Thông báo thay đổi nhân sự không chỉ được gửi đến các đối tác, khách hàng mà còn được gửi đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong công ty để mọi người có thể kịp thời cập nhật các thông tin.

Nội dung thông báo thay đổi nhân sự cần được phân chia ra thành các mục nội dung rõ ràng và cụ thể để người nhận được thông báo có thể hiểu được và tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất.

Để làm rõ hơn vấn đề này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách trong nội dung bài viết dưới đây.

Tại sao cần phải thông báo thay đổi nhân sự phụ trách?

Việc thay đổi nhân sự phụ trách cần thực hiện thông báo để các đối tác, khách hàng của công ty có thể cập nhật các thông tin mới nhất về sự thay đổi nhân sự của công ty.

Đồng thời, việc làm này cũng tránh trường hợp các nhân viên cũ lợi dụng chức danh, danh nghĩa của công ty để thực hiện các hành vi tư lợi cá nhân.

Thực tế đã cho thấy trong kinh doanh khách hàng và các đối tác chính là yếu tố quyết định đến sự duy trì và phát triển của công ty. Nhiều nhân sự cũ trong công ty có được các mối quan hệ tốt với các khách hàng thì họ có thể tiếp tục duy trì các mối quan hệ đó để tư lợi cho chính bản thân họ.

Chính vì vậy, các công ty, doanh nghiệp cần thực hiện gửi Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách đến các đối tác, khách hàng ngay khi có thể để khách hàng có thể kịp thời nắm bắt và đảm bảo hợp tác bình thường các giao dịch với công ty, doanh nghiệp đó.

Việc thông báo thay đổi nhân sự còn là cách để các công ty, doanh nghiệp có thể tự bảo đảm quyền lợi cho chính mình trong trường hợp nhân sự cũ đã không còn đáp ứng các điều kiện tiêu chuẩn.

Thông báo thay đổi nhân sự phụ trách là gì?

Thông báo thay đổi nhân sự phụ trách là một thông báo được gửi đi để thông báo về sự thay đổi trong việc phân công và quản lý nhân sự trong một tổ chức hoặc công ty. Thông báo này được sử dụng để thông báo về việc thay đổi vai trò, trách nhiệm, hoặc chức vụ của một cá nhân hoặc một nhóm người trong tổ chức.

+ Thông báo thay đổi nhân sự phụ trách thường bao gồm các thông tin sau:

+ Tên của người hoặc nhóm người bị thay đổi.

+ Vai trò, trách nhiệm, hoặc chức vụ mới mà họ sẽ đảm nhiệm.

+ Ngày hiệu lực của thay đổi.

+ Lý do hoặc mô tả ngắn về sự thay đổi.

+ Thông tin liên hệ của người có thẩm quyền hoặc người quản lý có thể được liên hệ để biết thêm thông tin hoặc đặt câu hỏi.

Thông báo thay đổi nhân sự phụ trách được sử dụng để thông báo cho các bên liên quan trong tổ chức, bao gồm các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp, cấp trên và cấp dưới, để đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và có hiểu biết về sự thay đổi này.

Khi nào thì cần thông báo thay đổi nhân sự phụ trách?

Nhân sự xin nghỉ việc vì các lý do khách quan hoặc chủ quan khác nhau, bãi nhiệm nhân sự, các nhân sự nghỉ việc do quá độ tuổi lao động.

Do điều kiện công ty và xã hội mà buộc phải thay đổi cơ cấu và thay đổi nhân sự phụ trách.

Thể thức trình bày mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách

Theo quy định của pháp luật, Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách phải đảm bảo đầy đủ chính xác các thông tin và thể thức trình bày như sau:

+ Tên công ty: Trình bày phía trên cùng góc bên trái, viết hoa

+ Quốc hiệu – tiêu ngữ: Trình bày bên góc bên phải của thông báo, viết hoa,

+ Địa điểm, ngày, tháng, năm thực hiện thông báo

+ Tên thông báo: Thông báo về việc thay đổi nhân sự phụ trách

+ Các thông tin căn cứ để thực hiện thông báo này có thể dựa trên: Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp, các quyết định có liên quan, các điều lệ, đơn xin thôi việc, quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm của công ty/ doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh khác.

+ Kính gửi: Ghi tên đối tượng nhận hoặc nơi nhận được thông báo thay đổi nhân sự này là ai? Thông thường mẫu thông báo này sẽ được gửi đến các quý khách hàng và quý đối tác.

