Xây dựng nội quy công ty là một chuẩn mực cơ bản cho mỗi nhân viên thực hiện theo đúng nội quy đó. Khi nhân viên xảy ra vi phạm đặc biệt là những lỗi vi phạm nghiêm trọng hoặc đã nhắc nhở nhiều lần nhưng không rút kinh nghiệm thì ban quản lý sẽ lập biên bản xử lý. Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm như thế nào?

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm là gì?

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm là mẫu biên bản được lập ra khi trong công ty hoặc là trong doanh nghiệp có hành vi vi phạm kỷ luật của người lao động.

Trong biên bản nhắc nhở nhân viên phải ghi đầy đủ các nội dung thông tin của người lập biên bản, người bị lập biên bản, thời gian diễn ra, sự việc vi phạm.

Nhắc nhở là một hình thức xử lý vi phạm khi một người nào bị vi phạm kỉ luật, làm sai nguyên tắc, quy tắc hay yêu cầu ở mức có thể sửa sai. Hình thức kỷ luật nhắc nhở là hình thức được sử dụng trong nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau: Xử lý vi phạm hành chính, xử lý kỷ luật lao động, xử lý hình sự…

Khi nào cần sử dụng biên bản nhắc nhở vi phạm?

Nhắc nhở vi phạm được áp dụng đối với cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không nghiêm trọng, nhắc nhở vi phạm được quyết định bằng văn bản và ghi nhận bằng biên bản.

Biên bản nhắc nhở vi phạm thường được các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng chung cho cả đơn vị. Ngoài ra, biên bản được lập ra phải có sự chứng kiện của người khác.

Nội dung của biên bản nhắc nhở vi phạm

Văn hóa tại nơi làm việc là một trong những thành tố quan trọng để xây dựng một tập thể kỷ luật và làm việc hiệu quả. Xây dựng nội quy lao động vừa là một biện pháp ngăn ngừa cũng là căn cứ để tiến hành xử lý những hành vi vi phạm.

Khi xử lý những hành vi vi phạm thì người sử dụng lao động phải căn cứ vào nội quy công ty, thỏa ước lao động, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động đã được thỏa thuận giữa các bên.

Tùy vào vụ việc người vi phạm thực hiện mà hình thức xử lý cũng khác nhau. Đối với môi trường lao động thường là nhắc nhở và cảnh cáo. Việc lập biên bản là thủ tục bắt buộc khi xử lý kỷ luật, đảm bảo cho việc đối chứng nếu xảy ra các vấn đề phát sinh về sau. 

Nội dung Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm gồm:

– Thời gian, địa điểm lập biên bản;

– Thông tin của bên lập biên bản như tên người lập biên bản, đơn vị, chức vụ;

– Thông tin của bên bị lập biên bản như tên người bị lập biên bản, đơn vị, chức vụ;

– Thời gian, địa điểm xảy ra vụ việc;

– Nội dung vi phạm, thiệt hại;

– Ý kiến của bên bị lập biên bản;

– Xác nhận của bên lập biên bản;

– Các bên có liên quan ký vào biên bản.

Hướng dẫn cách lập biên bản nhắc nhở vi phạm

Để lập biên bản nhắc nhở vi phạm cần phải xác định được các vấn đề như sau:

– Xác định chủ thể có quyền được phép lập biên bản, đó có thể là quản lý, cấp trên hoặc người được ủy quyền.

– Đối với xử lý do vi phạm kỉ luật thì phải được lập thành văn bản phải bằng văn bản, không có việc xử lý người vi phạm chỉ bằng hình thức miệng;

– Nội dung trình bày khách quan, đúng sự thật, không thêm hoặc bớt. Cần lắng nghe ý kiến của người vi phạm, những người có mặt vào lúc hành vi xảy ra;

– Ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành lập biên bản; thông tin của người vi phạm kỷ luật: họ và tên, chức vụ, đơn vị làm việc;

– Thiệt hại xảy ra phải ghi chính xác, cần ghi lại phần thiệt hại bằng hình ảnh nếu có thể;

– Nếu có chứng cứ cần bảo quản cẩn thận đưa về nơi có thẩm quyền để xem xét xử lý; kết luận của người có thẩm quyền về vụ việc.

– Chữ ký của các bên có liên quan: người lập biên bản, người vi phạm, người làm chứng, ban quản lý. Đóng dấu của công ty.

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm mới nhất

Khi lập biên bản nhắc nhở vi phạm có thể tham khảo theo Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm dưới đây:

                                                                                                …………., Ngày…..tháng….năm…..

MẪU BIÊN BẢN NHẮC NHỞ VI PHẠM

(Về việc vi phạm kỷ luật)

Hôm nay, vào lúc…..giờ, ngày….tháng…năm tại ……………………………………………………………..

Bên lập biên bản:

– Tên người lập biên bản:………………………………………………………………………………………….

– Đơn vị:…………………………………………………………………………………………………………….

– Chức vụ:…………………………………………………………………………………………………………..

Bên bị lập biên bản:.

– Tên người bị lập biên bản:………………………………………………………………………………………..

– Đơn vị:…………………………………………………………………………………………………………….. .

