Thực tế có rất nhiều vấn  đề cần phải sử dụng đến thông báo như doanh nghiệp cần thông báo cho nhân viên công ty về các chế độ làm việc, chế độ nghỉ hằng năm hoặc là nhà trường sẽ thông báo cho học sinh, sinh viên được nghỉ học, tham gia một số chương trình do trường tổ chức,….Trong tất cả những trường hợp như trên thì đều sẽ cần phải ra thông báo, vì thế mẫu thông báo luôn được nhiều người quan tâm.

Mẫu thông báo là gì?

Mẫu thông báo là một văn bản được sử dụng để truyền tải một nội dung nào đó đến các cá nhân, cơ quan hoặc tổ chức để họ được biết và thực hiện, văn bản thông báo thường được sử dụng khi cần truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan, đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để được thực hiện hay tham gia.

Thụ thuộc vào nội dung vấn đề cần thông báo thì có thể chia thông báo có nhiều nội dung thành các mục hoặc các điều cho dễ nhớ và dễ dàng nắm được nội dung.

Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Đối với những thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.

Khi nào cần thông báo?

Trên thực tế có rất nhiều trường hợp cần sử dụng đến thông báo cụ thể như:

– Khi cần tuyền tải một vấn đề nào đó thường là một vấn đề quan trọng xuống cấp thấp hơn hoặc là muốn cho nhiều người được biết thì sẽ dùng thông báo.

– Mẫu thông báo cũng được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một vấn đề, một nội dung nào đó tới một cá nhân trong đơn vị hay toàn bộ các thành viên trong đơn vị đó.

– Các trường thông báo cho thí sinh trúng tuyển được biết về thời gian nhập học,…

– Khi nhà trường muốn thông báo cho học sinh và cán bộ nhân viên trong trường về lịch nghỉ lễ, tết hoặc là tham gia chương trình do trường tổ chức,…thì cũng sẽ ra thông báo để mọi người được biết;…

Từ đó có thể thấy được rằng có rất nhiều tình huống trên thực tế mà cá nhân, tổ chức, đơn vị cần phải có thông báo và sử dụng mẫu thông báo.

Nội dung mẫu thông báo gồm những gì?

Khi soạn thảo mẫu thông báo thì nội dung thông báo là vấn đề quan trọng nhất, gồm những nội dung như sau:

– Về hình thức thì mẫu thông báo cần có phần mở đầu ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng mẫu quy định của văn bản hành chính thông thường.

– Tiếp theo là ngày tháng năm viết thông báo để người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt được thời gian ban hành thông báo này; tên cơ quan ra thông báo;

Cách viết nội dung thông báo:

– Trong phần nội dung thì mẫu thông báo phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan.

– Sau đó nêu ra các căn cứ để đưa ra thông báo này như căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước hay căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật…

– Tiếp đó cần trình bày rõ nội dung của bản thông báo này như thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu để các toàn thể công nhân viên nắm được và thực hiện đồng loạt, nhất quán;…

– Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như: phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính… ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

Cách viết thông báo

Trong phần nội dung thì mẫu thông báo phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan. Sau đó nêu ra các căn cứ để đưa ra thông báo này như căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước hay căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật… Tiếp theo cần trình bày rõ nội dung của bản thông báo này như thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu để các toàn thể công nhân viên nắm được và thực hiện đồng loạt, nhất quán

Bản thông báo cần có các yếu tố:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.

– Tên cơ quan thông báo.

– Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung.

– Nội dung thông báo.

– Ký đóng dấu cơ quan.

– Nơi nhận.

Mẫu thông báo công ty

Thông báo công ty thường được công ty sử dụng để thông báo đến những người lao động làm việc tại công ty được biết về một vấn đề nào đó như quy chế làm việc của công ty, lịch nghỉ lễ, nghỉ tết của công ty, chế độ lương, thưởng cho nhân viên,…

– Khi soạn mẫu thông báo công ty cần tuân thủ theo đúng thể thức của văn bản là có quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng năm ban hành thông báo, tên của công ty;

– Tên của thông báo, tùy thuộc vào nội dung mà công ty muốn thông báo thì sẽ ghi cụ thể tên thông báo, ví dụ Thông báo về việc thay đổi thời gian làm việc của công ty,…

– Phần kính gửi: ở đây chính là kính gửi những phòng ban, bộ phận trong công ty;

– Căn cứ để ra thông báo: ví dụ như căn cứ theo quy định của bộ luật lao động, căn cứ theo điều lệ của công ty,…

– Tiếp đó sẽ trình bày cụ thể nội dung mà công ty muốn thông báo, ví dụ như để đảm bảo sức khỏe, công việc cho toàn thể Cán bộ nhân viên trong Công ty, Phòng hành chính nhân sự thông báo điều chỉnh thời gian làm việc sang lịch làm việc mùa đông cụ thể như sau:

+ Lịch hiện tại: Buổi sáng từ 08 giờ đến 12 giờ; Buổi chiều từ 13giờ 30 phút đến 17giờ 30 phút.

+ Lịch mới: Buổi sáng từ 08 giờ đến 12 giờ; buổi chiều từ 13giờ đến 17 giờ.