+ Nội dung chính của thông báo đối với các cá nhân nghỉ việc, dừng công tác, bãi nhiệm, thôi giừ vị trí, chức vụ trong công ty; Các cá nhân sẽ nắm giữ các chức vụ, vị trí trong công ty thay thế cho các cá nhân đó.

+ Phần kết: Mong muốn tiếp tục hợp tác đối với các đối tác, khách hàng trong một thời gian sớm nhất.

+ Trình bày rõ thời gian, địa điểm thực hiện thông báo thay đổi nhân sự

+ Chữ ký và đóng dấu xác nhận của Giám đốc công ty hoặc trưởng bộ phận phụ trách nhân sự.

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách mới nhất

THÔNG BÁO
V/v: thay đổi nhân sự

Kính gửi: ………………………………………………………………………………

[Tên công ty] xin chân thành cảm ơn Quý khách về sự quan tâm tín nhiệm đến sản phẩm của Công ty Chúng tôi, về mối quan hệ hợp tác trên tinh thần đoàn kết và phát triển trong thời gian qua.

Nay nhằm thuận tiện trong giao dịch, [Tên công ty] trân trọng thông báo đến quý khách:

Ông/Bà : ………………………………………………….. Mã nhân viên: ……………………………..

Chức vụ : …………………………………………………..

Đã chính thức nghỉ việc và không còn trách nhiệm thực hiện các giao dịch với Quý khách trên danh nghĩa [Tên công ty] kể từ ngày ……./……../20…..

Do đó, để giải quyết dứt điểm các vấn đề còn tồn đọng (nếu có) đề nghị Quý khách liên hệ trực tiếp với:…………………

Ông/Bà : ……………………………………… Mã nhân viên: ………………………………….

Điện thoại : ……………………………………… Trước ngày: ……../……/20…….

Sau thời gian trên Công ty Chúng tôi không còn trách nhiệm đối với những khiếu nại liên quan đến Ông/Bà

………………………………………………………………………………………………………………………………..

Kính chúc Quý khách luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển và mãi mãi vững bền.

Trân trọng kính báo,

Như vậy, việc thông báo thay đổi nhân sự phụ trách công việc của công ty rất quan trọng và ảnh hưởng tới các hoạt động giao dịch, quan hệ với đối tác, khách hàng. Do đó, khi có sự điều chỉnh về nhân sự thì bạn cần lưu ý thực hiện đúng thủ tục thông báo theo quy định pháp luật.

Tải (Download) Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách

Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách

Giống như bất kỳ một văn bản hành chính khác, mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác cũng phải đảm bảo những quy tắc liên quan đến trình bày một văn bản hành chính. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự này bao gồm ba phần chính: mở đầu, nội dung và kết thúc.

– Đối với phần mở đầu mẫu thông báo cần đảm bảo các mục thông tin sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ: hai phần này cần được trình bày đầu tiên, viết hoa và đúng với quy phạm soạn thảo đối với một văn bản hành chính;

+ Tên công ty: Tên công ty viết đúng theo tên đăng ký doanh nghiệp, không viết tắc, được ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

+ Đại điểm, ngày / tháng / năm ra thông báo thay đổi nhân sự;

+ Tên tiêu đề (tên mẫu đơn): Viết in hoa và ghi rõ ” THÔNG BÁO V/v thay đổi nhân sự” ;

+ Thông tin căn cứ để thực hiện thông báo này. Ví dụ như có thể dựa trên Bộ luật Lao động, Luật Doanh nghiệp hay các quyết định có liên quan, các điều lệ, đơn xin thôi việc, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm của công ty, doanh nghiệp;

+ Kính gửi: công ty cần xác định đối tượng gửi thông báo cụ thể như là đối tác chiến lược, khách hàng thân thiết, nhân sự trong công ty;

– Đối với phần nội dung chính của báo cáo: người soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự này cần đảm bảo các thông tin cơ bản như thông tin đối tượng nghỉ việc, lý do nghỉ việc; nhân sự sẽ tiếp nhận công việc, thông tin liên lạc. Cụ thể như sau:

1/ Về thông tin của nhân sự đã rời khỏi doanh nghiệp, cần xác định rõ những thông tin như:

+ Họ và tên của nhân viện nghỉ việc;

+ Chức vụ và phòng ban làm việc trong công ty, mã nhân viên (nếu có);

+ Thời gian làm việc trong doanh nghiệp: từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm;

+ Thời gian bắt đầu nghỉ việc: Kể từ ngày, tháng, năm, cá nhân không còn là nhân sự trong công ty, những giao dịch của cá nhân dưới danh nghĩa công ty là không hợp pháp.

