài ra, biên bản cũng có thể được ký bởi những người khác nếu có sự tham gia và đóng góp ý kiến tại họp Đại hội. Sau khi hoàn tất, biên bản sẽ được cung cấp cho các bên liên quan và lưu giữ trong tài liệu của công ty để sử dụng cho các mục đích sau này.