– Chức vụ:……………………………………………………………………………………………………………. 

Biên bản được lập với những nội dung sau:

1. Thời gian xảy ra vụ việc:…………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

2. Địa điểm xảy ra vụ việc:………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Nội dung vi phạm:…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………. .       

4. Thiệt hại (nếu có):……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5. Tang vật thu được (nếu có): …………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

6. Ý kiến bên bị lập biên bản:……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….         

7. Xác nhận của bên lập biên bản:………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………….Biên bản này được lập thành hai bản. Bên lập biên bản giữ một bản, bên bị lập biên bản lập biên bản giữ.

Tải (download) Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm

Hình thức xử lý vi phạm

Thứ nhất: Xử lý vi phạm trong doanh nghiệp

Theo quy định của  Bộ luật Lao động năm 2019 thì hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm:

– Khiển trách;

– Kéo dài thời gian nâng lương không quá 6 tháng;

– Cách chức;

– Sa thải.

Thứ hai: Xử lý vi phạm đối với công chức viên chức

Theo Nghị định 112/2020/NĐ-CP quy định về xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức

Hình thức kỷ luật đối với cán bộ, công chức

– Đối với cán bộ gồm có: Khiển trách; Cảnh báo; Cách chức; Bãi nhiệm.

– Đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý gồm: Khiển trách; Cảnh cáo; Hạ bậc lương; Buộc thôi việc.

– Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý gồm: Khiển trách; Cảnh cáo; Giáng chức; Cách chức; Buộc thôi việc.

Hình thức khiển trách đối với cán bộ, công chức có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả ít nghiêm trọng một trong những hành vi sau:

– Vi phạm quy định về đạo đức, văn hóa giáo tiếp của cán bộ, công chức; quy định của pháp luật về thực hiện chức trách, nhiệm vụ của cán bộ, công chức; kỷ luật lao động; nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

– Lợi dụng vị trí công tác nhằm mục đích vụ lợi; có thái độ hách dịch, cửa quyền hoặc gây khó khăn, phiền hà đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong thi hành công vụ; xác nhận hoặc cấp giấy tờ pháp lý cho người đủ điều kiện;

– Không chấp hành quyết định điều động, phân công công tác của cấp có thẩm quyền; không thực hiện nhiệm vụ được giao mà không có lý do chính đáng; gây mất đoàn kết trong cơ quan, tổ chức, đơn vị;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: phòng, chống tội phạm; phòng, chống tệ nạn xã hội; trật tự, an toàn xã hội; phòng chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

– Vi phạm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

– Vi phạm quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo;

– Vi phạm quy định về quy chế tập trung dân chủ, quy định về tuyên truyền, phát ngôn, quy định về bảo vệ chính trị nội bộ;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: đầu tư, xây dựng; đất đai, tài nguyên môi trường; tài chính, kế toán, ngân hàng; quản lý, sử dụng tài sản công trong quá trình thực thi công vụ;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: phòng, chống bạo lực gia đình; dân số, hôn nhân và gia đình; bình đằng giới; an sinh xã hôi; quy định khác của pháp luật liên quan đến cán bộ, công chức.

Áp dụng hình thức kỷ luật cảnh cáo áp dụng đối với cán bộ, công chức có hành vi vi phạm sau đây:

– Đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức khiển trách mà tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả nghiêm trọng trong các hành vi áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách;

– Có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả ít nghiêm trọng nhưng thuộc một trong các trường hợp: Cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo quản lý không thực hiện đúng, đầy đủ chức trách, nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công;  Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị để xảy ra hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng trong phạm vi phụ trách mà không có biên pháp ngăn chăn.

Áp dụng hình thức kỷ luật hạ bậc lương áp dụng đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

– Đã bị xử lý kỷ luật cảnh cáo mà còn tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả rất nghiêm trọng trong các hành vi áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách.

Áp dụng hình thức giáng chức đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc một trong các trường hợp sau đây:

– Đã bị xử lý cảnh cáo mà còn tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả nghiêm trọng thuộc một trong các trường hợp: Cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý không thực hiện đúng, đầy đủ chức trách, nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị để xảy ra hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng trong phạm vi phụ trách mà không có biển pháp ngăn chặn;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả nghiêm trọng trong các hành vi áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách.

Áp dụng kỷ luật cách chức đối với cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý thuộc một trong các trường hợp:

– Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý đã bị xử lý kỷ luật giáng chức hoặc cảnh cáo mà còn tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả rất nghiêm trọng thuộc các trường hợp: Cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý không thực hiện đúng, đầy đủ chức trách, nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công;  Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị để xảy ra hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng trong phạm vi phụ trách mà không có biện pháp chăn chặn.

– Có hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng trong các hành vi áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách nhưng chưa đến mức buộc thôi việc, người vi phạm có thái  độ tiếp thu, sửa chữa, chủ động khắc phục hậu quả và có nhiều tình tiết giảm nhẹ;

– Sử dụng giấy tờ không hợp pháp để được bầu, phê chuẩn, bổ nhiệm vào chức vụ.