Sau đó người lập thông báo sẽ ký tên, trình cấp trên và gửi đến các bộ phận liên quan được biết và thực hiện.

Mẫu thông báo theo Nghị định 30/2020

Nghị định 30/2020 nghị định chính phủ quy định về công tác văn thư theo đó khi soạn thảo mẫu thông báo cần có các thông tin như:

– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành thông báo được trình bày ở phía trên góc trái của văn bản, phía dưới sẽ là số của thông báo;

– Quốc hiệu tiêu ngữ là phần không thể thiếu trong văn bản và được trình bày ở phía trên góc phải của văn bản, phía dưới là ngày tháng năm ban hành thông báo;

– Tên đây đủ của thông báo, phụ thuộc vào vấn đề muốn thông báo là gì thì người lập thông báo sẽ ghi tóm tắt nội dung ở tên thông báo;

– Tiếp đó sẽ trình bày căn cứ hoặc là nội dung đưa ra thông báo, nội dung cần trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm để người đọc dễ dàng nắm được những thông tin quan trọng cần biết;

– Trong phần nơi nhận thì sẽ ghi những cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn thư; sau đó người viết thông ban sẽ ký và ghi rõ họ tên.

Khi trình bày mẫu thông báo thì cần phải tuân thủ theo đúng thể thức về văn bản và ghi đầy đủ những thông tin cần thông báo.

Mẫu thông báo sự kiện

Các công ty, doanh nghiệp, trường học,…khi tổ chức một sự kiến nào đó mà muốn thông báo cho mọi người được biết và tham gia thì sẽ thường ban hành ra thông báo.

Mẫu thông báo sự kiện thường được sử dụng khi công ty muốn thông báo đến người lao động về một sự kiện do công ty tổ chức hoặc là nhà trường thông báo cho học sinh biết về sự kiện nhà trường sẽ tổ chức để học sinh trong trường được biết và tham gia.

– Khi soạn thảo thông báo tổ chức sự kiện cần có đầy đủ các thông tin về tên cơ quan, đơn vị thông báo, quốc hiệu tiêu ngữ và ngày tháng năm ban hành thông báo;

– Tên thông báo được viết bằng chữ in hoa có dấu, tùy thuộc vào sự kiện được tổ chức là gì thì sẽ ghi đầy đủ tên của thông báo, ví dụ: THÔNG BÁO VỀ VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN,…

– Phần kính gửi sẽ là kính gửi các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan được biết về sự kiện sẽ được tổ chức.

– Nội dung thông báo sẽ ghi cụ thể về thông tin của bên tổ chức sự kiên, địa chỉ, số điện thoại để liên hệ, nêu cụ thể nội dung sự kiện sẽ được tổ chức, thời gian tổ chức sự kiện, địa điểm diễn ra sự kiện và người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện đó.

– Cam kết về việc tổ chức sự kiện, đảm bảo để sự kiện được tổ chức diễn ra theo đúng quy định của pháp luật.

– Cuối cùng đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức thông báo sẽ ký tên vào thông báo đó

– Nơi nhận thông báo là những cá nhân, đơn vị được gửi và lư văn thư.

Mẫu thông báo gửi khách hàng

Mẫu thông báo gửi khách hàng thường được các công ty, doanh nghiệp hoặc các đơn vị gửi đến khách hàng để thông báo về một vấn đề nào đó.

Tương tự như các mẫu thông báo khác thông báo gửi đến khách hàng cũng sẽ có thông tin của người ban hành thông báo, quốc hiệu và tiêu ngữ của thông báo, ngày tháng năm ban hành thông báo và tên của thông báo tùy thuộc vào nội dung mà công ty muốn thông báo đến khách hàng là gì.

Trong nội dung thông báo gửi đến khách hàng cần trình bày ngắn gọn và chi tiết vê nội dung cần thông báo để khách hàng được biết.

Cuối cùng người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký tên vào thông báo đó và gửi đến khách hàng.

Mẫu thông báo triển khai công việc

Mẫu thông báo triển khai công việc là mẫu được các cá nhân hoặc công ty thông báo đến người lao động hoặc người đang làm việc tại công ty được biết về nội dung công việc mà công ty triển khai.

Cũng giống như các mẫu thông báo ở trên thông báo triển khai nội dung công việc cũng sẽ có quốc hiệu tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành thông báo, tên của thông báo, tùy thuộc vào nội dung công việc cần triển khai là gì mà trong thông báo sẽ nêu cụ thể nội dung của công việc muốn triển khai.

Sau khi đã trình bày nội dung thông báo thì người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký vào thông báo đó và gửi đến các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện.

Tải mẫu thông báo phổ biến nhiều người dùng nhất

Tải (Download) mẫu Thông báo công ty

Tải (Download) mẫu Thông báo theo Nghị định 30/2020

Tải (Download) mẫu Thông báo sự kiện

Tải (Download) mẫu Thông báo gửi khách hàng

Tải (Download) mẫu Thông báo triển khai công việc

Hy vọng rằng qua bài viết trên của Đại Lý Thuế Gia Lộc đã giải thích cho Quý độc giả hiểu rõ hơn về mẫu thông báo là gì, khi nào cần sử dụng thông báo và các mẫu thông báo được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.