Công văn là một trong những  văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, bên cạnh các loại văn bản hành chính khác như nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,… Công văn không chỉ được sử dụng trong các cơ quan nhà nước mà còn được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức khác.

Trong bài viết Mẫu công văn thông báonày, chúng tôi sẽ chia sẻ về công văn thông báo – một trong những loại công văn thông dụng. Mời Quý vị theo dõi nội dung:

>>>>>> Xem thêm: Mẫu công văn mới nhất

Mẫu công văn thông báo là gì?

Mẫu công văn thông báo là mẫu văn bản được lập ra để thông báo về một việc nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để chủ thể khác biết, từ đó có phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.

Ví dụ về công văn thông báo

Một số ví dụ về công văn thông báo:

– Công văn thông báo về sự kiện bất khả kháng xảy ra đối với Công ty A là nguyên nhân chậm thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng với Công ty B.

– Công văn thông báo thay đổi về địa điểm giao hàng của Công ty X gửi cho Công ty Z.

Khi nào cần soạn công văn thông báo?

Công văn thông báo được soạn thảo khi bên ra thông báo cần truyền truyền đạt thông tin cho bên được thông báo, tức là khi cần thông báo. Vậy khi nào cần thông báo?

Có thể chia ra 2 trường hợp thông báo sau đây:

Thứ nhất: Pháp luật, hợp đồng, điều lệ, quy ước,… có quy định nghĩa vụ thông báo.

VD:

Điều 428 Bộ luật dân sự hiện hành quy định về Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng như sau:

Thứ hai: Pháp luật, hợp đồng, điều lệ, quy ước,… không quy định nghĩa vụ thông báo nhưng việc thông báo là cần thiết.

Nội dung mẫu công văn thông báo

Hiện nay, công văn thông báo không có mẫu chung theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, công văn thông báo phải đảm bảo thể thức của một văn bản hành chính nói chung, tức là bao gồm những phần cơ bản:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ;

– Tên chủ thể ra thông báo;

– Số hiệu công văn, nội dung cơ bản của công văn về việc gì?

– Kính gửi: Chủ thể nhận thông báo cụ thể nào?

– Nội dung thông báo: lý do thông báo, thông tin thông báo. Ngoài ra có thể có những yêu cầu, kiến nghị, đề xuất,…

– Nơi nhận, lưu.

– Ký, ghi rõ họ tên của người đại diện, đóng dấu của chủ thể ra thông báo.

Các mẫu công văn thông báo thông dụng

Quý vị có thể tham khảo Mẫu công văn thông báo dưới đây:

+ Mẫu công văn thông báo chung

Kính gửi:……………(2)……

– Về phần nội dung công văn thông báo:

+ Nêu rõ các nội dung cần thông báo;

+ Nguyên nhân, lý do phát sinh thông báo này;

– Về phần kết thúc công văn thông báo: Trình bày rõ các mong muốn, nguyện vọng trong thời gian sắp tới.

Trân trọng./.

(1) Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.

Tải (Download) Mẫu Công văn thông báo

+ Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng

THÔNG BÁO

Về việc chấm dứt Hợp đồng số …

Kính gửi:………………………………………………………………….

– Căn cứ Hợp đồng dịch vụ số … giữa công ty ………….. và công ty ………… (nếu có thỏa thuận);

– Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện hợp đồng.

Công ty ……………. xin thông báo đến Quý công ty về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ như sau:

Công ty …………………………….. đã vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Hợp đồng dịch vụ số …. (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận) hoặc vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Mặc dù công ty …………………….. đã nhiều lần nhắc nhở, công ty ……………………. vẫn tiếp tục vi phạm gây thiệt hại lớn cho công ty …………………… Chính vì vậy, Công ty ……………………… đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ sớm … từ ngày … tháng … năm …

Trước khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty ………………………………….. có nghĩa vụ thực hiện tất cả công việc chưa hoàn thành theo hợp đồng. Sau khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty……………… sẽ thu hồi lại … và không chịu trách nhiệm với những tổn thất công ty …………………………….. gặp phải (nếu có)

Đề nghị công ty ………………………… tiếp nhận và thực hiện. Trân trọng!

Tải (Download) Mẫu Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng

+ Mẫu công văn thông báo giao hàng

Kính gửi: Công ty……………………..

(Địa chỉ:……………………………………………..)

(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Theo quy định tại………… Hợp đồng này, Công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng,… sau:

Cho Quý công ty trước …giờ ….phút ngày… tháng…. năm……. qua bưu điện.

Và theo quy định tại………….. Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền………….. VNĐ (Bằng chữ:……………. Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản số………………….. Ngân hàng…………….- Chi nhánh……………..

Ngày… tháng…. năm….., công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng………. qua Bưu điện………..

Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/… khi nhận được số hàng hóa/tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/…. với số lượng, chất lượng,… như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện………. vào hồi ….giờ ….phút ngày…. tháng….. năm……. (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai…………. để chứng minh tính chính xác của thông tin này)

Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.

Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!

Tải (Download) Mẫu Công văn thông báo giao hàng

+ Mẫu công văn thông báo cho khách hàng

CÔNG VĂN THÔNG BÁO VỀ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ

Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác và các cổ đông của công ty

Công ty ( tổ chức triển khai ) …. xin trân trọng thông báo đến quý người mua, đối tác và cổ đông về việc đổi khác tên công ty … kể từ ngày … tháng … năm … như sau :

Tên công ty cũ : ………………………………………………………………

Tên công ty mới: ……………………………………………………………..

Kể từ ngày … Công ty … chính thức sử dụng tên .. theo những thông tin đã sửa đổi. Các thông tin cũ về công ty không còn có giá trị pháp lý kể từ ngày …, mọi hình thức sử dụng tên cũ của công ty để đại diện thay mặt cho công ty chúng tôi trong thanh toán giao dịch và quan hệ với người sử dụng đều là trá hình và trái pháp lý .
Kể từ ngày … tháng … năm …, công ty chúng tôi chuyển sang sử dụng tên mới như trên. Các thanh toán giao dịch kinh doanh thương mại, ký kết hợp đồng, thư tín, … sung sướng liên hệ theo tên công ty mới.

Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới những đối tác và người mua của chúng tôi. Mọi hoạt động giải trí khác của chúng tôi, không có sự đổi khác. Việc đổi tên công ty này không tác động ảnh hưởng đến những thanh toán giao dịch, quan hệ, nghĩa vụ và trách nhiệm kinh tế tài chính cũng như việc triển khai những Hợp đồng đã ký kết trước đây. Trân trọng cảm ơn hành khách, quý đối tác, quý cổ đông … đã luôn sát cánh cùng chúng tôi ( tên công ty, tổ chức triển khai ) trong thời hạn vừa mới qua .
Chúng tôi kỳ vọng sẽ nhận được sự tương hỗ, hợp tác tốt hơn trong thời hạn sắp tới của quý người mua, đối tác, cổ đông …
Trân trọng cảm ơn và kính chúc sức khỏe thể chất!

Tải (Download) Mẫu Công văn thông báo cho khách hàng

Soạn thảo mẫu công văn thông báo

Khi soạn Công văn thông báo, cần lưu ý các vấn đề sau:

– Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;

– Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi Công văn đến (nơi nhận Công văn);

– Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung Công văn;

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận Công văn, số điện thoại, số Fax; địa chỉ email; Website.

Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.

– Nội dung Công văn thông báo cần được trình bày rõ ràng, khoa học, đúng trọng tâm, không ghi lan man, dài dòng.