2/ Về thông tin nhân sự được bổ nhiệm thay thế, cũng cần phải ghi rõ những thông tin cơ bản của họ như là:

+ Họ và tên nhân sự được bổ nhiệm vào vị trí này;

+ Thông tin cá nhân: ngày, tháng, năm sinh , quê quán ;

+ Chức vụ đảm nhiệm;

+ Thời gian đảm nhiệm: tính từ ngày, tháng , năm nhân sự bắt đầu được bổ nhiệm;

+ Phương thức liên lạc: email, số điện thoại di động;

Thời gian làm việc hính thức: tính từ ngày, tháng, năm, cá nhân sẽ đảm nhận vị trí trên công ty. Tất cả những hoạt động, nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân sự cũ sẽ được bàn giao lại. Các đối tác, khách hàng làm việc với nhân sự cũ sẽ được thông báo thông tin này để có điều chỉnh hợp lý trong phương án làm việc.

– Đối với phần kết của mẫu thông báo cần ghi chú những thông tin như; Lời nhắn nhủ đối tác và nhân sự trong công ty tiếp tục hợp tác và bàn giao công việc với nhân sự tiếp quản. Cùng với đó là gửi lời cảm ơn và đóng dấu, chữ ký của ban lãnh đạo công ty (Giám đốc công ty hoặc trưởng bộ phận phụ trách nhân sự).

Như vậy, việc thông báo thay đổi nhân sự phục trách công việc của công ty rất quan trọng và ảnh hưởng tới các hoạt động giao dịch, quan hệ với đối tác, khách hàng. Do đó, khi có sự điều chỉnh về nhân sự trong nội bộ công ty thì cần nhanh chóng thực hiện thủ tục thông báo theo quy định. Từ đó, các công ty, doanh nghiệp có thể nâng cao được hình ảnh, sự uy tín của công ty mình, đồng thời có thể tự bảo đảm quyền lợi chủa công ty, duy trì các giao dịch và tìm kiếm nguồn khách hàng, đối tác mới.

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

THÔNG BÁO

V/v thay đổi nhân sự

Kính gửi: – Quý khách hàng

          – Quý đối tác

Căn cứ Giấy phép kinh doanh số xxx được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 12 tháng 12 năm 20xx về việc thành lập Công ty TNHH xxx ;

Căn cứ theo điều lệ của công ty TNHH xxx ;

Căn cứ theo nội quy lao động của công ty THNN xxx.

Chúng tôi xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng và đối tác về việc nhân viên có thông tin dưới đây đã chính thức nghỉ việc tại Công ty TNHH xxx bắt đầu từ ngày 30 tháng 6 năm 2022:

– Bà: Nguyễn Thiên H                 Mã nhân viên: 12xx                  Chức vụ: Nhân viên kinh doanh 

– Bà: Đặng Hoàng M                   Mã nhân viên: 23xx                  Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Mọi giao dịch giữa Quý khách hàng và đối tác với hai nhân viên trên dưới danh nghĩa Công ty TNHH xxx kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2023 là không hợp pháp và xâm hại trực tiếp đến bản quyền thương hiệu của Công ty TNHH xxx. Công ty chúng tôi không chịu trách nhiệm về mọi giao dịch của hai cá nhân trên.

Trường hợp hai nhân viên đã nghỉ việc trên còn liên lạc giao dịch trên danh nghĩa Công ty TNHH xxx thì Quý khách hàng và đối tác vui lòng phản hồi lại giúp cho chúng tôi theo số điện thoại 02234xxx 

Đồng thời, Quý khách hàng và đối tác giao dịch các công việc liên quan với Công ty TNHH xxx , xin vui lòng liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách mới theo thông tin:

Bà: Hoàng Mai A                   Ngày sinh 23 tháng 01 năm 19xx

Mã nhân viên: 34xx                Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Số điện thoại: 09834xxx         Email: [email protected]

Công ty TNHH xxx rất mong nhận được sự hợp tác, hỗ trợ của Quý khách hàng và đối tác! Trân trọng cảm ơn Quý khách hàng và đối tác!

Kính chúc Quý khách hàng luôn thành công trong kinh doanh, sự hợp tác giữa chúng ta ngày càng phát triển mãi mãi và bền vững,

Trân trọng kính báo,

Tải (Download) Mẫu thông báo thay đổi nhân sự nội bộ công ty cho đối tác

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về thắc mắc Mẫu thông báo thay đổi nhân sự phụ trách để bạn đọc tham khảo.