Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng, vệc tiêu hủy hóa đơn được pháp luật quy định và do Bộ Tài chính phụ trách. Trong thủ tục tiêu hủy hóa đơn phải thành lập hội đồng hủy hóa đơn, Vậy mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn như thế nào?

Hủy hóa đơn là gì?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau: Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

Theo đó, hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Hủy hóa đơn là quá trình huỷ bỏ hoặc vô hiệu hóa một hóa đơn đã được tạo ra trước đó. Việc này thường được thực hiện khi hóa đơn đã được tạo ra nhưng không còn cần thiết hoặc có sự thay đổi trong thông tin hóa đơn đã cung cấp.

Khi nào cần phải hủy hóa đơn?

Hiện nay, các cơ quan, doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của luật, và các trường hợp sau đây sẽ phải hủy hóa đơn điện tử:

Theo quy định thì các hóa đơn dù đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể: 

– Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
– Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

– Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.

– Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.

– Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.

– Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.

Hồ sơ hủy hóa đơn chưa sử dụng

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, hồ sơ bao gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo mẫu.

Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn gồm những ai?

– Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

– Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Những lưu ý khi hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, có một số lưu ý quan trọng sau đây cần được lưu ý:

– Xem xét chính sách hủy: Trước khi hủy hóa đơn, bạn nên xem xét chính sách hủy của doanh nghiệp hoặc tổ chức đang cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Có thể có các quy định về thời gian hủy và mức phí hủy.

– Liên hệ với người bán: Bạn nên liên hệ với người bán để thông báo về việc hủy hóa đơn. Họ có thể yêu cầu thông tin cụ thể về lý do hủy và quy trình hủy.

– Giữ lại bằng chứng: Bạn nên giữ lại bằng chứng về việc hủy hóa đơn, chẳng hạn như email xác nhận hoặc giấy tờ. Điều này sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp có tranh chấp về việc hủy hóa đơn.

– Kiểm tra lại tài khoản: Sau khi hủy hóa đơn, bạn nên kiểm tra lại tài khoản của mình để đảm bảo rằng tiền đã được hoàn trả đầy đủ.

– Thực hiện quy trình hủy đầy đủ: Bạn nên tuân thủ quy trình hủy đầy đủ theo yêu cầu của người bán. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào về việc gửi trả lại sản phẩm hoặc hủy bỏ dịch vụ, bạn nên thực hiện đầy đủ để đảm bảo rằng việc hủy hóa đơn được thực hiện đúng cách.

– Chú ý đến hạn chót hủy: Nếu bạn muốn hủy hóa đơn, bạn nên chú ý đến hạn chót hủy được quy định trong chính sách của người bán. Nếu bạn quá trễ trong việc hủy hóa đơn, bạn có thể phải trả một khoản phí hoặc không được hoàn lại tiền.

– Tìm hiểu các quy định pháp lý: Trong một số trường hợp, hủy hóa đơn có thể phải tuân theo các quy định pháp lý. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu các quy định pháp lý liên quan đến việc hủy hóa đơn để đảm bảo rằng bạn không vi phạm pháp luật.

– Tránh việc hủy hóa đơn quá thường xuyên: Hủy hóa đơn quá thường xuyên có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn với người bán và dẫn đến việc không được hỗ trợ trong tương lai. Vì vậy, bạn nên suy nghĩ kỹ trước khi hủy hóa đơn và chỉ hủy khi thật sự cần thiết.

Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn)

Căn cứ ……………………..

Căn cứ ………………………..

Căn cứ ………………………..

Căn cứ …………………………

Căn cứ các văn bản về hóa đơn liên quan khác và Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Tổng Giám Đốc.

CÔNG TY ……………..

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Thành lập Hội đồng thanh hủy hóa đơn

Thành viên Hội đồng thanh hủy hóa đơn gồm:

– Ông/ Bà:……………………                               Chức vụ:………………..

– Ông/ Bà: …………………..                               Chức vụ:…………………….

Nhiệm vụ của Hội đồng thanh hủy hóa đơn:

Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.

Tiến hành hủy hóa đơn đã thống kê theo quy định của pháp luật liên quan;

Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

Lưu toàn bộ hồ sơ hủy hóa đơn an toàn tại nơi quy định.

Điều 2: Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Điều 3: Quyết định có hiệu lực từ ngày ký

Tải (Download) Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn

Trên đây là nội dung bài viết Mẫu quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn, cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.