Áp dụng hình thức buộc thôi việc đối với công chức có hành vi vi phạm thuộc một trong các trường hợp:

– Đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cách chức đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý hoặc hạ bậc lương đối với công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý mà tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng trong các hành vi áp dụng kỷ luật khiển trách;

– Sử dụng văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận, xác nhận giả hoặc không hợp pháp để được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị;

– Nghiện ma túy; đối với trường hợp này phải có kết luận của cơ sở y tế hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền;

– Hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng trong các trường hợp : Cán bộ, công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý không đúng , đầy đủ chức trách, nghiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công;  Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị để xảy ra hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng trong phạm vi phụ trách mà không có biện pháp ngăn chặn.

Áp dụng hình thức kỷ luật bãi nhiệm đối với cán bộ có hành vi vi phạm theo quy định của Luật Tổ chức Quốc hội, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, Luật Bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân và quy định khác của pháp luật có liên quan thì bị bãi nhiệm. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục bãi nhiệm thực hiện theo quy định của pháp luật.

Hình thức kỷ luật với viên chức

– Đối với viên chức không giữ chức vụ quản lý gồm: Khiển trách; Cảnh cáo; Buộc thôi việc.

– Đối với viên chức quản lý gồm: Khiển trách; Cảnh cáo; Cách chức; Buộc thôi việc.

Áp dụng hình thức kỷ luật khiển trách đối với hành vi vi phạm lần đầu, gây hậu quả ít nghiêm trọng và thuộc một trong các trường hợp:

– Không tuân thủ quy trình, quy định chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp, đã được cấp có thẩm quyền nhắc nhở bằng văn bản;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: thực hiện chức trách, nhiệm vụ của viên chức; kỷ luật lao động; quy định, nội quy, quy chế làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập có thẩm quyền nhắc nhở bằng văn bản;

– Lợi dụng vị trí công tác nhằm mục đích vụ lợi; có thái độ hách dịch, cửa quyền hoặc gây khó khăn, phiền hà đối với nhân dân trong quá trình thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao; xác nhận hoặc cấp giấy tờ pháp lý cho người không đủ điều kiện; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của người khác trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp;

– Không chấp hành quyết định phân công công tác của cấp có thẩm quyền; không thực hiện nhiệm vụ được giao mà không có lý do chính đáng; gây mất đoàn kết trong đơn vị;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: phòng chống tội phạm; phòng chống tệ nạn xã hội; trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tham nhũng; thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí;

– Vi phạm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

– Vi phạm quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo;

– Vi phạm quy định của pháp luật về: đầu tư, xây dựng; đất đai, tài nguyên môi trường; tài chính, kết toán,  ngân hàng; quản lý sử dụng tài sản công trong quá trình hoạt động nghề nghiệp;

– Vi phạm quy định của pháp luật về Phòng, chống bạo lực gia đình; dân số, hôn nhân và gia đình; bình đẳng giới; an sinh xã hội; quy định khác của pháp luật liên quan đến viên chức.

Áp dụng hình thức kỷ luật cảnh cáo đối với viên chức có hành vi vi phạm sau:

– Đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức khiển trách mà còn tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả nghiêm trọng khi có hành vi vi phạm áp dụng hình thức khiển trách;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả ít nghiêm trọng nhưng thuộc các trường hợp: Viên chức quản lý không thực hiện đúng trách nhiêm, để viên chức thuộc quyền quản lý vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp;  Viên chức quản lý không hoàn thành nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công mà không có lý do chính đáng.

Áp dụng kỷ luật cách chức áp dụng đối với viên chức quản lý thuộc trường hợp:

– Đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh báo mà tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả rất nghiêm trọng khi có hành vi vi phạm áp dụng hình thức khiển trách;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả quả nghiêm trọng trong trường hợp: Viên chức quản lý không thực hiện đúng trách nhiệm, để viên chức thuộc quyền quản lý vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp; Viên chức quản lý không hoàn thành nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công mà không có lý do chính đáng

Áp dụng kỷ luật buộc thôi việc đối với viên chức có hành vi vi phạm thuộc một trong các trường hợp sau:

– Đã bị kỷ luật bằng hình thức cách chức đối với viên chức quản lý hoặc cảnh cáo đối với viên chức không giữ chức vụ quản lý mà tái phạm;

– Có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng khi thực hiện hành vi áp dụng hình thức khiển trách;

– Viên chức quản lý có hành vi vi phạm lần đầu và gây hậu quả rất nghiêm trọng hoặc đặc biệt nghiêm trọng khi thuộc trường hợp: Viên chức quản lý không thực hiện đúng trách nhiệm, để viên chức thuộc quyền quản lý vi phạm pháp luật gây hậu quả nghiêm trọng trong khi thực hiện hoạt động nghề nghiệp;  Viên chức quản lý không hoàn thành nhiệm vụ quản lý, điều hành theo sự phân công mà không có lý do chính đáng;

– Sử dụng văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận, xác nhận giả hoặc không hợp pháp để được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị;

– Nghiện ma túy; đối với trường hợp này phải có xác nhận của cơ sở y tế hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền.